VALORACIÓN DOCUMENTAL NANCY ZAMORA YOLMIRA ESTHER PALMA MEZA UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

QUE HACE LA VALORACION DOCUMENTAL? Analiza y determina valores primarios y secundarios de las series documentales para luego fijar plazos de transferencias, acceso y conservación o eliminación total o parcial QUE HACE LA VALORACION DOCUMENTAL?

De acuerdo con Theodoro Schellenberg la valoracion primaria se divide en: Valor Administrativo: Valor que tiene un documento/s para la entidad generadora en relación con el asunto de su creación. Valor Jurídico: Derivado de las obligaciones legales regulados por el derecho. Valor Legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. Valor Fiscal: Es la utilidad de los documentos para Hacienda Pública. Valor Contable: Utilidad de los documentos para soportar los movimientos contables de una organización. VALORACIÓN PRIMARIA

VALORACION SECUNDARIA Los valores secundarios son aquellos que sirven de referencia para la elaboración de cualquier actividad de la administración; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. VALORACION SECUNDARIA

Los valores sociales son los que determinan el valor del documento teniendo en cuenta la importancia dentro de las actividades humanas, aquí se tienen en cuenta: Los productores de documentos. Las tendencias socio económicas: funciones, programas, actividades Los usuarios a quienes afectan las funciones de un organismo. LA MACROVALORACIÓN

PARA QUE LA VALORACION DOCUMENTAL? Identifica valores primarios y secundarios de los documentos para establecer el tiempo que deben permanecer en archivo de oficina, archivo central y señalar su disposición final. Preserva los documentos que informan y testimonian el desarrollo institucional, sociocultural, científico y tecnológico de las entidades y la población que los produjo. PARA QUE LA VALORACION DOCUMENTAL?

TEORIA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Fase Activa Inicia cuando los documentos son producidos y utilizados para alguna gestión y termina una vez que se concluye definitivamente el asunto que generó la documentación. Se guardan en la propia área generadora que es el archivo de gestión. TEORIA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

TEORIA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Fase Semiactiva Se refiere al periodo de conservación en archivo central. Cuando la vigencia primaria ha cumplido su periodo en trámite. El tiempo que permanecerá guardado dependerá de los valores primarios de los documentos que le competa a la documentación. Aquí se hace una valoración secundaria para determinar su guarda permanente en archivo histórico o su baja documental. TEORIA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

TEORIA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Fase Inactiva La documentación deja de ser utilizada por la institución y adquiere un valor de uso publico para utilizarlo como una fuente de información de investigaciones futuras, publicaciones de artículos, entre otros. Los destinos de un documento en esta etapa son: Muestreo Baja documental Transferencia, y Traslado al archivo histórico TEORIA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓN CRITERIO DE PROCEDENCIA: Se primarán los documentos y series documentales: De órganos con una posición elevada en la jerarquía administrativa. Series documentales producidas por los órganos administrativos en el ejercicio de funciones. Series documentales producidas por órganos que realizan seguimiento completo del procedimiento. CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓN

CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓN CRITERIO DIPLOMÁTICO: Los documentos originales, terminados y validados, son más valiosos que las copias. Las copias, siempre que se tenga constancia de la conservación de los originales, son susceptibles de eliminación. CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓN

CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓN CRITERIO DE CONTENIDO: Se primarán los documentos y series que: Recojan información sustancial para reconstruir la Historia del órgano productor, de un acontecimiento, de un periodo cronológico concreto, de un territorio o de las personas. Contengan información en forma sintética. Los documentos y series documentales con información duplicada en otros documentos son susceptibles de eliminación. CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓN

CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓN CRITERIO DE UTILIZACIÓN: Se primarán los documentos y series documentales que: Han sido objeto de demanda frecuente por parte del órgano productor, investigadores o ciudadanos en general. Por su origen, periodo cronológico o contenido se espera que sean consultados por usuarios potenciales. Por su estado de deterioro imposibilite su utilización y recuperación, luego son susceptibles de ser eliminados. Por su interés y utilización con fines de investigación no justifique el coste de conservación serán eliminados. CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓN

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