CREAR CONTACTO EN OUTLOK Y CALENDARIO Jorge haz Armas

PASOS PARA CREAR UN CONTACTO EN OUTLOOK Crear un contacto 1.En Contactos, en la ficha Inicio, en el grupo Nuevo, haga clic en Nuevo contacto. Comando Nuevo contacto en la cinta de opciones Método abreviado de teclado Para crear un contacto desde cualquier carpeta en Outlook, presione CTRL+MAYÚS+C. Para guardar este contacto e iniciar otro Haga clic en Guardar y nuevo. Para guardar y especificar otro contacto de la misma compañía o dirección Haga clic en la flecha abajo situada junto a Guardar y nuevo y, a continuación, en Contacto de la misma compañía.

2.Escriba un nombre y cualquier otra información que desee incluir para el contacto. 3.Siga uno de estos pasos: Para terminar de especificar los contactos En la ficha Contacto, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar.

Notas Para escribir varias entradas en un campo, como varios números de teléfono o direcciones de correo electrónico, haga clic en la flecha abajo que aparece junto al campo. Para agregar una foto de su contacto, haga clic en el icono de la foto, o bien, en la ficha Contacto, en el grupo Opciones, haga clic en Imagen y, a continuación, en Agregar imagen.

CALENDARIO En el calendario de Outlook, las actividades se pueden programar como citas, reuniones, eventos o tareas. El tipo de entrada que debe elegir depende de quién más esté involucrado y cómo desea que aparezca la entrada. Si selecciona las entradas del calendario correctamente, sabrá al instante qué sucede, cuándo y con quién. Llamada 1 Cita: una cita es una actividad en la que sólo participa usted, a una hora programada. Llamada 2 Reunión: una reunión se produce a una hora programada, como una cita, pero la diferencia es que se invita a otras personas mediante una convocatoria de reunión que se envía por correo electrónico. Llamada 3 Evento: un evento es una actividad que dura todo el día. A diferencia de una cita o una reunión, un evento no ocupa tiempo en su calendario. Con un evento, todavía puede hacer que aparezcan otras entradas en la programación de ese día. Llamada 4 Tarea: una tarea es una actividad en la que solamente participa usted y no necesita una hora programada. Una novedad de Outlook es que las tareas se muestran en un área de las vistas Día y Semana del calendario.

PASOS - CITAS Utilice una cita cuando sepa que va a estar ocupado pero la actividad solamente le concierne a usted. Puede especificar una cita para ocupar una hora del calendario para investigar un proyecto, redactar un informe o hacer un recado de camino a casa, al salir del trabajo. Una manera rápida de crear una cita (o, en este caso, cualquier entrada del calendario) es situar el puntero encima de la hora deseada en la vista Día, hacer clic y escribir los detalles. En la ilustración se muestra el procedimiento: Llamada 1 Sitúe el puntero encima de la hora deseada del calendario y haga clic. Llamada 2 Escriba los detalles. Llamada 3 ¿Necesita que la cita dure más tiempo? Simplemente arrastre el asa para alargar la cita. Tendrá la oportunidad de crear citas (y reuniones, eventos y tareas) en la sesión de práctica, al final de esta lección.

ENCABEZAR EL DÍA CON UN EVENTO Un evento permite anotar actividades que duran todo el día. Los eventos no ocupan ninguna hora del calendario, sino que aparecen en titulares encima de la fecha especificada. Por ejemplo, en la ilustración, la Conferencia de Contoso es un evento que dura tres días y el Cumpleaños es un evento que dura un día. Utilice un evento cuando desee especificar una actividad para un día concreto sin ocupar todas las franjas horarias de ese día en el calendario. Éstas son algunas actividades para las que podría usar un evento: Conferencias, viajes de negocios o vacaciones, que duren un día o más Cumpleaños y aniversarios Días festivos Nota Los cumpleaños y eventos similares se repiten todos los años. Explicaremos cómo configurar la periodicidad en la siguiente lección.

Una tarea es una entrada de una actividad que se desea incluir en el calendario pero no es necesario programar para una hora concreta ni que ocupe todo el día. El área Tareas aparece al abrir la vista Día o Semana del calendario. Por ejemplo, si debe hacer varios recados, especifique cada recado como una tarea. Al finalizar una tarea, quítele la marca. Una tarea completada queda adherida al día en que se finaliza, y tendrá a su alcance una lista ordenada de los logros de ese día. Esto se observa en la ilustración: la tarea completada tiene una marca de verificación y está tachada. Una tarea se puede especificar con una fecha de inicio y una fecha de vencimiento programadas. Si no finaliza la tarea antes de la fecha de vencimiento, ésta se desplazará hacia delante automáticamente y aparecerá en el día actual hasta que se vuelva a programar o se le quite la marca. Sugerencia Para volver a programar una tarea rápidamente, use la vista Semana y arrastre esa tarea de un día a otro. Para obtener más información sobre cómo crear y utilizar tareas, vea Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007.

Escribir algo en un calendario de papel es sencillo. Pero, ¿qué sucedería si una actividad se repitiese el primer día de cada mes durante todo el año próximo? Tendría que escribir la misma información doce veces. Ya no parece tan sencillo, ¿verdad? Quizás prefiera escribirla una sola vez y dejar que Outlook la aplique las demás veces. Hablemos de tiempo: ¿sabía que Outlook puede recordarle las reuniones y fechas importantes para que siempre llegue a tiempo? Además, con el sistema de códigos de colores de Outlook, podrá organizar sus tareas y citas en menos tiempo. Outlook también le permite controlar cómo ven los demás el tiempo de su calendario y cuándo está o no está disponible.

Puede suceder una y otra vez, pero ello no significa que tenga que especificarlo más de una. Para indicar a Outlook que una cita, una reunión o un evento se repite en varias ocasiones, se usa la característica Periodicidad. El patrón de repetición de la actividad se denomina Frecuencia. Como se puede observar en la cita Entrenamiento de la ilustración, una cita periódica aparece varias veces y muestra un icono de periodicidad Imagen del botón. Para configurar la frecuencia, abra la cita y haga clic en el botón Periodicidad, en el grupo Opciones de la ficha Cita.