Fundamentos de la Gerencia de Proyectos Sesión 6 Gestión de Calidad y Costos Peter M. Yamakawa T. Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMP pyamakawa@esan.edu.pe

Agenda Caso: Paul Chesler, Director, Quality Assurance Gestión de calidad ¿Qué es calidad? Impacto Plan Costo Gestión de costos Estimación Principios básicos Presupuesto Control

Paul Chesler, Director, Quality Assurance

Gestión de calidad del proyecto

¿Qué es calidad? El ISO define la calidad como la totalidad de características de una entidad en su habilidad para satisfacer las necesidades requeridas Otros expertos definen la calidad basado en: Cumplimiento de los requerimientos: cumplir con las especificaciones escritas Puesto en forma para su uso: asegurar que el producto puede ser usado como se había planeado

Juzgando a la calidad en los proyectos ¿El proyecto fue terminado a tiempo? ¿Dentro del presupuesto? ¿El sistema satisface los requerimientos? ¿Es estable? ¿Lo que se planificó se cumplió en el proyecto?

Calidad del proyecto versus Calidad del entregable La calidad del proyecto se refiere a aspectos de como aplicar apropiadas prácticas de gerencia de proyectos en el manejo del costo, tiempo, recursos, comunicaciones, etc. La calidad del entregable se refiere a aspectos que cubren si satisface las necesidades del usuario Están relacionados la calidad del proyecto y la calidad del entregable

Impacto de tener una pobre calidad Aumenta los costos Desmotivación Pobre satisfacción Aumento de riesgos

Gerencia de la calidad moderna Busca satisfacción del cliente Prefiere prevención antes de inspección Reconoce responsabilidad de la gerencia para la calidad Expertos como Deming, Juran, Crosby, Ishikawa, Taguchi,y Feigenbaum

Expertos Deming fue famoso por sus 14 puntos y ayudar al Japón en calidad Juran y sus 10 pasos para la mejora continua Crosby por cero defectos Ishikawa desarrolló los conceptos de círculos de calidad y el diagrama de pescado Feigenbaum desarrolló el concepto de control de la calidad

Diagrama de Ishikawa

Gestión de calidad del proyecto Incluye los procesos y actividades de la organización ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido. Se implementa el sistema de gestión de calidad por medio de políticas y procedimientos, con actividades de mejora continua de los procesos llevados a cabo durante todo el proyecto.

Gestión de calidad del proyecto

Planificar la calidad Es el proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto, documentando la manera en que el proyecto demostrará el cumplimiento de los mismos.

Herramientas y técnicas Planificar la calidad Entradas Herramientas y técnicas Salidas Línea base del alcance Registro de interesados Línea de base del desempeño de costos Línea de base del cronograma Registro de riesgos Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Plan de gestión de calidad Métricas de calidad Lista de control de calidad Plan de mejoras del proceso Actualizaciones a los documentos del proyecto Análisis costo-beneficio Costo de la calidad (COQ) Diagrama de control Estudios comparativos Diseño de experimentos Muestreo estadístico Diagramas de flujos Metodologías propietarias de gestión de calidad Herramientas adicionales de planificación de calidad

Costo de la calidad

Ejemplo de diagrama de flujo

Realizar el aseguramiento de calidad Es el proceso que consiste en auditar los requisitos de calidad y los resultados obtenidos a partir de medidas de control de calidad, a fin de garantizar que se utilicen definiciones operacionales y normas de calidad adecuados.

Realizar el aseguramiento de calidad Entradas Herramientas y técnicas Salidas Plan para la dirección del proyecto Métricas de calidad Información sobre el desempeño del trabajo Mediciones de control de calidad Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Herramientas y técnicas para planificar la calidad y realizar el control de calidad Auditorías de calidad Análisis de procesos

Realizar el control de calidad Es el proceso por el que se monitorea y registra los resultados de la ejecución de actividades de calidad, a fin de evaluar el desempeño y recomendar cambios necesarios.

Realizar el control de calidad Entradas Herramientas y técnicas Salidas Plan para la dirección del proyecto Métricas de calidad Listas de control de calidad Mediciones del desempeño del trabajo Solicitudes de cambio aprobadas Entregables Activos de los procesos de la organización Mediciones de control de calidad Cambios validados Entregables validados Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Diagrama de causa y efecto Diagramas de control Diagramas de flujo Histograma Diagrama de Pareto Diagrama de comportamiento Diagrama de dispersión Muestreo estadístico Inspección Revisión de solicitudes de cambio aprobadas

Diagrama causa y efecto

Espina de pescado del entorno

Análisis de Pareto Involucra identificar los principales contribuyentes a los problemas de calidad del sistema Se le llama la regla del 80-20, que significa que el 80% de los problemas son frecuentemente debido al 20% de las causas Diagramas de Pareto son histogramas que ayudan a identificar y priorizar los problemas de las áreas

