Colegio de Contadores Públicos de Atotonilco IMCP DICIEMBRE DE 2009 Curso Taller de Excel Avanzado para Contadores Descargar el material del curso:

Objetivo del curso Que el participante obtenga conocimientos avanzados sobre las funciones y herramientas de Excel que le permitan realizar su trabajo más rápido y con menos riesgo de error.

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Metodología 1. Marco conceptual oExplicación teórica 2. Conocimiento técnico oPráctica 3. Reforzar el conocimiento oEjercicio

Introducción En la actividad del contador público su aplicación incide en: Análisis financiero Auditoría Impuestos Control internos Costos Entre muchos otros....

Introducción Antecedentes y evolución en México 1990: MS-Works (en plataforma MS-DOS)

Introducción Antecedentes y evolución en México LOTUS para MS-DOS era el más usado…

Introducción Antecedentes y evolución en México 1994: Gana terreno la versión de Excel 2.0 y luego la 4.0 (en plataforma Windows 3.1)

Introducción Antecedentes y evolución en México Evolucionando hasta las versiones más usadas hoy: Excel 2003 y 2007 (para Windows XP y Vista)

Introducción ¿Qué no es una hoja de cálculo? No es un sistema de procesamiento de transacciones ni base de datos relacional. Para estos casos se recomienda usar programas especializados, de acuerdo a la necesidad del usuario.

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Colegio de Contadores Públicos de Atotonilco IMCP 1.FUNCIONES AVANZADAS

1. Funciones avanzadas ¿QUÉ ES UNA FUNCIÓN? ES UN PROGRAMA DENTRO DE EXCEL QUE: 1. Obtiene argumentos. 2. Con ellos, realiza operaciones ó acciones. 3. Devuelve un resultado. fx Argumento 1 Argumento 2 Argumento n ……. Resultado

1. Funciones avanzadas =función(argumento1,argumento2, argumento3…) Los argumentos pueden ser: TipoEjemploDescripción Valores1200, 14767, 1 Cualquier número Textos“LOCO” Cualquier texto; siempre va entre comillas CeldasA1 Cualquier celda RangosA1:Z8 celda inicial : celda final Criterios“>=” Un operador; siempre va entre comillas (ver operadores de comparación sig. dispositiva) Los argumentos siempre van separados por comas. Cada función tiene diferente forma de acomodar sus argumentos. ¿CÓMO SE REDACTA UNA FUNCIÓN?

1. Funciones avanzadas OPERADORES DE COMPARACIÓN Para ser usados dentro de las funciones y las fórmulas

1. Funciones avanzadas Funciones más usadas por los contadores: MATEMÁTICAS: Sumar, Sumar.Si, Promedio, Contar, Redondear, Contar.Si, Truncar, Máximo, Mínimo DE TEXTO: Extrae, Izquierda, Derecha, Mayusc, Minusc, Nompropio, Repetir, Texto, Valor, Concatenar LÓGICAS: Si, O, Y. Valores FALSO y VERDADERO, DE FECHA: Hoy(), Dia, Mes, Año DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA: BuscarV

1. Funciones avanzadas ¿CÓMO SE INTRODUCE UNA FUNCIÓN?  Escribiéndola manualmente ó  Usando el asistente de funciones Este link lleva a la ayuda sobre la función seleccionada. Es muy útil explorar la ayuda de Excel.

1. Funciones avanzadas LA AYUDA DE EXCEL También se puede acceder a ella en cualquier momento presionando la tecla F1 o con el botón Puede usarse: El buscador La tabla de contenido

1. Funciones matemáticas =suma(rango) Obtiene la suma aritmética. =promedio(rango) Obtiene el promedio aritmético. Hay que diferenciar entre cero y vacío: el cero sí se calcula en el promedio y la celda vacía, no.

1. Funciones matemáticas =sumar.si(rango_1, “criterio”, [rango a sumar]) Obtiene la suma aritmética de las celdas de un rango que cumplan con un criterio determinado. El criterio ó condición se anota entre comillas usando los operadores de comparación =, >,, >= El rango_1 es donde se encuentra el criterio que será evaluado. El [rango a sumar] son las celdas que serán sumadas, siempre que se cumpla con el criterio. Si se omite [rango a sumar], será el mismo que rango_1.

1. Funciones: HERRAMIENTA BUSCAR OBJETIVO En la búsqueda de un resultado en una fórmula, simplifica el método de “prueba y error”.

