6. Alertas

Manual de formación 2 6. Alertas 6.1 Introducción ….....……………………………………….…pág Agregar una alerta de lista o biblioteca … ……pág Ver y administrar mis alertas ……………………....……pág Eliminar una alerta ….....………………………………..…pág Editar una alerta … ……pág Agregar una alerta desde la configuración del sitio …pág. 120

Manual de formación 3 Las alertas son avisos que notifican al usuario de determinados cambios en el portal: cuando se agrega, modifica y/o elimina información (documento o elemento de una lista), se envía un correo electrónico notificando del evento. Cada usuario, de forma personal e independiente del resto de usuarios es capaz de definir sus áreas de interés e identificar cómo y cuándo quiere que se le informe acerca de algo nuevo o actualizado que quizás quiera investigar. Es posible agregar una alerta para realizar el seguimiento de cambios realizados en el contenido de un área o en un documento. Cuando se trabaja en un Portal del Conocimiento la información de interés de cada usuario se encuentra ubicada en diferentes zonas del portal. Las alertas son herramientas importantes para los usuarios del sitio del portal. A medida que se reúne información de diversos orígenes, examinar tanto contenido puede llevar mucho tiempo. Las alertas proporcionan una solución práctica para mantenerse informado. Es importante resaltar que es el propio usuario y ÚNICAMENTE ÉL quien decide si quiere recibir alertas y de donde. Nadie, ni siquiera el administrador, puede elegir a quién avisar en caso de modificaciones. Desde el PCyP te llegarán los resultados de alertas cada vez que se realizan cambios en el contenido para el que ha agregado una alerta. Es posible especificar la frecuencia con la que deseas recibir resultados de alertas por correo electrónico y recibirlos inmediatamente, a modo de resumen diario o semanal. Cuando ya no necesites realizar el seguimiento de los cambios realizados en un elemento, puedes eliminar las alertas en cualquier momento, o modificar su configuración. Se puede agregar una alerta para realizar el seguimiento de estos tipos de elementos: Documentos y elementos de listas Áreas de PCyP Bibliotecas y listas 6.1 Introducción.

Manual de formación 4 Es posible que haya en el portal (en cualquier zona del portal, incluidas actuaciones y equipos) alguna biblioteca y/o lista que te interese especialmente. Es posible también agregar una alerta para que se te informe de cualquier cambio que se realice. Bien que se añadan elementos o documentos, o que éstos se modifiquen o se eliminen. Pinchamos en el título de la lista. En la lista “Acciones”, pinchamos en “Enviarme alertas”. 6.2 Agregar una alerta de lista o biblioteca.

Manual de formación 5 Aparece la pantalla de configuración de la alerta: En la sección “Tipo de cambio”, especifica si quieres que se te avise de cualquier cambio, o sólo cuando se añaden elementos o documentos, o cuando se modifica algo, o cuando se eliminan. En la sección “Frecuencia de alertas”, especifica la periodicidad con la que quieres recibir correo que te informe de los resultados de la alerta. 6.2 Agregar una alerta de lista o biblioteca.

Manual de formación 6 Es posible que sólo te interese un documento de toda la biblioteca o un elemento de toda la lista. No es necesario entonces agregar una alerta para toda la lista o biblioteca, sino que puedes focalizar tu atención sobre el documento concreto. Vamos a la lista que contiene el elemento (o a la biblioteca). Pinchamos en el título (barra gris). Desplegamos el menú de acciones del elemento y pinchamos en “Enviarme alertas”. La configuración de la alerta es como en el caso anterior 6.2 Agregar una alerta de un elemento de una lista o un documento.

Manual de formación 7 No hay forma de tener en único sitio del portal un listado con las alertas que cada usuario tiene definido. Para administrar las alertas personales en un sitio concreto del portal hacemos lo siguiente: En la sección “Administrar mi información”, pinchamos en “Mis alertas de este sitio”. Vamos al sitio y pinchamos en “Configuración del sitio”. Aparece la lista de alertas de este sitio: 6.3 Ver y administrar mis alertas.

Manual de formación 8 La seleccionamos y pulsamos “Eliminar alertas seleccionadas”. 6.4 Eliminar una alerta.

Manual de formación 9 Pinchamos en el nombre de la alerta: Y modificamos los parámetros necesarios. 6.5 Editar una alerta.

Manual de formación 10 Si pulsamos en agregar alerta aparece la lista de elementos del sitio. Seleccionamos uno (no se puede seleccionar varios a la vez) y pinchamos en “Siguiente”. Aparece la pantalla de configuración de la alerta. La definimos y aceptamos. 6.6 Agregar una alerta desde la configuración del sitio.