Proyecto de Auditorías de Confirmación Taller de Auditoría del SAA NOTAS Programa Ambiental México-EE.UU. Frontera 2012 13 de marzo 2007

Temas Para el Taller Resumen del ISO 14001 y el Rol de Auditor Lineamientos de Auditoría Ambiental ISO 19011 Junta de Apertura y Panorama del Proceso

Temas Para el Taller de Auditoría Interna (cont.) Escribiendo No-Conformidades Auditando la Implementación Auditoría de la Documentación Junta de Clausura y Reporte

Resumen del ISO 14001 y el Rol de la Auditoría Interna Módulo #1 Resumen del ISO 14001 y el Rol de la Auditoría Interna NOTAS

Las Seis Secciones del ISO 14001 4.1 Req. Generales 4.4 Implantación y Operación 4.4.1 Recursos, Roles, Responsabilidades y Autoridad 4.4.2 Competencia, Capacitación, y Sensibilización 4.4.3 Comunicación 4.4.4 Documentación del SAA 4.4.5 Control de la Documentación 4.4.6 Control de las Operaciones 4.4.7 Atención de Emergencias 4.2 Política Ambiental 4.3 Planeación 4.3.1 Aspectos Ambientales 4.3.2 Requisitos Legales 4.3.3 Objetivos y Metas y Programa(s) de Acción 4.5 Revisión y acción correctiva 4.5.1 Monitoreo y Medición 4.5.2 Evaluación de Cumplimiento 4.5.3 No-conformidad, Acción Correctiva y Preventiva 4.5.4 Control de Registros 4.5.5 Auditorías del SAA NOTAS 4.6 Revisión Gerencial 5

Las Tres Cláusulas de Planeación Objetivos/ Metas y Programas 4.3.3 Planeación 4.3 Aspectos Ambientales 4.3.1 Requisitos Legales y Otros Requisitos 4.3.2 NOTAS Aspectos Ambientales Significativos 6

Las Siete Cláusulas de Implantación y Operación Atención de Emergencias 4.4.7 Documentación del SAA 4.4.4 Recursos, Roles, Responsabilidades y Autoridad 4.4.1 Competencia, Capacitación, y sensibilización 4.4.2 Control de la Documentación 4.4.5 NOTAS Los siguientes elementos se relacionan directamente a cada Aspecto Ambiental Significativo: Roles y responsabilidades—de cada persona cuyo trabajo y tareas están relacionados al Aspecto Ambiental Significativo Capacitación como base de la competencia profesional—de cada persona cuyo trabajo y tareas están relacionados al Aspecto Ambiental Significativo. Controles operativos—ej. Instructivos de trabajo para cada persona cuyo trabajo y tareas están relacionados al Aspecto Ambiental Significativo. Control de las Operaciones 4.4.6 Comunicación 4.4.3 7

Revisión y Acción Correctiva Verificación 4.5 Auditoría del SAA 4.5.5 Monitoreo y Medición 4.5.1 Control de Registros 4.5.4 Monitoreo y Medición 4.5.1 NOTAS No-conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva 4.5.3 Evaluación de Cumplimiento4.5.2 8

Revisión por parte de la Alta Dirección Cláusula 4.6 NOTAS

Rol Crítico del Auditor SAA La revisión gerencial periódica es insuficiente. Necesidad de mantener personal que observe los detalles objetiva e independientemente. Los auditores son la conciencia del SAA. NOTAS 18

Temas Críticos—ISO 14001 ¿Hasta qué grado pueden confiar las dependencias gubernamentales nacionales y locales en la efectividad de la actuación ambiental mejorada por parte de estos directores competitivos de negocios? NOTAS

Auditores de Primera Parte Auditores empleados por la organización para verificar su propio sistema de administración. Los auditores de primera parte efectúan la “Auditoría Interna”. Los auditores de primera parte deben permanecer objetivos e independientes cuando conducen las auditorías Un reto para micro empresas NOTAS

