5/11/2015Norma de Recuperación de costos Indirecta de la OEA y Procedimientos (RCI) (Ver. 1) 1 SUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SEPTIEMBRE 2007 Ver. 2 ICR 101 Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR)

5/11/2015Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA 2 I Sinopsis

5/11/20153 ¿Qué es la ICR? ■ La Recuperación de Costos Indirectos se refiere a la gestión de proyectos. Se refiere a calcular en su totalidad los recursos de un proyecto, permitiendo la identificación adecuada de costos ocultos u omitidos. ■ Es un mecanismo para recuperar parcialmente los costos incurridos por SG/OEA en la administración de donaciones (costos incrementales de RRHH, auditorías, transacciones financieras, espacio de oficina, compras, etc.) ■ Organizaciones bien establecidas deben reconocer el costo total de sus actividades para permitir decisiones fundamentadas al igual que recuperar parcialmente estos costos. ■ La ICR no es un concepto nuevo; es un estándar en el sector público. Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

5/11/20154 ■ Por ejemplo, la OPS tiene una tasa de ICR promedio o Gastos de Apoyo a Programas (PSC) de un 13%. Otros ejemplos: Naciones Unidas y el Banco Mundial. ¿Pero qué tienen estas tres organizaciones en común con la OEA? ■ Todas son organizaciones públicas internacionales con mandatos comunes que se financian a través de Fondos Regulares (i.e., cuotas) y Fondos Específicos (i.e., contribuciones voluntarias.) Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA ¿Qué es la ICR? (continuación...)

5/11/20155 ¿Por qué estas organizaciones tienen que recuperar costos indirectos si cuentan con un Fondo Regular? ■ La mayoría de los presupuestos del Fondo Regular sufragan parcialmente los costos indirectos (i.e., costos operacionales básicos e infraestructura.) ■ Sin embargo, estas organizaciones incrementan mandatos, los cuales se financian mediante Fondos Específicos, con muy poco o sin aumento en los presupuestos de sus Fondos Regulares. ■ Esto significa que incrementos graduales en Fondos Específicos tienen un alto impacto en los presupuestos estáticos de los Fondos Regulares. ■ Por lo tanto, es necesario un mecanismo para recuperar parcialmente los costos incrementales en las operaciones e infraestructura básica. Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

5/11/20156 ¿Cómo se traduce esto a la OEA? Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

5/11/20157 ¿Cómo se traduce esto a la OEA? (continuación...) ■ La OEA realizó un estudio institucional de los costos indirectos del año fiscal 2005, independiente de la fuente de financiamiento. ■ El estudio llegó a la conclusión de que el costo indirecto institucional para ejecutar $1 fue aproximadamente de $0.50. ■ En otras palabras, en la OEA se gasta aproximadamente $0.50 en costos indirectos por cada $1 ejecutado en costos directos. ■ Por lo tanto, la tasa de ICR para recuperar los costos indirectos en su totalidad debería ser aproximadamente 50%; sin embargo, lograr esto es poco realista. Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

5/11/20158 ■ La nueva política OEA de ICR procura recuperar algunos de estos costos al establecer una tasa mínima obligatoria de ICR de 11%. ■ Al recuperar al menos 11% de los costos indirectos, la repercusión sobre las operaciones y la infraestructura básica se reduce del 50% actual. ■ Lo ideal es que toda esta recuperación sea en “efectivo” en lugar de “en especie”. Las contribuciones indirectas “en especie” como ICR requieren la aprobación previa de SAF y DPCE. Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA ¿Cómo se traduce esto a la OEA? (continuación...)

5/11/20159 ¿Cómo se distribuye el ICR recolectado? ■ Para , se espera que el ICR incluya: Áreas técnicas (costos indirectos) ICR = Administración central (costos indirectos) Reembolso al Fondo Regular ($2,5 millones) ++ FAQ: ¿Cuál es el porcentaje de asignación para cada uno? Respuesta: No hay ningún porcentaje definitivo. Todas las áreas deben preparar sus requerimientos de costos indirectos y justificarlos. FAQ: ¿Por qué rembolsar al Fondo Regular? Respuesta: Para reintegrar parcialmente los costos operacionales e infraestructura básica cubierta por el Fondo Regular. Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

5/11/ II Detalles de la Política de ICR Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

5/11/ La nueva política no implica cambios operacionales significativos: ■ Las dependencias primarias siguen negociando los acuerdos con donantes, incluyendo el ICR. ■ Los costos indirectos incurridos dentro de la Secretaría General seguirán siendo sufragados. La nueva política se basa en: ■ El artículo 80 de las Normas Generales, la Orden Ejecutiva y memorando Administrativo (a ser dado a conocer en breve.) Detalles de la Política de ICR Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