1. Funciones de texto ¿Qué es una cadena de texto? ¿Qué es un valor? Diferencia entre una cadena de texto y un valor Nota: valores importados de otros sistemas en ocasiones son cadenas de texto y hay que convertirlos

1. Funciones de texto =valor(texto) Convierte un texto en valor. =texto(valor,formato) Convierte un valor en texto El formato va entre comillas, por ejemplo “$ ###,##0.00” Donde el símbolo de # se omitirá cuando se trate de ceros a la izquierda de un valor. =concatenar(texto1,texto2,...) Une cadenas de texto. El texto debe siempre va “entre comillas”. Es más fácil usar el símbolo & en lugar de esta función.

1. Funciones de texto =mayusc(texto) Convierte todo el texto a mayúsculas. =minusc(texto) Convierte todo el texto a minúsculas. =nompropio(texto) Convierte la primer letra de cada palabra a mayúsculas y el resto a minúsculas.

1. Funciones de texto =derecha(texto, numero_de_caracteres) Extrae el número de caracteres del lado derecho =izquierda(texto,numero_de_caracteres) Extrae el número de caracteres del lado izquierdo =extrae(texto,posición_inicial,numero_de_caracteres) Extrae una cadena de texto iniciando donde se indica

1. Funciones de fecha =año(fecha) Devuelve el año de una fecha =mes(fecha) Devuelve el mes de una fecha =dia(fecha) Devuelve el día de una fecha

1. Funciones condicionales =o(condición1,condición2,...) Devuelve VERDADERO si una de las condiciones es verdadera. Devuelve FALSO si todas las condiciones son falsas. =y(condición1,condición2,...) Devuelve VERDADERO si todas las condiciones son verdaderas. Devuelve FALSO si una o más condiciones son falsas.

1.Funciones condicionales =SI(condición,valor_si_verdadero,valor_si_falso) Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

1. Funciones de búsqueda =buscarv(valor_buscado,matriz, columna,ordenado) Busca un valor en una tabla y devuelve el valor si lo encuentra, o el más acercado IMPORTANTE: LA TABLA DEBE ESTAR ORDENADA EN ORDEN ASCEDENTE ESTA FUNCIÓN PUEDE SER USADA PARA CALCULAR EL ISR DE PERSONAS FÍSICAS.

1. Funciones de búsqueda =elegir(valor,opcion1,opcion2,opcion3,...) Devuelve la opción seleccionada

1. Funciones automáticas Realiza y muestra el resultado de una función con sólo seleccionar un rango de números. Las funciones automáticas son suma, promedio, contar, máximo, mínimo, contar números, entre otras. El resultado de la función automática aparece en la esquina inferior derecha de la ventana de Excel. Se pueden modificar las funciones haciendo click en el botón derecho del mouse.

1. Auditoría de fórmulas BOTONES MÁS IMPORTANTES: RASTREAR/QUITAR PRECEDENTES DEPENDIENTES

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Colegio de Contadores Públicos de Atotonilco IMCP 2. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

2. Tablas y gráficos dinámicos ¿Qué es una tabla dinámica? Es una hoja de cálculo interactiva. Herramienta que permite y analizar, agrupar y presentar de forma resumida grandes volúmenes de información. Es fácil de usar y sobre todo, RÁPIDA. Realiza los resúmenes utilizando funciones de hoja de cálculo como: SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, CONTAR, entre otras. Permanece vinculada con la tabla de datos de origen.

2. Tablas y gráficos dinámicos Pasos para crear la tabla dinámica: Seleccionar el rango de datos, incluyendo los encabezados de columna y sin incluir totales (IMPORTANTE: La tabla no debe estar cortada con filas o columnas en blanco ni subtotales). En Excel 2003: Menú Datos  Informe de Tablas y Gráficos dinámicos. En Excel 2007: Pestaña Insertar  Botón Tabla dinámica Posteriormente se siguen los pasos del asistente y click en “Aceptar”

2. Tablas y gráficos dinámicos Así funciona: Los encabezados de columna se arrastran y sueltan sobre los campos de la tabla, acomodándolos como los quieras ver.

2. Tablas y gráficos dinámicos El resultado: De manera instantánea Excel agrupará, ordenará y sumará los datos. También los puede contar cuando son textos.

2. Tablas y gráficos dinámicos Recomendaciones para trabajar con la tabla dinámica: Opta por crear las tablas dinámicas en una hoja diferente; es mejor. Usa siempre una sola tabla dinámica. No crees varias en el mismo libro de Excel, pues se perdería el sentido de lo rápido, práctico y fácil. Las tablas que resulten de interés, imprímelas ó envíalas un archivo PDF; o pégalas como valores en otra hoja. Experimenta con diversas formas de acomodar los datos en la tabla, una y otra y otra vez, sin temor a equivocarte; recuerda que la fuente de datos origen está segura y a salvo en otra hoja.