Auditorías de Segunda Parte Auditorías de proveedores o contratistas. Se usa a menudo para asegurar calidad. Dentro del campo ambiental, las auditorías de segunda parte se usan para determinar si los proveedores de servicios de manejo de residuos peligrosos están operando correctamente (cumpliendo con las responsabilidades legales). NOTAS

Auditoría de Tercera Parte Los Certificadores de Sistemas ISO El Certificador evalúa su documentación. Si la documentación cumple con 14001, entonces se programa la auditoría de certificación El Certificador verifica la implementación del SAA. Aprobado (con tal que se corrijan algunas no-conformidades menores) ¡CERTIFICACION! Auditorías de seguimiento intercaladas entre las completas (1 ó 2 por año). Auditoría completa cada 3 años. NOTAS

Comparación Sistema Desempeño Ambiental Enfoca en la integridad de la estructura del SAA Procesos, Procedimientos, Registros Recursos y Efectividad ¿Está cumpliendo el “sistema” con su cometido? Desempeño Ambiental Verifica el cumplimiento con reglamentación aplicable Mide los impactos ambientales actuales por medio de análisis de muestras de emisiones y descargas NOTAS

Auditorías del Desempeño Verificación de cumplimiento legal Auditoría de eficiencia en el uso de energéticos Auditoría de seguridad e higiene Auditoría de “producción más limpia” Evaluación del potencial de contaminación en sitio Evaluación de riesgos Evaluación del proveedor de servicios de manejo de residuos peligrosos NOTAS

ISO 19011 Lineamientos para Auditores Módulo #2 ISO 19011 Lineamientos para Auditores NOTAS

ISO 19011 Lineamientos para auditores de sistemas de calidad ISO 9001 y sistemas de administración ambiental ISO 14001 Facilitan la integración de la administración de calidad y ambiental Permiten y facilitan la auditoría de ambos sistemas Menos gastos e interrupciones NOTAS

ISO 19011 - Principios Etica: Auditores deben evitar acciones que pueden influenciar los resultados de la auditoría Imparcialidad: la obligación de reportar los resultados en una manera digno de confianza Profesionalismo: usando diligencia y discernimiento en la auditoría NOTAS Imparcialidad: los auditores deben reportar los hallazgos con precisión e honestidad Profesionalismo = “debido cuidado”: los auditores deben tomar cuidado en sus acciones y en los detalles del reporte

ISO 19011 - Principios Independencia: la base de la imparcialidad de las conclusiones de la auditoría Evidencia: la base racional para alcanzar conclusiones puntuales y reproducibles en un proceso sistemático de auditoría NOTAS Los auditores deben ser ajenos a las actividades verificadas.

ISO 19011 - Programa de Auditoría Propósito del Programa: planear el tipo y número de auditorías e identificar los recursos necesarios Nombramiento y autorización (por parte de dueño, Gerente General, Alta Dirección) de una persona quien se encarga del programa NOTAS

19011 – Programa de Auditoría La persona responsable debe: Establecer los objetivos y alcance del programa Establecer responsabilidades, recursos y procedimientos Asegurar la implementación del programa Monitorear y mejorar el programa Asegurar que se conserven registros apropiados NOTAS En micro y pequeñas empresas, el dueño o Gerente General normalmente es la persona responsable de establecer e implementar el programa de auditoría.

Ejemplos de Programas 2 auditorías internas programadas cada seis meses y realizadas por el auditor interno de la empresa Una auditoría del SAA cada año conducida por un equipo de 2 auditores internos de otras empresas miembros de CANACINTRA NOTAS

19011 – Objetivos del Programa Los objetivos del programa deben basarse en consideración de: Prioridades de la alta dirección Requisitos del ISO 14001, Sec. 4.5.5 Requisitos de la normativa (y contratos) (Para Proveedores) la necesidad de cumplir con evaluaciones de proveedores Confirmación de la auto-certificación de la empresa (por parte de una parte externa) Riesgos Intereses de las partes interesadas NOTAS