5/11/ Detalles de la Política de ICR (continuación …) ■ Contribuciones a Fondos Específicos deben incluir una disposición de ICR. ▪ Acuerdo con Estados Miembros requieren una tasa mínima de ICR de 11% ▪ Acuerdos con todos los otros donantes requieren una tasa mínima de ICR de 12% ■ Excepciones pueden encontrarse en el Artículo 80 de las Normas Generales. ■ Intereses devengados se acreditarán a la Cuenta de Servicio de ICR, a menos que se indique de otra manera en el acuerdo de donantes. ■ Contribuciones “en especie” de donantes (como costo indirecto) pueden aceptarse para solventar costos indirectos. Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

Comité sobre Asuntos Administrativos (CAM) ■ Establecido a través del memorando administrativo de “política de ICR”. ■ Encomendado para supervisar la aplicación de ICR según se establece en la Política de ICR. ■ Presidido por la SAF e integrado por representantes de DPCE, OIG y personal administrativo designado por las Dependencias Primarias. ■ El CAM, mediante la SAF, someterá todas las recomendaciones para cubrir costos indirectos al Jefe de Gabinete para su aprobación. 5/11/201513Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

5/11/ Contabilización de ICR en OASES ■ Todas las recaudaciones de ICR se registran en forma centralizada en una nueva cuenta de servicios: Fondo 610. ■ Se establece un AWARD/PROYECTO “Sin Programar” para registrar los ingresos de ICR proveniente de contribuciones a Fondos Específicos. ■ Se crea un award para cada dependencia primaria. Se crea un proyecto para cada dependencia secundaria. EL ICR se asigna a estos awards/proyectos basados en los costos indirectos aprobados. ■ Los costos indirectos se desasocian de las recaudaciones individuales de ICR. La finalidad es asegurar que los costos indirectos elegibles sean cubiertos. Dependencia Primaria (PD): Secretarías ejecutivas de la OEA. Dependencia Secundaria (SD): Departamentos u oficinas bajo las Dependencias Primarias. Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

5/11/ Proceso de asignación de ICR La asignación de ICR se basará en: ■ Disponibilidad y proyecciones de Fondos Específicos. ■ Costos indirectos elegibles y necesarios dentro de la Secretaría General (administración central y áreas técnicas). ■ $2.5M como requisito para el Programa-Presupuesto 2007 del Fondo Regular. Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

5/11/ Proceso de asignación de ICR LEYENDA PD SD prepara requerimiento semestral de costos indirectos Jul - Dic 07 PD examina y aprueba los requerimientos preparados por cada SD CAM CAM compila y analiza los requerimientos de PD CAM supervisa la aplicación de la política de ICR. Presenta la utilización de ICR al Jefe de Gabinete CAM SAF asigna ICR a dependencias dentro de la Cuenta de Servicio de ICR Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA Plantilla de presupuesto proporcionado por SAF Aprobación de … Subsecretaría de Administración y Finanzas Comité sobre Asuntos Administrativos Dependencia Primaria (i.e., Seguridad Multidimensional, Subsecretaría de Asuntos políticos) Dependencia Secundaria (i.e., CICAD) SAF CAM PD SD

5/11/ Ciclo resumido de ICR Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

Ventajas de la nueva política de ICR Después del período de transición (final de 2008), la nueva política de ICR permitirá a la SG/OEA: ■ Acercarse a un sistema de costeo refinado. ■ Identificar y medir adecuadamente los costos. ■ Hacer énfasis en las actividades individuales. ■ Permitir una mejor clasificación de los costos. ■ Proveer mayor transparencia y responsabilidad. ■ Orientarse a Costos Basados en Actividades. 5/11/201518Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

5/11/ ANEXOS Glosario y Preguntas Frecuentes Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

Glosario ■ Costos directos: costos que pueden atribuirse a una actividad particular con un alto nivel de exactitud. ■ Costos indirectos: Costos incurridos con un propósito común que no pueden ser fácilmente atribuidos a una actividad o proyecto particular. ■ Recuperación de Costos Indirectos (ICR): recuperación de costos que no pueden ser ligados directamente a un proyecto o actividad, no obstante incurridos por la Secretaría General en la administración de contribuciones/donaciones o incurridos en la Administración Central. 5/11/201520Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

Anexo A Diferencia entre costos directos e indirectos 5/11/201521Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

Anexo A (continuo...) Diferencia entre costos directos e indirectos 5/11/201522Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

Anexo B Acreditación de intereses 5/11/201523Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

Anexo C Contribuciones “en especies” 5/11/201524Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

Anexo D Cálculo de RCI en los presupuestos de los proyectos 5/11/201525Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA