Sistemas y Computadores de Gestión Agosto 2005 Problemática del Manejo Institucional de la Información en las Organizaciones

2 El Manejo de Información >En toda institución la información es un activo que debe de ser administrado, controlado y resguardado como tal. >La administración, clasificación y resguardo de la información institucional es una responsabilidad que por lo general no esta regulada y que se asocia a una función tradicional de archivo. >La función tradicional de archivo no ha sido actualizada a las necesidades modernas de las organizaciones y esto crea debilidades operativas, legales, estratégicas y competitivas.

3 La Función de Archivo >Es una función superada por las necesidades modernas Los volúmenes crecientes impiden un manejo físico eficiente y rentable. La diversidad de formatos dificultan un manejo unificado Todo archivo con el crecimiento tiende al desorden y a la dificultad en la consulta. Es imposible con los sistemas tradicionales manejar formatos digitales.

4 Documentos Electrónicos >En la actualidad 30% o mas de la información estratégica de las organizaciones se maneja y almacena en formato electrónico: »De esta información un porcentaje muy alto se maneja en equipos de cómputo personales o portátiles »Fuera de cualquier control, política de seguridad, registro o control de archivo institucional.

55 El Problema del Documento Electrónico >Información institucional administrada como información personal fuera de todo archivo, registro u organización. >Información confidencial o sensitiva viajando en Laptops. >Manejo separado de información en formato electrónico de la información en papel. >Archivos en papel con manejo deficiente acceso difícil y alto costo y riesgo en su almacenaje físico.

66 El Problema de Otros Formatos >Actualmente mas del 40% de la información se maneja, guarda y almacena en papel, con las deficiencias y riesgos de el manejo físico de documentos. >La información producto de sistemas de operación y control no rebasan típicamente al 25% de la información total de la organización promedio.

77 Soluciones Existentes >DMS Document Managment System Enfocado al manejo, guarda y consulta de documentos digitalizados. >ECM Enterprise Content Managment Enfocado al manejo del contenido de documentos digitalizados. >FORTIMAX Unificación de la administración de información institucional en diversidad de formatos y de diversas fuentes bajo políticas de organización,consulta y seguridad.

88 Soluciones Existentes >Unifica el manejo de documentos en todos sus formatos. Documentos electrónicos Office Documentos digitalizados Planos Fotos, música y objetos en general Respaldos de Carpetas y Archivos de computadores personales

99 FORTIMAX >Permite definir clasificaciones para información institucional de acuerdo a organigramas, responsabilidades o funciones >Permite el acceso controlado desde cualquier equipo de cómputo con Internet >Permite resguardar la información Institucional bajo una sola infraestructura y eliminar los problemas de manejo de papel unificando su manejo, almacenamiento y administración

10 FORTIMAX >Elimina la dispersión de información y su manejo fuera de normas y procedimientos. >Institucionaliza el manejo de documentos de valor y su respaldo y resguardo. >Preserva información estratégica de la rotación de personal. >Elimina riesgos de pérdidas de información por fallas o pérdidas de equipos portátiles. >Elimina la necesidad de viajar con equipos de cómputo.

11 FORTIMAX >Con FortImax cualquier equipo en el mundo es como un equipo propio. >Con FortImax se elimina el uso del papel. >FortImax aprovecha los recursos de red y estaciones de trabajo existentes. >El almacenamiento puede ser en equipos e instalaciones de S&C o del cliente.

12 FORTIMAX Personal >Permite a una persona, familia o pequeño negocio preservar con absoluta seguridad y a bajo costo una copia de sus documentos de valor Eliminación de papel innecesario ( estados de cuenta bancarios, telefónicos, vouchers, etc.) Pueden ser consultados o impresos en cualquier momento y ubicación, con solo tener una conexion a Internet. Permite ante un extravío o robo contar con una copia fiel de originales (actas, escrituras, facturas, polizas de seguros, etc.) Herramienta de almacenamiento y clasificación para conservar ordenadamente y a salvo documentos valiosos para el usuatio Solución de alta flexibilidad para crear clasificaciones que se adaptan a sus necesidades y con la opción de duplicar las carpetas y documentos.

13 FORTIMAX Profesional >Fortimax Profesional son paquetes adaptados a las necesidades específicas de industrias y aplicaciones profesionales, en donde es importante capturar, clasificar, compartir y consultar información especializada en ambientes intensivos en volumen, bajo procedimientos rigurosos de seguridad. >En la actualidad se tienen preconfigurados servicios para las siguientes aplicaciones: Despachos de abogados Despachos de contadores Despachos de arquitectos Empresas de manpower Registros médicos Notarios Departamentos de recursos humanos Departamentos de contabilidad 13

14 FORTIMAX Corporativo >Para organizaciones con necesidades especiales de manejo de información, Fortimax Corporativo permite utilizar su para construir aplicaciones sofisticadas de flujos de trabajo, control de gestión, sistemas corporativos de manejo de documentos y cualquier aplicación que pudiera requerirse. >Fortimax Corporativo es un servicio de diseño e implantación que aprovecha las herramientas de desarrollo avanzadas de Fortimax así como los servicios de procesamiento y almacenamiento.

15 Etapas de Impantación >Primera etapa APLICACIONES de Almacenamiento Consulta y Preservación bajo Normas y procedimientos. >Segunda Etapa Procesos de Colaboración, seguimiento y control de gestión con herramientas de Workflow. >Tercera Etapa Conexión con aplicaciones institucionales y aplicaciones especializadas.

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