Guía Práctica para el Manejo de Crisis ¿Cómo establecer un Plan de Continuidad del Negocio?

Contenido Plan de Continuidad de Negocios Casos Prácticos ¿Qué es? ¿Para qué sirve? ¿Cuándo se utiliza?: Un incidente se convierte en crisis Casos Prácticos La farmacéutica El costo de una crisis Construyendo un Plan de Continuidad del Negocio ¿Quiénes lo necesitan? ¿Cómo empezar?

Plan de Continuidad del Negocio ¿Que és? Sistema organizacional que permite a una empresa responder ante una interrupción de operaciones durante la cual sus funciones vitales de negocio e inclusive su propia supervivencia se ven amenazadas.

Plan de Continuidad del Negocio ¿Para que sirve? Tomar previamente las decisiones para eliminar tanto como sea posible la incertidumbre y el azar Reducir costos emergentes relacionados con la crisis Ser capaces de satisfacer a los clientes aún durante una crisis, conservando la posición en el mercado Preservar el prestigio de la firma y transmitir confianza a socios e inversionistas

Plan de Continuidad del Negocio ¿Cuándo se utiliza? Siempre que resulte verdadera al menos una de las siguientes aseveraciones: Está en riesgo la integridad física de alguna persona Se han interrumpido las operaciones Se ha quebrantado la imagen o prestigio de la firma Los sistemas informáticos o las comunicaciones no están disponibles Hay una severa afectación a los flujos de efectivo del negocio

Casos Prácticos En el siguiente caso considera: La pregunta es: Eres parte del comité de crisis del negocio en cuestión Los directores confían en ti y esperan tus propuestas Considera que cuentas con los recursos que necesitas, siempre que sean razonables. La pregunta es: …¿Qué harías?

Caso 1 La farmacéutica

Planteamiento Empresa farmacéutica internacional Lanzan al mercado un nuevo medicamento que hará repuntar las ventas de la compañía y su posición en el mercado

Emergencia Toman fuerza demandas de consumidores en otro país que alegan que el medicamento les provocó problemas vasculares Aún cuando no hay pruebas concluyentes ni investigaciones, consumidores se amotinan fuera del corporativo exigiendo tratamiento e indemnización. Periodistas de distintos medios tratan de contactar a representantes de la compañía autorizados o no. Toman testimonios a los consumidores.

¿Qué puede pasar? Caída inmediata de ventas de ese y otros fármacos de la firma Declaraciones desproporcionadas, prestigio de la firma en riesgo Consecuencias legales y de responsabilidad civil

Caso 2 El costo de una crisis

Situación Empresa de servicios financieros, con 800 empleados en 12 oficinas en las principales ciudades del país. Facturación anual de $70 mdd Corporativo centralizado en la ciudad de México Cuenta con Plan de Continuidad del Negocio desarrollado y equipo de manejo de crisis

Crisis México, 2009 17-abril Se declara alerta epidemiológica de virus de influenza A-H1N1 24-abril Suspensión de actividades educativas 01-mayo Suspensión de actividades no esenciales 06-mayo Se eliminan medidas de restricción económica 20-mayo 3892 casos confirmados y 75 muertes en México, 11034 casos en el mundo.

Medidas de control y preventivas Reuniones del comité de comando Incremento de medidas de sanidad, provisión de cubrebocas y gel desinfectante Boletines informativos internos y para clientes Atención médica a empleados y días de descanso a personas con síntomas de influenza

Medidas de control y preventivas Pases hospitalarios para personal que lo requiera Suspensión de labores 4 y 5 de mayo Las colaboradoras que están embarazadas o en lactancia regresaron a laborar el 18 de mayo Monitoreo constante de personas en descanso, inclusive 4 y 5 de mayo

El saldo hasta hoy Una persona infectada que hoy está a salvo y regresó a su trabajo Gastos adicionales: $2,500 usd en material de sanidad y facilidades para empleados $196,500 usd de sueldos pagados en días no laborados o descansos por enfermedad Total: 199,000 usd de gastos adicionales o no aprovechados ¿Pudo ser peor?... O mejor?

Sin un plan, ¿Qué pudo salir mal? No hay decisiones institucionales, las áreas improvisan sus propias acciones y asumen sus propios riesgos Posible propagación del contagio no identificado, exposición del personal más vulnerable Degradación de la salud del personal enfermo y posibles muertes Desinformación, inquietud, indiferencia, crisis nerviosas etc. Mayor falta de personal Mayores gastos por incapacidad, atención médica e indemnizaciones

¿Mi empresa necesita un BCM? ¿Tu producto o servicio…

¿Mi empresa necesita un BCM? …es indispensable para un tercero? …se encuentra en un mercado altamente competido? …tiene demanda estacional?

¿Cómo empezar? 0. Demuestra a la dirección la necesidad de un Plan de Continuidad del Negocio. Define los promotores del Plan Establece un equipo encargado del desarrollo Asesórate: Consultoría especializada

¿Cómo empezar? Conoce a tu empresa Identifica los riesgos principales ¿Qué podría detener mi operación? Conoce tus operaciones ¿Qué no puedo dejar de hacer?

¿Cómo empezar? Constrúyelo Sigue una metodología establecida y probada Dirígelo a los objetivos del negocio Documenta el Plan

¿Cómo empezar? Asegúrate de que funciona Capacita al personal necesario Ponlo a prueba Actualízalo y mejóralo

¿Es todo? Tener un Plan de Continuidad del Negocio a la medida y probado es tan sólo el principio. Para que el plan esté siempre listo deberá ser flexible y crecer con la empresa. Es un ejercicio permanente de comunicación y actualización, será cada vez más sólido y robusto.