AVANCE N° 1 Presentado por: GRUPO N°1

Descripción de la Empresa MEDIUNAL Colombia posee una planta de producción ubicada en Bogotá, la cual produce parte de los medicamentos que vende. Misión “Queremos descubrir, desarrollar y comercializar con éxito productos innovadores para prevenir y curar enfermedades, aliviar el sufrimiento y mejorar la calidad de vida. También queremos proporcionarle al accionista una rentabilidad que refleja el desempeño sobresaliente y recompensar adecuadamente a quienes invierten ideas y trabajo en nuestra compañía.”

Descripción de la Empresa Visión “Desde su creación en 2010 cuando surgió la idea de MediUnal se dedica a poner a disposición de pacientes y médicos de todo el mundo nuevos productos para la salud. Al mismo tiempo, quiere proporcionar a sus accionistas un retorno que refleje sus excelentes resultados, así como recompensar adecuadamente aquellos que invierten sus ideas y sus recursos en nuestra compañía.”

Reglas del Negocio MediUnal basa tiene como reglas del negocio  principios basados en la Responsabilidad Social Empresarial, haciéndola parte esencial de su estrategia y  es un elemento clave de su éxito en el país. Esta responsabilidad incluye el continuo mejoramiento en el acceso a los medicamentos. y a sí mismo las iniciativas de responsabilidad social se articulan alrededor de 4 pilares: Los pacientes, la conducta empresarial ética, los empleados y las comunidades y por ultimo el cuidado del medio ambiente.

Procesos Proceso de Importar Productos Proceso de Realizar Ventas Proceso de Producción Proceso de Compras Proceso de Facturación Proceso de Inventarios

Proceso de Importar Productos Una parte de los productos ofrecidos por MEDIUNAL Colombia son importados de las diferentes líneas desde Brasil. Otra parte de los productos son fabricados en Bogotá, y distribuidos a nivel nacional. MEDIUNAL,  tiene tres grandes procedimientos para la importación de la mercancía, todo debe hacerlo con base al cumplimiento de las leyes y el cumplimiento de los tratados comerciales entre los países involucrados. En este proceso  se muestra cada uno de los procedimientos que  lleva a cabo MediUnal en el proceso de Importación.

Proceso de Realizar Ventas Como ha sido descrito anteriormente, MediUnal Colombia realiza principalmente un proceso de distribución de productos. Las ventas en Colombia están centradas en el sector farmacéutico que es el más fuerte. Sobre resultados de estas ventas se hacen estudios de porcentaje de mercado abarcado, rentabilidad y competitividad de los productos frente a otras marcas para realizar planes de mercadeo y así mantener un margen viable en la utilidad de las ventas.

Proceso de Producción Como existe una gran variedad de productos y bastantes etapas encerradas en la producción de medicamentos con una naturaleza biológica riesgosa, debe suministrarse un cuidado especial, se deben controlar constantemente todas las etapas y cada uno debe cumplir una serie de inspecciones necesarias durante el proceso que van ligadas a la normatividad existente en la actualidad.

Proceso de Compras MediUnal Colombia selecciona proveedores para un requerimiento interno, en especial para adquisición de servicios o la adquisición de algún producto que no es materia prima pero que es necesario para el funcionamiento apropiado de la compañía. Estos pueden ser bienes asociados con el transporte del producto, como por ejemplo camiones. Dependiendo del valor se deben tener 1, 2 ó 3 cotizaciones diferentes para seleccionar la mejor opción. Si el monto del contrato es muy grande se debe manejar por licitación.

Proceso de Facturación MediUnal está obligada a expedir una factura  por cada una de las ventas que realicen, el proceso se desarrolla de manera general así: Una vez que se recibe la solicitud de pedido, se examina la documentación y se verifica que esta conforme a todos los requisitos que MediUnal y el estado requieren.

Proceso de Inventario El inventario es una parte primordial de MediUnal. Fundamentalmente, el de esta compañía consta de los productos que llegan por parte de las importaciones y los fabricados en la planta local de Bogotá. El inventario incluye las materias primas disponibles para la fabricación de medicamentos y los medicamentos disponibles para la venta.

Aplicativos seleccionados para implementar De acuerdo a los diferentes procesos de la compañia se  desarrollaran diferentes modulos y en general un aplicativo que los contiene todos, estos son:   Módulo de Importación y Compra de Productos Módulo de Ventas y Facturación Módulo de Inventario Módulo para Administrar Usuarios Módulo de Solicitudes de Producción

Módulo de Importación y Compras Este módulo resuelve las tareas involucradas en la compra e importación de medicamentos, materias primas y equipos. Características: Información detallada de cada compra e historial de compras realizadas. Manejo de información de proveedores, y productos ofrecidos por proveedor. Muestra información del dinero invertido en las compras, especificando un intervalo de tiempo.

Módulo de Ventas y Facturación Este módulo resuelve las tareas involucradas en la venta de productos y su respectiva facturación. Características: El sistema administra las solicitudes de pedido realizadas. El sistema posee una lista con las solicitudes de pedido pendientes por aprobación o rechazo. Manejo de información de clientes. Historial de ventas detallado, con filtrado por cliente, fecha, vendedor y producto. Genera la facturación según las regulaciones vigentes.