19011 – Ejemplos de Objetivos Cumplir con los requisitos para la certificación del SAA (o Sistema de Calidad) Asegurar conformidad con los requisitos en el contrato con el cliente (calidad) Obtener y mantener confianza en la capacidad del proveedor (para empresas clientes) NOTAS

19011 – Alcance del Programa de Auditoría Depende de variables como: Tamaño, tipo de negocio y complejidad de la organización Necesidad de acreditación o certificación NOTAS: Los variables que menciona el ISO 19011 son: Alcance, objetivo y duración de cada auditoría a conducir Frecuencia de las auditorías planeadas Tamaño, naturaleza y complejidad de la organización auditada Número, importancia, complejidad, semejanza y ubicación de las actividades auditadas Estándares, requisitos reglamentarios y contractuales y otros criterios de auditoría Necesidad de acreditación o certificación Resultados de auditorías prévias Idioma y temas culturales y sociales Inquietudes de las partes interesadas Cambios significativos a la organización o sus operaciones

19011 – Programa de Auditoría Responsabilidades y Recursos La persona responsable debe: definir, implementar, monitorear, revisar y mejorar el programa de auditoría interna Identificar y proveer recursos Recursos Entrenamiento de los auditores internos Proceso para mejorar la competencia de los auditores NOTAS

19011 – Procedimientos del Programa Procedimiento debe cubrir: Planeación y programación de las auditorías Asegurando la competencia de los auditores internos y del auditor líder Conduciendo la auditoría Seguimiento Mantenimiento de los registros de auditorías Monitoreo y mejora del programa de auditoría NOTAS

19011 – Implementación del Programa Programación y comunicación a los empleados Proceso para evaluar los auditores y determinar las necesidades de capacitación adicional Asegurando nombramiento del equipo (o auditor) Asegurando revisión y aprobación de los reportes de auditoría Seguimiento NOTAS

19011 – Registros de Auditorías Deben mantener registros que demuestran la implementación del programa de auditoría, incluyendo: Plan de la auditoría Reporte de la auditoría Notificación de no conformidad Acción Correctiva/Preventiva Resultados de revisiones del programa de auditoría Registros de capacitación de los auditores NOTAS

19011 – Monitoreo y Revisión del Programa La organización debe monitorear el programa de auditoría para determinar si está logrando sus objetivos y para identificar oportunidades para su mejora Revisión Evaluación de la efectividad e identificación de oportunidades de mejora NOTAS: Deben realizar el monitoreo del programa de auditoría utilizando indicadores que miden (por ejemplo): Las habilidades de los auditores de implementar el Plan de la Auditoría Conformidad con el programa de las auditorías Retroalimentación de los empleados que fueron entrevistados durante la auditoría Tiempo requerido para cerrar las acciones correctivas/preventivas La revisión de la efectividad del programa de auditoría debe tomar en cuenta (por ejemplo): Resultados del monitoreo Conformidad con los procedimientos del programa Estado de los registros de auditorías Sugerencias de mejora por parte de los auditores y los auditados

19011 – Competencia de los Auditores Conocimiento genérico de los auditores Principios de auditoría, procesos y técnicas Sistema de administración (ambiental y/o calidad) Situaciones organizacionales Requisitos legales que aplican NOTAS

19011 – Competencia de los Auditores Líder Conocimiento genérico de los auditores líderes Además de lo anterior: Planeación de auditorías Comunicación con el auditado (cliente) Organizando y dirigiendo auditores Preparar conclusiones y reportes de auditorías Resolver conflictos NOTAS

19011 – Competencia de los Auditores Conocimiento específico de los auditores Técnicas y herramientas de administración ambiental Terminología en el campo de administración ambiental Ciencia y tecnología y sus aplicaciones en el campo ambiental NOTAS

