Los objetivos principales del curso Administración de Proyectos son Temario y Calendario Tentativos Objetivos del Curso Los objetivos principales del curso Administración de Proyectos son El objetivo de este curso es que el alumno sea capaz de manejar proyectos desde sus etapas de concepto y planeación, hasta la terminación. Esto se logrará por medio del conocimiento de las técnicas y herramientas actuales para la administración de proyectos. Además, el alumno será capaz de utilizar paquetes de computación de administración de proyectos que faciliten el análisis en la aplicación de dichos métodos.

Se ha vuelto un factor decisivo en el éxito de los negocios Contexto de la Administración de Proyectos La Administración de Proyectos ha adquirido una gran relevancia en la actualidad. Se ha vuelto un factor decisivo en el éxito de los negocios Velocidad de respuesta a factores internos y externos, que generan cambios en la organización (Tecnología, infraestructura, comunicaciones, etc.) Satisfacción integral de las necesidades del cliente o negocio Competencia Y sus objetivos son: Lograr o exceder los objetivos del proyecto, terminando en tiempo y costo, y con la calidad y requisitos solicitados Optimizar los recursos financieros, humanos y materiales Minimizar los riesgos y aprovechar las oportunidades

Definición de Proyecto ¿Qué es un PROYECTO?

En resumen, un proyecto se define como: Definición de Proyecto Elementos básicos En resumen, un proyecto se define como: Un esfuerzo o actividad temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio único (PMI) En el sentido más amplio, el proyecto es un esfuerzo finito y específico a ser alcanzado (Meredith, Mantel) Y los elementos básicos de un proyecto son:

En resumen, un proyecto se define como: Definición de Proyecto Elementos básicos En resumen, un proyecto se define como: Un esfuerzo o actividad temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio único (PMI) En el sentido más amplio, el proyecto es un esfuerzo finito y específico a ser alcanzado (Meredith, Mantel) Y los elementos básicos de un proyecto son: Un objetivo único Un inicio y fin determinados Recursos limitados

Un proyecto es siempre acotado y con un objetivo final específico. Definición de Proyecto Diferencia entre proyecto y tareas rutinarias Un proyecto es siempre acotado y con un objetivo final específico. Comparación entre proyecto y tareas rutinarias Proyecto Tareas Rutinarias Excepción al rango usual de tareas Definidas dentro del alcance del departamento Actividades relacionadas Rutinas relacionadas Metas y compromisos específicos Metas y compromisos generales Resultado deseado identificado No hay un resultado simple identificado

Las características principales de los proyectos son: Definición de Proyecto Características de un proyecto Las características principales de los proyectos son: Objetivo o propósito Unicidad Calendario Ciclo de vida Complejidad Tamaño y naturaleza Recursos Estructura organizacional e interdependencias Sistema de información y control Grupos de interés (stakeholders) Conflictos

El administrador del proyecto El cliente Definición de Proyecto Grupos de interés Son individuos y organizaciones quienes están activamente involucrados en el proyecto o cuyos intereses pueden verse, positiva o negativamente afectados. El administrador del proyecto El cliente La organización que desarrolla el proyecto El usuario El patrocinador Proveedores y contratistas Agencias gubernamentales Gerencias y personal funcional Oficina de Proyectos

¿Qué proyectos han hecho o participado? Ejemplos de Proyectos ¿Qué proyectos han hecho o participado?

¿Qué es la ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS? Definición de Administración de Proyectos ¿Qué es la ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?

En resumen, la Administración de Proyectos se define como: Definición de Administración de Proyectos En resumen, la Administración de Proyectos se define como: Es la aplicación del conocimiento, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto para que sin invertir más se alcancen o excedan las necesidades y expectativas de los grupos de interés o stakeholders (PMI) Es decir, que se alcancen los objetivos del proyecto

Project Management Institute – PMI Prince2 Definición de Administración de Proyectos Estándares internacionales Existen dos entidades que han desarrollado estándares internacionales en la Administración de Proyectos Project Management Institute – PMI Prince2

Conocimiento de la Administración de Proyectos Definición de Administración de Proyectos Conocimientos básicos Los conocimientos básicos que el PMI indica para poder administrar un proyecto son: Conocimiento de la Administración de Proyectos Conocimiento del área específica de aplicación Conocimiento de la Administración del Negocio Cuerpo de conocimientos de la Administración de Proyectos (PMBoK)