Ejemplo: De un diagrama de Pareto

Gestión de los costos del proyecto

Objetivos de Aprendizaje Entender la importancia de la gestión de costos del proyecto Exponer conceptos básicos y principios de la gestión de costos Estimación de costos Entender los procesos que involucran el desarrollo del presupuesto Entender los beneficios de la gestión del valor ganado

Problemas típicos Estimaciones hechas muy rápidas Falta de experiencia El sesgo del estimador Deseo de la gerencia por precisión pero quiere gastar menos por ganar una licitación

Gestión de los costos del proyecto Son los procesos requeridos para asegurar que el proyecto es completado dentro de lo presupuestado Los gerentes de proyectos deben asegurarse que sus proyectos estén bien definidos y estimaciones de costos y tiempos sean precisos Los profesionales no se involucran en el manejo de los costos

Gestión de los costos del proyecto Incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Gestión de los costos del proyecto

Estimar los costos Desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto La estimación de los costos es una predicción basada en la información disponible de un momento dado.

Principios básicos Costos tangibles son costos que una organización puede medir fácilmente en dinero. Un programa de 200 líneas de código cuesta 100,000 soles Costos intangibles son costos que son difícil de medir en dinero Recursos usados para investigación Costos directos están directamente relacionados a producir los productos y servicios del proyecto Salarios, costos de HW comprados para el proyecto Costos indirectos están no directamente relacionado a producir el producto o servicio Costo de electricidad, costo del agua Costos hundidos han sido gastados en el pasado, cuando se decide el proyecto a invertir o continuar. No debería incluirse costos hundidos Curva de aprendizaje establece que cuando muchos artículos son producidos repetitivamente, el costo de los artículos disminuye en un patrón regular

Principios básicos Reserva son costos adicionales al estimar considerando situaciones futuras que son difíciles de predecir Contingencia de reserva nos prepara para situaciones futuras para lo “conocido-desconocido” Gestión de la reserva nos prepara para situaciones futuras que son desconocidas Un proveedor nos falla, larga ausencia de un miembro clave del equipo

Estimación de costo de un proyecto

Herramientas y técnicas Estimar los costos Entradas Herramientas y técnicas Salidas Línea base del alcance Cronograma del proyecto Planificación de los recursos humanos Registro de riesgos Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Estimaciones de costos de las actividades Base de estimados Actualizaciones a los documentos del proyecto Juicio de expertos Estimación análoga Estimación paramétrica Estimación ascendente Estimación por tres valores Análisis de reserva Costo de calidad Software de estimación de costos para la dirección del proyecto Análisis de propuestas para licitaciones

Determinar el presupuesto Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.

Línea de base del costo con el cronograma del proyecto

Determinar el presupuesto Entradas Herramientas y técnicas Salidas Estimaciones de costos de las actividades Base de estimaciones Línea base del alcance Cronograma del proyecto Calendario de recursos Contratos Activos de los procesos de la organización Línea base del desempeño de costos Requisitos de financiamiento de proyectos Actualizaciones a los documentos del proyecto Suma de costos Análisis de reserva Juicio de expertos Relaciones históricas Conciliación del límite de financiamiento

Controlar los costos Es el proceso por el que se monitorea la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.

Control de Costos Monitoreo del rendimiento del costo Asegurar que solamente los apropiados cambios están incluidos en la línea de base revisada Informar a los interesados Reuniones de revisión de los avances son una herramienta poderosa Medición del rendimiento es otra herramienta útil EVM (Gestión del Valor Ganado)

Gestión del valor ganado Un método para la medición del desempeño que integra el costo, tiempo y alcance Requiere la constitución de una línea base (plan original + cambios aprobados) Pueden aplicarse a cualquier tipo de industria

Términos de gestión del valor ganado Valor planificado (PV) es el presupuesto autorizado asignado al trabajo que debe ejecutarse para completar una actividad durante un periodo dado. Antes se le llamaba “budgeted cost of work scheduled (BCWS)” Costo real (AC) es el costo total del trabajo hecho para una actividad durante un periodo dado. Antes se le llamaba “Actual cost of work performed (ACWS)” Valor ganado (EV) es un estimado del valor del trabajo actualmente completado BAC (Presupuesto al completar) es cuanto presupuestamos por esfuerzo total del proyecto ETC (Estimado para completar) nos dice cuanto nos costará para completar todo el trabajo remanente desde el punto de evaluación EAC( Estimado al completar) el costo esperado al completar todo el trabajo VAC (varianza al completar) es cuanto esperamos estar sobre o debajo del presupuesto al final del proyecto

Herramientas y técnicas Control de costos Entradas Herramientas y técnicas Salidas Plan para la dirección del proyecto Requisitos de financiamiento del proyecto Información sobre el desempeño del trabajo Activos de los procesos de la organización Mediciones del desempeño del trabajo Proyecciones del presupuesto Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Gestión del valor ganado Proyecciones Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI) Revisiones del desempeño Análisis de variación Software de gestión de proyectos