19011 – Competencia de los Auditores Atributos personales Ético, sincero, honesto, prudente, imparcial Receptivo a diferentes puntos de vista Diplomático Observador Tenaz Decisivo Tener confianza en sí flexible NOTAS

19011 – Competencia de los Auditores Educación – suficiente para obtener los conocimientos genéricos y específicos Experiencia de Trabajo – puestos y responsabilidades de resolver problemas, comunicación con clientes y semejante Capacitación en Auditoría – suficiente para contribuir al desarrollo de los conocimientos genéricos y específicos Experiencia en Auditoría – participación en auditorías completas de sistemas de administración bajo la supervisión de un auditor que es competente para liderar un equipo de auditores. NOTAS

19011 – Competencia de los Auditores Mejora continua Desarrollo profesional Mantenimiento de experiencia en auditorías Evaluación de los Auditores Inicial Durante la selección de los auditores periódico NOTAS

Completando la Auditoría Iniciando la Auditoría Preparando y Comunicando el Reporte Revisando la documentación NOTAS: Iniciando la Auditoría- designando el Auditor Líder objetivos, alcance, criterios de la auditoría factibilidad equipo de auditores (si aplica) Revisando la Documentación- Manual del SAA, Procedimientos Preparación- Plan de Auditoría Conduciendo la Auditoría- reunión de apertura comunicación durante la auditoría roles, responsabilidades de observadores colección y verificación de información hallazgos conclusiones reunión de clausura Preparando, Aprobando y Comunicando el Reporte preparación del reporte aprobación y distribución del reporte Completando la Auditoría registros Conduciendo la Auditoría Preparación

Fuentes de Información Conclusiones Colección a través de Muestras Hallazgos NOTAS: Iniciando la Auditoría- designando el Auditor Líder objetivos, alcance, criterios de la auditoría factibilidad equipo de auditores (si aplica) Revisando la Documentación- Manual del SAA, Procedimientos Preparación- Plan de Auditoría Conduciendo la Auditoría- reunión de apertura comunicación durante la auditoría roles, responsabilidades de observadores colección y verificación de información hallazgos conclusiones reunión de cierra Preparando, Aprobando y Comunicando el Reporte preparación del reporte aprobación y distribución del reporte Completando la Auditoría registros Evidencias Evaluación en base de Criterios Verificación

Etapas del Proceso de Auditoría Preparación Responsabilidad Identificar equipo de auditoría Lider del equipo auditoría Entender la organización verificada Equipo de auditoría Definir el alcance verificativo Lider del equipo auditoría Revisar la documentación Equipo de auditoría Planear la auditoría Lider del equipo auditoría Preparar el Protocolo Equipo de auditoría NOTAS

Preparando el Plan de Auditoría Documentos/información importante: Organigrama Roles y responsabilidades del SAA Horario de trabajo del negocio Lista de empleados/gerentes claves Ultimo reporte de auditoría SAA Metodología para identificar aspectos ambientales y criterios de significancia Objetivos ambientales y metas detalladas Manual y Procedimientos Lista Maestra de Documentos del SAA NOTAS

Plan de Auditoría El Plan de Auditoría es la base de una auditoría exitosa Seleccione diferentes áreas o departamentos funcionales Verifique diferentes elementos ISO 14001 en diferentes áreas/departamentos funcionales Ponga a prueba diferentes procedimientos SAA que abarquen toda la instalación/sitio Revise los instructivos de trabajo (ITA) y su aplicación NOTAS

Etapas del Proceso de Auditoría Conduciendo la Auditoría Responsabilidad Dirigir la junta de apertura Lider del equipo auditoría Entrevistar empleados y observar Equipo de auditoría Producir evidencia objetiva basada Equipo de auditoría en documentos y entrevistas NOTAS

Junta de Apertura (Proceso Formal) Dirigida por el Auditor Líder Deben estar presentes el gerente general (Alcalde), otros gerentes y el representante de la alta gerencia Revisar los objetivos, alcance y plan de la auditoría Solicitar la cooperación gerencial para resolver rápidamente diferencias sobre los hallazgos Comprometerse a reportar hallazgos NOTAS

