Buenas tardes El sobre del cierre de este mes, debe estar a nombre de JUAN GARCIA cédula Recuerden por favor enviarlo hoy mismo 30 de Diciembre de 2011 como está en la instrucción del señor contador que dice así: “No olvidar que el cierre contable del año 2011 es responsabilidad de todos y que cualquier incumplimiento en las fechas de entrega de la información ocasionara traumas en el proceso contable, recuerde que es importante realizar el cierre del año a tiempo, para poder tomar decisiones de tipo fiscal que beneficien a la compañía.” Que llegue a la oficina de MEDELLIN, o a la oficina del aeropuerto Enrique Olaya Herrera acá en Medellín. Cualquier duda por favor me llaman, por favor imprimir y entregar a la persona encargada de enviar el sobre, para evitar inconvenientes o confusiones. El sábado 31 de Diciembre antes de las 8:45 por favor enviar las guías vía fax (094 – ) o escaneadas a mi correo electrónico para poder reclamar sin PDTA: QUE POR FAVOR LLEGUE A MEDELLIN….. No se aceptan excusas, por favor coordinar bien las cosas para evitar problemas y en caso de tener descanso o entrar más tarde dejar una persona responsable del sobre y envío de la guía. Muchas Gracias

Buenos días y feliz año para todos, que este 2012 este cargado de bendiciones. Se informa que la dirección para envío de correspondencia para la parte administrativa, llámese Gerencia General, Logística, Comercial, Administrativa, Contabilidad, Sistemas, Gestión Humana, Financiera, Cartera almacenes, Cartera Mayor, Auditoría, etc., debe ser enviado a la dirección CALLE 63 # 84 – 33 Piso 12, teléfono dirigido a La empresa S.A. Las Auxiliares Financieras de cada ciudad son las encargadas de recibir los sobres que serán enviados para Medellín, los cuales se les solicita estén debidamente marcados, de quien envía, para quién y qué contiene así como la fecha y lo que crean necesario para que pueda llegar a su destino sin retrasos, cada auxiliar financiera hace un solo sobre con el envío general y lo dirige a Medellín, a la CALLE 63 # 84 – 33 Piso 12 Auxiliares Financieras Barranquilla – Luz García Bogotá – Alba Narváez Cali – Cristina López Cartagena – Luz Baena Pereira – Fabiola Gómez Adjunto fotos de muestra de cómo deben más o menos los sobres, se reciben sugerencias, observaciones, la idea es establecer un procedimiento para el envío de correspondencia y con esto se da inicio al proceso…. Contamos con todos para una entrega oportuna de la correspondencia. Feliz Día.

NOTAS: No se debe de realizar ningún despacho de otra área cuya sin diligenciar el formato de envío de correspondencia El horario máximo para entregas que se requieran despachar el mismo día es 5 p.m., caso contrario el despacho se realizará el día siguiente. Los únicos almacenes que se utilizarán para los despachos de otras áreas son los siguientes: o Bogotá Bodega Petro o Medellín La Esquina o Cali Mayor o Barranquilla La Esquina o Pereira Mator o Cartagena Petro CONTROL DE ENVIO – RECEPCION Y DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA INTERNA ENVIO DE CORRESPONDENCIA DIARIA Auxiliar Financiera Recibir de las otras áreas los sobres o material verificando que este bien empacada y/o en buen estado, así como marcada para quién corresponde. Diligenciar el formato de envió de correspondencia con todos sus campos. Diligenciar la guía de transporte con su respectivo rotulo y solicitar el servicio de recogida Archivar la guía de transporte por un término de 6 meses. INICIO Recibir de las otras á reas los sobres o material verificando que este bien empacada y/o en buen estado, as í como marcada para qui é n corresponde. Diligenciar el formato de envió de correspondencia con todos sus campos. Diligenciar la guía de transporte con su respectivo rotulo y solicitar el servicio de recogida.. Archivar la guía de transporte por un término de 6 meses. FIN NOTAS: No se debe de realizar ningún despacho de otra área cuya sin diligenciar el formato de envío de correspondencia El horario máximo para entregas que se requieran despachar el mismo día es 5 p.m., caso contrario el despacho se realizará el día siguiente. Los únicos almacenes que se utilizarán para los despachos de otras áreas son los siguientes: o Bogotá Bodega Petro o Medellín La Esquina o Cali Mayor o Barranquilla La Esquina o Pereira Mayoro Cartagena Petro

CONTROL ENTREGA DE DOCUMENTACION INTERNA FECHA DE ENTREGA AREA QUE ENTREGA AREA / PERSONA / ALMACEN DE DESTINO DESCRIPCION DOCUMENTOSFIRMA DEL QUE ENTREGAFIRMA DEL QUE RECIBE DMA

CONTROL DESPACHOS DE OTRAS ÁREAS FECHA AREA QUE DESPACHA ALMACEN DESTINO DESCRIPCION MERCANCIA# DE UNIDADESVALOR ASEGURADOFIRMA DEL QUE ENTREGAFIRMA DEL QUE RECIBENUMERO DE GUIATRANSPORTADORA