INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Prof.: Ing. Osvaldo A. Martínez Gómez, MAP, MSc.

Generalidades… Expectativas y compromisos del curso: Participar activamente. Respetar la opinión del compañero. Brindar aportes para enriquecer el aprendizaje. Aspectos para lograr los objetivos del módulo: Dedicación y esfuerzo. Responsabilidad y deseos de superación. Dedicar tiempo a la lectura y la investigación.

Frase de moda “La única constante es el cambio constante”

En todo proyecto que estemos gestionando, una de las primeras tareas a comprender consta en identificar claramente el tipo de organización para la cual trabajamos ” Generalidades – Gestión de los Involucrados

Esta identificación nos permite de manera eficaz así como eficiente llevar a cabo una gestión acorde. Así un Administrador de proyectos que labora en una organización Funcional, conoce de ante mano que su poder es limitado en la adquisición de los recursos, por ejemplo. El escenario cambia si el Administrador se encuentra en una organización Proyectizada, aquí dispone de los recursos para sus iniciativas en todo instante y su poder es absoluto.

Otros aspectos a considerar. Por favor ver el diagrama abajo y comprender el mismo. No avance a la siguiente filmina sin comprenderlo.

Las razones por las cuales la ilustración anterior es relevante se mencionan a continuación: El gráfico representa el ciclo de vida de un proyecto. Los aspectos relacionados a costos y recursos son bajos en las etapas tempranas del proyecto, aumentan considerablemente en la ejecución del mismo y disminuyen hacia el cierre del proyecto cuando ya se ha logrado obtener el producto o servicio requerido. Un momento, comprendió lo que acaba de leer? Es fundamental que digiera esta información correctamente. Por ende, la identificación de los involucrados en las Etapas tempranas del proyecto es vital para el éxito.

De igual manera, el siguiente diagrama es relevante para el administrador de proyectos. Favor analice la información.

La influencia de los involucrados o comúnmente conocidos como stakeholders, así como los riesgos y la incertidumbre es mayor al inicio del proyecto. No obstante, si tuviese que generarse un cambio en el producto o servicio, el impacto económico es menor en los procesos tempranos (inicio-planificación), por ejemplo. Conforme avanza el proyecto y bajo una correcta y proactiva gestión del administrador de proyecto, los riesgos y la incertidumbre tiende a disminuir. Similarmente, la participación de los involucrados para las etapas finales baja considerablemente. Por último, es critico comprender que los cambios que se generen conforme el proyecto avanza, van a tener un impacto económico importante. Normalmente, estos cambios aumentan los presupuestos ya delimitados.

Un momento… Comprendió lo que acaba de leer en la filmina anterior? SI Su respuesta debe ser un rotundo SI. De no serlo, retroceda y revise la información.

Parte de la solución “Tener un mejor control y uso de los recursos de la organización ” Cambios constantes Optimizar uso de recursos Desarrollar proyectos Administración de Proyectos

Planes Estratégicos Implementación Planes. Desarrollo nuevos Productos. Diseño nuevo Vehículo Construcción de Edificio. Adquisición e ins- talación de un nuevo sistema Desarrollar proyectos Administración de Proyectos Soporte de la estrategia de la organización

Sin embargo:  30% de los proyectos se cancelan a mitad de camino.  Más del 50% terminan con un 190% sobre el presupuesto.  Más del 50% terminan con un 220% sobre la estimación original de tiempo. Fuente: PM Network, enero 2002, “Mission Possible Selling Project Management to Senior Executives”, por Janice Thomas

Recordemos… temporal único. “Un Proyecto es un esfuerzo temporal efectuado para crear un producto ó servicio único.” Temporal Temporal – Cada proyecto tiene definido su principio y su final. Único Único – El producto o servicio es diferente en alguna forma de productos y servicios similares.

¿Qué es Administración de Proyectos? ¿Qué es para usted Adm. Proyectos? ¿ Qué es para su organización? En todo trabajo existen dos cosas “El qué” y El Cómo”. Las organizaciones son personas, y las personas ocupan procesos para obtener resultados. Si las personas no funcionan bien, tampoco los procesos, y si los procesos no trabajan, los resultados de los procesos sufrirán. ie – Manufactura. Interesante….