Conduciendo la Auditoría El equipo de auditoría lleva a cabo el plan de auditoría Revise procedimientos e ITAs documentados Ponga a prueba el proceso de control de documentos Sea selectivo al inspeccionar registros Entreviste a gerentes claves y empleados seleccionados (ej. concientización de los empleados sobre la Política, objetivos y metas, “aspectos ambientales significativos”) NOTAS

¿Qué Hacen los Auditores? Los auditores buscan evidencia objetiva de lo siguiente: ¿Existe un SAA establecido? ¿El SAA cumple con los criterios de la auditoría (ej. requisitos ISO 14001)? ¿Está implantado el SAA? ¿Opera con eficiencia? NOTAS

Evidencia Procedimientos e ITAs documentados Registros Resultados de entrevistas (documentados) Observaciones del auditor (documentadas) NOTAS

Hallazgos Un hallazgo de no-conformidad debe ser explicado y justificado Usen evidencia documentada, resultados de entrevistas y observaciones documentadas Una “no-conformidad” debe ser descrita específicamente en términos de uno o más criterios específicos de auditoría (ejm: requisito específico ISO 14001 y Procedimientos) NOTAS

Etapas del Proceso de Auditoría Reportar Responsabilidad Preparar hallazgos Equipo de auditoría Dirigir junta de clausura Auditor Lider Preparar reporte auditoría Auditor Lider Acción Correctiva Tomar acción correctiva Gerencia basada en hallazgos Verificar la acción correctiva Equipo de auditoría NOTAS

Reportando los Hallazgos y Conclusiones El equipo de auditoría prepara los hallazgos El líder del equipo determina si el hallazgo es una no-conformidad o una “observación” Usen el formato del Procedimiento para escribir no-conformidades Observen si existen mejoras significativas desde la última auditoría interna NOTAS

Módulo #3 Auditoría del Proceso de Identificación de los Aspectos Ambientales Significativos NOTAS

Alcance del SAA y Aspectos Ambientales El alcance del SAA determina el rango de “actividades, productos y servicios” y verifica el proceso de identificar aspectos ambientales. El alcance del SAA normalmente abarca actividades de sitio y productos/servicios que puede controlar o razonablemente influenciar. NOTAS

Definición ISO 14001 Sec. 3.6 aspecto ambiental “Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el ambiente.” Lenguaje claro: actividad, producto o servicio que está causando o puede causar impactos ambientales (porque está interactuando o tiene el potencial de interactuar con el ambiente) NOTAS

Conceptos Prácticos Actividad Manipulación de materiales peligrosos o petróleo Producto Solvente Servicio Mantenimiento de vehículos Aspecto Potencial derrame Aspecto Emisiones al atmósfera Potencial derrame Aspecto Emisión de volátiles durante reabastecimiento Impacto Contaminación del suelo y las aguas Impacto Contaminación del suelo, aire y las aguas Impacto Contaminación del aire (formación de smog) NOTAS El “aspecto” ambiental de la actividad, producto o servicio es la descripción de su interacción con el ambiente. Por ejemplo, el aspecto ambiental del uso de un producto—solvente—es la interacción que tiene el solvente con el ambiente. En este caso, hay por lo menos dos tipos de interacciones. Uno es el potencial derrame. El otro es la evaporación del solvente en forma de emisiones al atmósfera. El “impacto” ambiental de la actividad, producto o servicio es el efecto de la interacción. Por ejemplo, el impacto ambiental del uso de solventes es la contaminación del aire. Cuando se usa solventes para limpieza, más del 95% se evapora a la atmósfera en forma de “compuestos orgánicos volátiles” que, en presencia del sol, forman el “smog”.