2. Tablas y gráficos dinámicos Otras herramientas a usar en la tabla dinámica Filtros: muestra solo algunos de los datos Extractos: con un doble click en uno de los datos, se obtiene un extracto automático en otra hoja.

2. Tablas y gráficos dinámicos ¿Qué es una gráfico dinámico? Es un gráfico que se genera de forma automática, partiendo de los datos que hay en la tabla dinámica en ese momento, y se comporta de manera sincrónica con la tabla dinámica si esta se cambia. Excel 2003 Excel 2007 Se crea con un click en el botón siguiente: Se recomienda para tablas dinámicas con pocas agrupaciones.

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Colegio de Contadores Públicos de Atotonilco IMCP 3. LAS MACROS EN EXCEL

3. Uso de macros en Excel ¿Qué es una macro? Es la automatización de una tarea repetitiva mediante el uso de VBA (Visual Basic para Aplicaciones).

3. Uso de macros en Excel Aplicaciones de las macros: Generar textos repetitivos Dar formatos Realizar cálculos Tipos de Macros Absolutas: las que se ejecutan siempre en la misma celda. Relativas: las que se ejecutan dependiendo del lugar donde se esté.

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Colegio de Contadores Públicos de Atotonilco IMCP 4. CREACIÓN DE FORMULARIOS

4. Creación de formularios ¿Para qué crear formularios? Para validar la captura de datos que realizará otra persona Para evitar que los datos y fórmulas en algunas celdas sean modificados Aplicaciones de los formularios en la contaduría Formatos y procedimientos en controles internos Proformas de auditoría, entre otros

4. Creación de formularios ¿Cómo se crean los formularios? Existen dos maneras: 1) RESTRICCIÓN DE CELDAS. Significa que algunas celdas se pueden restringir para capturar solamente ciertos valores, que cumplan una condición (rangos numéricos o de fechas, longitudes, etc.) 2) CONTROLES DE FORMULARIO. Significa insertar en la hoja elementos tales como botones, casillas de verificación, etc. que pueden controlar valores de otras celdas.

4. Creación de formularios RESTRICCIÓN DE CELDAS Excel 2003: menú datos  validación Excel 2007: ficha datos  botón validación de datos En esta ventana se configuran los criterios de validación. También permite configurar un mensaje de ayuda así como mensajes de error.

4. Creación de formularios CONTROLES DE FORMULARIO Excel 2003: Hay que insertar la barra de herramientas “Formularios” haciendo click con el botón derecho del mouse, sobre cualquier barra de herramientas. Excel 2007: Se encuentran en la ficha programador  botón insertar  controles de formulario NOTA: La barra “cuadro de controles” en 2003; y la barra “controles ActiveX” en 2007 es casi idéntica, pero es para programadores de VBA; no es para crear formularios.

4. Creación de formularios BLOQUEO DE CELDAS Finalmente, después de terminar un formulario se recomienda proteger (bloquear) las celdas que no deban ser modificadas. Esto se hace en dos pasos: 1) Seleccionado las celdas que vayan a quedar libres, botón derecho del mouse, formato de celdas y desactivando la casilla “Bloqueada”. Por default, todas las celdas tienen un formato bloqueado que se activa al proteger la hoja.

4. Creación de formularios BLOQUEO DE CELDAS 2) Posteriormente hay que proteger la hoja. Al protegerla, todas las celdas quedarán bloqueadas, excepto las que se les desactivó el formato de bloqueo. Excel 2003: menú herramientas  proteger  hoja Excel 2007: ficha revisar  botón proteger hoja Finalmente se puede establecer una contraseña (opcional). También se pueden definir los permisos que podrán tener los usuarios de la hoja bloqueada.

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Colegio de Contadores Públicos de Atotonilco IMCP 5. ANÁLISIS DE DATOS CON ESCENARIOS

5. Análisis de datos con escenarios ¿ Qué es un escenario ? Conjunto de variables (celdas cambiantes) que se guardan con un nombre y se aplican a una hoja de cálculo para ver distintos resultados. Celdas cambiantes Celdas resultantes E S C E N A R I O

5. Análisis de datos con escenarios CÓMO CREAR ESCENARIOS Excel 2003: menú herramientas  escenarios Excel 2007: ficha datos  botón análisis y si  administrador de escenarios Mostrará una ventana que permite agregar, modificar, eliminar y mostrar diferentes escenarios sobre las mismas celdas de una hoja de cálculo. También permite hacer un comparativo de escenarios.

Colegio de Contadores Públicos de Atotonilco IMCP DICIEMBRE DE 2009 Gracias por su participación

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