¿Que es Administración de Proyectos? Administración de Proyectos es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de proyecto de manera que se alcancen ó excedan las necesidades o expectativas de los auspiciadores del proyecto. No son solo herramientas ó procesos Continuemos….

¿Por qué los proyectos fallan?

¿Qué tan técnico debe ser un Adm. Proyecto? Debe ser astuto en los aspectos Técnicos de la disciplina para saber efectuar las preguntas correctas en los momentos adecuados. Discusión …

Repasando…Stakeholders “Los Stakeholders de un proyecto son los individuos o organizaciones que están activamente involucrados en el proyecto, cuyo interés puede ser positivo ó negativo.” Stakeholders claves son: Administrador de proyecto Clientes La organización ejecutora Sponsor (Patrocinador)

Naturaleza de los proyectos Los proyectos por lo general involucran diferentes disciplinas. Los proyectos por lo general se desarrollan en fases. La naturaleza de los proyectos cambia en cada fase de su ciclo de vida.

Tipos de Organizaciones Identifica como debe organizarse el proyecto. Establece las responsabilidades y autoridad. Existen Organizaciones Basadas en Proyectos Derivan su revenue de la ejecución de proyectos. Organizaciones que han elegido Administración por proyectos. Organizaciones NO Basadas en Proyectos. Manufactura y servicios financieros. Gobierno

Identificar requerimientos. Establecer objetivos claros y posibles de alcanzar. Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos. Adaptar las especificaciones, planes y enfoque a las diferentes inquietudes, necesidades y expectativas de los distintos stakeholders Project Management trata de:

Project Management Involucra Competencia por recursos limitados y contrapuestos. Stakeholders con diferentes expectativas y necesidades. Planeación Monitoreo

Beneficios… Identificación de responsabilidades funcionales. Identifica los límites de tiempo. Comparación de lo real vrs planeado Identificación oportuna de problemas. Mejora la capacidad de estimación.

Dificultades… Complejidad del proyecto Requerimientos especiales Cambios al alcance Riesgos de proyecto Cambios tecnológicos Ambiente de incertidumbre

Enfoque del PMI para la Administración de Proyectos

Tres áreas generalmente aceptadas del Conocimiento y la Práctica PMBOK General Management knowledge and practice General Management knowledge and practice Project Management knowledge and practice Application Area knowledge and practice

Administración de Proyectos Basada en 5 procesos:  Iniciación  Planificación  Ejecución  Control & Monitoreo y  Cierre

Serie de acciones para obtener un resultado Proceso EntradaSalida Definición de proceso

Características de los procesos: Se componen de una entrada, el proceso mismo y una salida. Las salidas de un proceso se transforman en las entradas de otro proceso. El inicio de un proceso luego de la finalización del anterior se puede dar siempre y cuando se comprueba haber completado el proceso previo.

Áreas de conocimiento Los 5 procesos de administración de proyectos se aplican en las 9 áreas de conocimiento

Dentro de cada Proceso es donde se aplica el Area de Conocimiento En Initiating tenemos : En Planning tenemos : In Executing tenemos : En Controlling tenemos : En Closing tenemos : Scope Management.Scope Management. Scope, Communications, Quality,HR, Risk, Procurement, Time, Cost, Integration.Scope, Communications, Quality,HR, Risk, Procurement, Time, Cost, Integration. Integration, Communication, Procurement, HR, Quality.Integration, Communication, Procurement, HR, Quality. Communications, Scope, Time,Schedule,Cost, Risk, Integration, Quality.Communications, Scope, Time,Schedule,Cost, Risk, Integration, Quality. Communication, ProcurementCommunication, Procurement

Control del proyecto… radica en comprender:

Control del Proyecto ¿Cómo va el proyecto ? Ante esta pregunta, debemos tener las respuestas que demuestren la gestión correcta del administrador de proyectos y su equipo de trabajo.

Cierre del Proyecto El proyecto termina cuando: Los objetivos se cumplen La alta gerencia o el cliente lo cancela 35