Ejemplos de Aspectos Ambientales Las aguas residuales de la planta El consumo de agua y de energía de la planta. La generación de residuos peligrosos (ej. trapos contaminados con solventes o aceite) Un contenedor de solventes Ruido NOTAS

Aspectos Ambientales “Aspectos ambientales” normados por los reglamentos ambientales y las NOMs desechos sólidos no regulados “Aspectos” en la eco-eficiencia o productividad de recursos (ejm: en materia prima o partes/ componentes empleados en la producción) consumo de agua y energéticos NOTAS

Aspectos Ambientales Conceptos Prácticos El alcance del SAA debe estar claramente definido. ¿Hasta dónde se aplica el SAA en relación a las actividades de los proveedores o en los sitios de los clientes (caso de la empresa que vende servicios)? NOTAS

Perspectiva del Auditor Interno Los auditores internos deben estar familiarizados con la metodología para identificar aspectos ambientales y determinar cuáles son significativos. La parte más importante es el proceso de revisión o actualización de los aspectos de los procesos productivos (ej. cada año para determinar si hay nuevos aspectos) A diferencia de los auditores de la tercera parte que establecen si “satisfacen” o “no” los estándares, el equipo de auditoría interna recomienda mejoras que pueden aumentar el valor del sistema. NOTAS

Mapeo del Proceso Una descripción esquematizada para definir, redefinir y documentar un proceso productivo o auxiliar. El trabajo se lleva a cabo a nivel de un proceso unitario Los procesos tienen entradas y salidas Para cualquier proceso existe una secuencia funcional de eventos o acciones El mapeo del proceso no provee toda la información de los aspectos ambientales adentro y afuera de la instalación. (Ej. comedor, depto. médico, jardín) NOTAS

Determinar Aspectos Significativos 4.3.1 Aspectos ambientales “La organización debe establecer, implementar y mantener procedimientos para identificar los aspectos ambientales ... a fin de identificar aquellos que tienen o pueden tener impactos relevantes sobre el ambiente…” La organización debe de actualizar esta información. “Un aspecto ambiental significativo es aquél que tiene o puede tener un impacto ambiental significativo NOTAS

Determinando Significancia El término “Significativo” no está definido en ISO 14001 La empresa debe de emplear un proceso consistente y reproducible para determinar cuáles son los aspectos “significativos”. El auditor debe entender los “criterios de significancia” utilizados por la empresa y buscar evidencia de que los criterios se aplicaron consistentemente. Los criterios de significancia también deben ser consistentes con la Política Ambiental. NOTAS

Auditoría de un “Aspecto Ambiental Significativo” Rastrear un determinado aspecto ambiental significativo entre los aspectos ambientales en que se basa. Verificar que los aspectos ambientales en que se basa fueron consistentemente identificados en uno o más procesos unitarios u otras actividades en la planta. EJ.: Un Aspecto Ambiental Significativo = residuos peligrosos ¿se han identificado fugas de aceites en todos los procesos unitarios u otras actividades? ¿existen procesos (por ejemplo, laboratorio) donde se generan residuos peligrosos pero donde no se ha identificado su uso como un aspecto ambiental? NOTAS

4.3.1 Identificación de los aspectos ambientales Actividades 4.3.1 Identificación de los aspectos ambientales Productos Servicios Criterios de Significancia Política Ambiental Aspectos Ambientales Significativos 4.3.3 Objetivos y metas detalladas 4.4.1 Estructura y Responsabilidad 4.4.2 Capacitación 4.4.6 Control Operacional 4.5.1 Monitoreo y Medición NOTAS 4.4.3 Consideración de Comunicación Externa Prevención de la Contaminación 63 s/l/peru2021/faseI/course/audit1 ©The Lexington Group 1999

Ejercicio de Grupo Comparen la lista de aspectos ambientales con sus listas de Aspectos Ambientales Significativos, los Objetivos Ambientales, y la Política de sus empresas (plantas) ¿Hay consistencia entre cada Objetivo Ambiental, el Aspecto Ambiental Significativo en que se basa, y su aspecto ambiental? NOTAS