Un conjunto de herramientas para integrar la sostenibilidad en las empresas navarras

Un documento de partida: el Informe de Diagnóstico -Describe la situación de la empresa con respecto a la RSE en el momento de iniciar el proceso. -Incluye la definición de la misión y visión de la empresa. -Identifica los principales grupos de interés para la empresa. -Valora la situación de partida para cada uno de los 10 enunciados de las dimensiones económica, ambiental y social. -Establece además algunos indicadores cuantitativos para medir esas 3 dimensiones. -Avanza en la identificación de buenas prácticas y áreas de mejora.

El siguiente paso: el Plan de Actuación -Es el instrumento de planificación de la RSE en la empresa. -No es un documento para la estantería: es una guía detallada de trabajo. -Durante su elaboración es necesario tener en cuenta que sus contenidos van a llevarse efectivamente a la práctica.

Memoria de Sostenibilidad InnovaRSE  Instrumento para que las empresas que ya hayan elaborado su Diagnóstico RSE y su Plan de Actuación puedan comunicar a sus grupos de interés sus avances, compromisos y retos en materia de RSE.  El resultado final es un documento en pdf, listo para que la empresa pueda distribuir, colgar en su web, imprimir, fotocopiar, etc.

 Se repasa el diagnóstico – se revisan los logros alcanzados y las tareas aún pendientes.  Se elabora un nuevo plan de actuación – en el que se proponen nuevas áreas de mejora, objetivos y medidas a implementar. Ciclo de Mejora InnovaRSE

Un resumen de lo que vamos a hacer

El primer paso: revisar la misión y la visión de la empresa -Analizar si son coherentes con las buenas prácticas y las áreas de mejora identificadas en el diagnóstico. 1 Misión ¿quiénes somos? Buenas Prácticas Visión ¿hacia dónde vamos? Áreas de mejora

Ello nos aportará… -Ideas e inspiración para revisar/reformular la misión y visión que habíamos elaborado durante el diagnóstico. -Una fuente de información para reflexionar sobre las áreas de mejora que pueden ser prioritarias. Nuevas misión y visión 1

El segundo paso: el análisis detallado de los grupos de interés En el enfoque RSE, la priorización de áreas de mejora pasa por conocer con detalle en qué forma la actividad de la empresa afecta y se ve influenciada por los grupos de interés. -INFLUENCIA: ¿Ejerce este grupo una gran influencia en su organización? -AFECCIÓN: ¿Se ve afectado en gran medida este grupo por su empresa? 2

El segundo paso: el análisis detallado de los grupos de interés Este trabajo nos permitirá saber cuáles son los grupos de interés más relevantes para la empresa y en qué medida debemos tener en cuenta su importancia en el diseño del Plan de Actuación. Además, será muy útil en materia de comunicación, uno de los ejes clave de la RSE, puesto que nos ayudará a posicionarnos mejor en el mercado. 2

El tercer paso: identificar y priorizar las áreas de mejora El diagnóstico nos permitió realizar una primera selección de las áreas de la empresa que requerían mejorar. Ahora es tiempo de revisar esas áreas y priorizarlas de acuerdo a 4 criterios básicos: su urgencia, la viabilidad, la garantía de éxito y la importancia. Además, incluiremos en el análisis la perspectiva de los grupos de interés más relevantes. 3

El tercer paso: identificar y priorizar las áreas de mejora Como resultado de este trabajo de análisis y priorización, obtendremos las 6 áreas de mejora prioritarias para la empresa en materia de RSE. Sobre dichas áreas de mejora desarrollaremos el Cuadro de Actuación. 3

La elaboración del Cuadro de Actuación Es el núcleo central del Plan de Actuación, en el que se define y detalla qué es lo que vamos a hacer en los próximos años en materia de RSE. Para cada área de mejora, se describen objetivos a alcanzar, acciones de mejora y un indicador para cada objetivo 4

La elaboración del Cuadro de Actuación Además, es necesario detallar… -Quién: la persona responsable de que cada acción de mejora se lleve a cabo. -Cómo: los recursos necesarios para que la acción se lleve a término con éxito. -Cuándo: los plazos previstos para la puesta en práctica. 4

Planificar, también, el seguimiento y control El Plan de Actuación define también las estrategias que nos ayudarán a saber «cómo están discurriendo las cosas»… -A través de indicadores cuantitativos. -A través de un ‘cuaderno de bitácora’. 4

Planificar, también, el seguimiento y control Cada objetivo propuesto llevará un indicador asociado, que nos ayudará a conocer si las acciones de mejora están teniendo efecto. 4 Indicador asociado Fecha inicio Valor inicio Valor esperado Fecha final Valor alcanzado Grado de ejecución (%)

Planificar, también, el seguimiento y control Además, la información recogida en los cuadernos de bitácora nos ayudará a conocer dónde estaban los obstáculos, qué elementos no se habían tenido en cuenta, etc. Y, de la misma forma, qué es lo que ha funcionado con éxito. 4

Un proceso aparentemente complejo, pero sencillo en realidad Resumido en pocas palabras, el Plan de Actuación puede parecer un documento complejo, pero en realidad está diseñado de forma que se pueda convertir en un instrumento útil y sencillo. Sólo falta renovar el compromiso y planificar la comunicación.

La Declaración de Intenciones Es un documento público, que recoge formalmente el compromiso de la empresa con la RSE, así como los motivos y fines de este compromiso. Además, detalla tanto las buenas prácticas como las áreas de mejora en las que se va a intervenir. Es útil como elemento de comunicación con clientes, colaboradores, proveedores, etc. 5

La comunicación La comunicación es una herramienta indispensable para ‘rentabilizar’ el enfoque RSE y convertirlo en confianza y apoyo. Apoyo de los trabajadores, de los clientes y de los proveedores, pero también de otros grupos de interés que puedan ser relevantes para la empresa, como la comunidad local, las administraciones… 6

La comunicación El primer paso es identificar las ideas o mensajes clave que deseamos comunicar. Después veremos a cuáles de nuestros grupos de interés queremos comunicarle cada una de nuestras ideas clave. Y, en tercer lugar, analizaremos qué canales de comunicación son más viables y eficaces en cada caso. 6

La comunicación Con esta información elaboraremos un sencillo cuadro de trabajo en el que se describirán: -las acciones de comunicación previstas en el marco del Plan de Actuación, -los canales elegidos (reuniones, web, notas de prensa,…) -las personas responsables de llevarlas a cabo -los plazos previstos para cada acción. 6

… El primer paso: revisar la misión y la visión de la empresa … 1 ¡¡Manos a la obra!!