DOCUMENTACION COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA UNIVERIDAD AUTONOMA SAN FRANCISCO CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERIA COMERCIAL Y FINANCIERA DOCUMENTACION COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA Sesión 13: “Documentos de comunicación administrativa” Docente: C.P.C. Elizabeth Medina Velásquez Ing. Claudia Barreda Flores

EL OFICIO Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

Membrete Nombre de Año Lugar y fecha Numeración Destinatario Asunto PART E S DE L OF I C O Membrete Nombre de Año Lugar y fecha Numeración Destinatario Asunto Referencia Cuerpo o texto Despedida Firma y posfirma Iniciales Anexo Distribución

Utilidad y Fines Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que lo emita. El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc.

Tipos de Oficio Oficio Simple o Directo: Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una felicitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales o deportivas. Tambien cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio. Oficio Múltiple Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razón las instituciones o dependencias tiene hasta el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, sólo para colocar cuando el caso lo requiera; además esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentación.

LA CARTA COMERCIAL La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales, o bien entre una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales, los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad. . A diferencia de las cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

Estructura de la Carta El encabezamiento El cuerpo El cierre

Las resoluciones ti LA RESOLUCIÓN Consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público, que tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia del servicio. Las resoluciones se dictan para cumplir las funciones que la ley encomienda a cada servicio público Las resoluciones tienen un enorme impacto en la actividad económica y social, pues tienen un grado de flexibilidad, oportunidad e información que la ley no puede tener, y en ese sentido la complementan.

EL MEMORANDO Conocido originalmente como memorándum, es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta. Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo.

EL MEMORANDO Área de Difusión El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro de una institución o empresa. Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación de los principios de simplificación administrativa y racionalización de recursos. Facultad para firmar memorandos La tienen todos los servidores o miembros de una institución o empresa, sin distinción alguna.

Partes del memorando El memorando tiene las siguientes partes obligatorias: Lugar y fecha Código Destinatario Asunto Cuerpo Despedida o antefirma Firma y posfirma "con copia" Pie de página. Y las siguientes complementarias: Membrete Nombre del año Referencia Sello Anexo  

CLASES DE MEMORANDO Memorando simple: Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Características: Comparte las mismas características con el oficio simple, pero con la diferencia que en el código lleva la palabra "memorando" como nombre del documento. .   Memorando múltiple: Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma simultanea, a varios destinatarios. Características: Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple, con la diferencia que emplea "memorando múltiple" como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de "memorando circular".

EL CONTRATO Es un acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en común entre dos o más personas, con capacidad (partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral. El contrato, en general, tiene una connotación patrimonial, incluso parcialmente en aquellos celebrados en el marco del derecho de familia, y es parte de la categoría más amplia de los negocios jurídicos. Es función elemental del contrato originar efectos jurídicos (es decir, obligaciones exigibles), de modo que a aquella relación de sujetos que no derive en efectos jurídicos no se le puede atribuir cualidad contractual.

LA CARTA NOTARIAL El notario cursará las cartas que los interesados le soliciten, a la dirección del destinatario, dentro de los límites de su competencia territorial, dejando constancia de su entrega o de las circunstancias de su diligenciamiento, en el duplicado que devolverá a los interesados. Asimismo, el Notario podrá cursar las cartas por correo certificado, a una dirección situada fuera del ámbito de su competencia territorial, agregando al duplicado que devolverá a los interesados, la constancia expedida por la oficina de correo. Por otro lado, el Notario no asume responsabilidad sobre el contenido de la carta, ni de la firma, identidad, capacidad o representación del remitente. Finalmente, el Notario llevará un registro, en el que anotará, en orden cronológico las cartas notariales, el que expresará: La fecha de ingreso El nombre del remitente y del destinatario La fecha del diligenciamiento.

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