Módulo de Inventario Este módulo se encarga de todo el manejo de inventarios de la compañía.   Características: Monitorear y manejar la información de las cantidades almacenadas tanto de materias primas como de producto listo para la venta. Generar informes de el estado del inventario de la compañía. Generar advertencias cuando un elemento del inventario esta llegando a su nivel mínimo posible en existencias.

Módulo para Administrar Usuarios Este módulo se encarga del control de acceso y monitoreo de los usuarios del sistema. Características: Administra los roles de cada usuario para que puedan entrar a los diferentes módulos según su rol especifico. Guarda un registro de en que momento entro cada usuario a la aplicación.

Módulo de Solicitudes de Producción Este módulo se encarga de procesar y guardad informes del área de producción además de mandar solicitudes al módulo de compras. Características: Asiste en la producción y almacenamiento de informes de malos manejos de materias primas o productos hechos por el supervisor de producción. Asiste en la producción y almacenamiento de informes de daños y mantenimientos a los equipos de producción. Asiste en la producción y almacenamiento de solicitudes de compras relacionadas con el área de producción.

Usuarios Potenciales Encargado de Importaciones Encargado de Ventas Supervisor de Producción Encargado de Compras Nacionales Encargado de Facturación Encargado de Inventarios

Encargado de importaciones Funciones: Realizar procesos de compra con proveedores extranjeros de medicamentos y materias primas, de acuerdo a las solicitudes realizadas por el encargado de inventario Administrar la información de proveedores y el historial de transacciones realizadas con cada uno de ellos, mediante el uso del sistema de información a desarrollar. Responsabilidades: Asegurar la disponiblidad de las materias primas, medicamentos y equipos necesarios para la empresa que deben ser importados.

Encargado de Ventas Funciones: Realizar el proceso de distribución de productos, contactando con los clientes y realizando un acompañamiento al proceso de compra, de acuerdo a la información almacenada en el aplicativo a desarrollar. Realizar una solicitud de pedido para cada venta, al encargado de facturación. Responsabilidades: Administrar la información de clientes en el aplicativo a desarrollar.

Supervisor de Producción Funciones:                 Generar informes acerca de la materia prima y medicamentos desperdiciados, especificando las causas del desperdicio. (desperdicio por vencimiento, mal manejo de las materias primas, errores en el proceso, entre otros). Generar informes acerca de daños y mantenimiento a los equipos de producción. Realizar solicitudes de nuevos equipos al encargado de compras. Responsabilidades: Supervisar los procesos de producción de medicamentos de la empresa, procurando la calidad y excelencia de los productos.

Encargado de Compras Nacionales Funciones:                 Realizar el proceso de adquisición de materias primas, medicamentos y equipos comprados a nivel nacional, de acuerdo a las solicitudes del encargado de inventario. Administrar la información de proveedores de materias primas, medicamentos y equipos comprados a nivel nacional. Realizar la compra de suministros, según sea solicitado por otros departamentos de la empresa. Responsabilidades: Velar por la correcta adquisición de los suministros requeridos por la empresa.

Encargado de Facturación Funciones:   Revisar a solicitud de pedido proporcionado por el encargado de ventas, y verificar que se ajusten a los estándares y normas vigentes. Aprobar o rechazar una compra, según los criterios legales e internos correspondientes. Realizar la facturación y concretar el proceso de venta con un cliente. Responsabilidades: Asegurar que los procesos de venta cumplan con los reglamentos y estándares vigentes. Cerrar la venta satisfactoriamente.

Encargado de Inventarios Funciones:                 Revisar inventarios físicos para asegurar la consistencia con la disponibilidad en el sistema de información a desarrollar Comunicar al encargado de compras y al encargado de importaciones las solicitudes de materias primas, medicamentos y equipos necesarios, de acuerdo al stock disponible. Actualizar la disponibilidad de inventario una vez que lleguen nuevas adquisiciones Entregar los suministros (materias primas, medicamentos, equipos, entre otros) solicitados al área de producción y despacho, y mantener el inventario actualizado. Responsabilidades: Velar por la disponibilidad de las materias primas necesarias para los procesos de producción.

Requerimientos El sistema busca apoyar todos los procesos realizados en la empresa, con el fin de lograr una gran reducción en el tiempo empleado por la empresa para las labores administrativas , adicionalmente cabe rescatar que la creación de un sistema de información controlado y solido, es una gran defensa contra los diversos fraudes administrativos que se pueden realizar.    Ámbito del  Sistema El sistema busca ayudar a MEDIUNAL a llevar un registro complete de todas las operaciones que realiza en su ejercer cotidiano.    Requisitos de Rendimiento Inicialmente el sistema debe soportar 25 usuarios usando la aplicacion simultaneamente. Atributos del Sistema El sistema busca un registro completo de las modificaciones realizadas, por ende cada usuario debe tener asignado un Usuario y una Contraseña, con el fin de que todas las acciones efectuadas queden ligadas a un responsable.

GRACIAS