Los beneficios de la Administración de Proyectos son: Implicaciones de la Administración de Proyectos Beneficios Los beneficios de la Administración de Proyectos son: Asegurar que los programas y proyectos están alineados a la estrategia de la organización, lo que garantiza que el logro de los objetivos del proyecto estén encaminados a la satisfacción de las metas de la organización Mejorar la productividad al optimizar el uso de los recursos disponibles, lo que nos permite estar mejor preparados para enfrentarnos a la competencia Definición de responsabilidades funcionales para asegurar que todas las actividades sean asignadas, independientemente de la rotación de personal Reducción de la necesidad de reporte continuo Medición del desempeño contra planes Detección oportuna de problemas y establecimiento de acciones correctivas Mejora de la capacidad de estimación para futuras planeaciones Identificación de los objetivos que no serán satisfechos y de los que serán excedidos

Implicaciones de la Administración de Proyectos Factores críticos de éxito ¿Qué factores críticos son necesarios para garantizar el éxito del proyecto y de una buena administración?

En general, el impacto en la organización se resume en: Implicaciones de la Administración de Proyectos Impacto En general, el impacto en la organización se resume en: Mayor eficiencia Responsabilidades claras (accountability) Medición del desempeño Oportunidades de crecimiento

Todos los proyectos están expuestos a situaciones de riesgo. Implicaciones de la Administración de Proyectos Riesgos Todos los proyectos están expuestos a situaciones de riesgo. Deben tomarse en cuenta para minimizar su impacto en el proyecto Debe elaborase un plan de contingencia para cada riesgo relevante

Se debe tomar en cuenta la cultura y estilo de la compañía Estructuras Organizacionales Adicionalmente, todos los proyectos están sujetos al tipo de organización interna en la empresa. Se debe tomar en cuenta la cultura y estilo de la compañía La organización funcional o con enfoque a proyectos puede promover más una cultura de Administración de Proyectos Si existiera una Oficina de Proyectos se “garantiza” que los proyectos son conducidos de una forma eficaz Los tipos de organización son: Organización Funcional Organización Proyectizada Organización Matricial Débil Organización Matricial Balanceada Organización Matricial Fuerte

La Organización Funcional se comporta de forma vertical. Estructuras Organizacionales Organización Funcional La Organización Funcional se comporta de forma vertical. El personal tiene un supervisor claramente definido Se agrupan por especialidad funcional Perciben el alcance del proyecto en forma parcial debido a los límites de cada función

El personal reporta directamente al administrador del proyecto Estructuras Organizacionales Organización Proyectizada En la Organización Proyectizada, cada objeto es un proyecto a realizar, y no existe una organización por funciones. El personal reporta directamente al administrador del proyecto El administrador del proyecto tiene autoridad total sobre los recursos (costo, humanos, etc.) del proyecto El administrador del proyecto tiene responsabilidades administrativas sobre los recursos asignados al proyecto

Estructuras Organizacionales Organización Matricial Débil La Organización Matricial Débil carece de “empowerment” y su efectividad es mínima. La responsabilidad y autoridad del administrador del proyecto es limitada Al administrador del proyecto también se le llama coordinador o facilitador

Estructuras Organizacionales Organización Matricial Balanceada La Organización Matricial Balanceada ya tiene un responsable directo del proyecto, pero con mucha influencia de los gerentes funcionales. El personal reporta tanto al gerente funcional como al gerente del proyecto Al administrador del proyecto comparte la autoridad y responsabilidad con los gerentes funcionales Los recursos humanos generalmente están asignados de tiempo completo al proyecto DIRECCI Ó N COORDINACI DEL PROYECTO GERENTE FUNCIONAL GRUPO Administrador de Proyectos

La función del administrador del proyecto es de tiempo completo Estructuras Organizacionales Organización Matricial Fuerte La Organización Matricial Fuerte obedece a una cultura muy enfocada en la administración de proyectos. La gerencia de proyectos tiene la misma jerarquía que las gerencias funcionales La función del administrador del proyecto es de tiempo completo

Estructuras Organizacionales Comparativo La influencia de cada tipo de organización se resume en la tabla siguiente:

Herramientas a utilizar Existen muchas herramientas de apoyo a la Administración de Proyectos, sin embargo las más comunes son: Microsoft Project Primavera

Traer 2 proyectos exitosos y sus factores de éxito TAREA Para la próxima clase Traer 2 proyectos exitosos y sus factores de éxito Traer 2 proyectos fallidos y sus factores de fracaso En los proyectos, incluir todos los elementos y características que puedan identificar Leer el artículo: “Winning the Sidney to Hobart: A case study in Project Management”