Modificaciones en los sistemas y procesos de Daños Preguntas Frecuentes de la Fuerza Productora Octubre 2003

Contenido Contexto Objetivo Preguntas frecuentes Sugerencias

Contexto Las modificaciones en los sistemas y procesos son parte de las iniciativas estratégicas que GNP está llevando a cabo para apoyar el cumplimiento de los objetivos corporativos: Acercarnos más a nuestros clientes brindándoles el servicio que merecen Mejorar nuestra eficiencia operativa Incrementar nuestra rentabilidad 1 / 1

Objetivo Tal como te hemos mencionado, estamos realizando modificaciones a los sistemas y procesos que dan soporte a los negocios de Daños con el fin de poder ofrecer a nuestra Fuerza Productora los mejores niveles de servicio posibles. Actualmente, nos encontramos en la estabilización de dichas modificaciones, por lo que a la fecha has podido percibir diferencias tanto operativas (formatos) como de servicio (tiempos de respuesta) en los negocios de Daños. Durante este periodo de evolución, además de agradecer tu apoyo y compresión, queremos responder a las preguntas más frecuentes sobre la nueva forma de operar para agilizar y facilitar los trámites de la fuerza productora. 1 / 1

Preguntas Frecuentes Claves del Agente Comisiones Formatos Suscripción y Emisión Impresión Facturación 1 / 1

Sugerencias Con la idea de servirte mejor, te pedimos nos ayudes tomando en cuentas las siguientes sugerencias: Emplear los nuevos formatos para los trámites de emisión En el caso de productos de cotización o emisión automática (Polifam o Poliempresa express, declaraciones mensuales de transportes) te recomendamos realizar tus trámites a través del Centro de Servicio (Tele-express) con lo cual obtendrás un mejor nivel de servicio Canalizar cualquier error u falta de oportunidad en tus pólizas con el área de Seguimiento y Calidad a la clave de correo: segyc@gnp.com.mx 1 / 1

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Preguntas Frecuentes Claves del Agente ¿En el nuevo sistema cambia la clave de agente? En efecto, la clave de agente cambia para los negocios de Daños y ahora se define como código de intermediario. Se integra por la clave única del agente más el contrato del agente, por lo que ahora se cuenta con terminación 001 ó 002 . El código de intermediario aparece en la parte inferior de la carátula de la póliza. Actual: Clave única de agente => 40358 Contrato => 001 Con modificaciones: Código de intermediario => 40358001 1 / 4

Preguntas Frecuentes Claves del Agente ¿Qué significa la Unidad Productora que aparece en la Carátula de las Pólizas, Recibos y Facturas? La Unidad Productora es la Dirección de Agencia / Gerencia de zona u Oficina de Servicio a la que pertenece el agente. 2 / 4

Preguntas Frecuentes Claves del Agente ¿Cuál es mi clave o contraseña para tener acceso a Tele-Express ? Con la idea de que no tengas que manejar una clave de acceso y contraseña para hacer uso de Tele-express y otras diferentes para el portal, a partir de ahora en ambos casos la clave de acceso será la Clave Unica del Agente (CUA) y la misma contraseña. En caso de no contar o recordar tu NIP será necesario mandar un correo a nips@gnp.com.mx para generarte uno nuevo. 3 / 4

Preguntas Frecuentes Claves del Agente ¿Cuáles son los requisitos para un cambio de conducto? Los requisitos para un cambio de conducto son los mismos que se utilizaban anteriormente. Estas solicitudes para la línea de negocio de daños deberán ser canalizadas a través del correo expressd@gnp.com.mx o a tu oficina de servicio. Los requisitos para realizar la solicitud son los siguientes: Carta del asegurado pidiendo el cambio de conducto Copia de identificación oficial del asegurado Copia de identificación del nuevo agente Formato de traspaso de cartera con firma del agente, gerente de zona y funcionario de ventas. (solamente para trapasos totales de cartera) 4 / 4

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Preguntas Frecuentes Comisiones ¿El nuevo sistema permite compartir la comisión en una póliza? Sí, en el nuevo sistema se puede compartir comisiones especificando el porcentaje del riesgo con que participa cada productor. Sólo podrán participar agentes con cédula que acredite la venta del producto (no operan cartas convenio). En la impresión de la póliza y/o factura, sólo aparecerá el productor registrado como titular de la póliza, el cual se especifica en la solicitud. 1 / 2

Preguntas Frecuentes Comisiones ¿Los recibos y las pólizas no reflejan la comisión del agente, cómo puedo saber cuál es la percepción que me corresponde? En breve contarás con un documento, en el cuál se reflejarán tus comisiones, llamado nota de comisión. Por el momento nos encontramos trabajando para poder entregarte esta documentación lo más pronto posible. Esta nota de comisión reflejará tus comisiones relacionadas con cada recibo de la póliza. 2 / 2

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Preguntas Frecuentes Formatos ¿A qué se refiere el nivel de emisión de recibos que aparece en los formatos? 1 / 3

Formatos Nivel de Emisión de Recibo El nivel de emisión de recibos de la nueva solicitud se refiere al nivel de detalle y la forma en el cual se imprimirán tus recibos. Por ejemplo: Si seleccionas la opción de Riesgo, recibirás un recibo por cada riesgo (Objeto, ubicación o bien asegurado). Si seleccionas la opción de Póliza, tu recibo se imprimirá por el conjunto de riesgos (Objeto, ubicación o bien asegurado). Si seleccionas la opción de Póliza Padre (Carátula) se imprimirá por el conjunto de pólizas de dicha carátula. El nivel de detalle continúa en Subdivisión, División y Contrato. 1 / 3

Preguntas Frecuentes Formatos En el formato se hace referencia a un tipo de impresión individual o grupal, ¿cómo se refleja esto en una póliza? Este campo de la solicitud se refiere al tipo de administración de la póliza. La organización de la póliza impresa se refleja de la siguiente forma. En ambos casos se imprime carátula englobando primas de los “N” Objetos asegurados. Individual : Objeto asegurado Detalle por Objeto (Ubicación o Bien asegurado) Detalle de Coberturas Clausulado por Objeto Grupales : Objeto asegurado Detalle por Objeto (Ubicación o Bien asegurado) Detalle de Coberturas Clausulado por póliza 2 / 3

Preguntas Frecuentes Formatos En los formatos se observan campos a llenar para el contratante, datos de quien paga las pólizas (distinto del contratante) y datos del asegurado ¿A qué se refiere cada caso? 3 / 3

Formatos Campos de la solicitud A partir de ahora, podrás proporcionar diferentes datos personales para el contratante, para quien paga las primas y para el asegurado. Esto con el fin de cubrir la necesidad de los casos que requieran este tipo de opciones. Sin embargo, en la mayoría de los casos, estos datos son la misma persona, por lo que solamente tendrás que llenar los datos del contratante. 3 / 3

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Preguntas Frecuentes Suscripción y Emisión Intenté renovar una póliza vía portal y la órden de trabajo me fue rechazada con la leyenda “información incompleta, falta R.F.C”, con esta póliza tengo tres años y nunca había tenido ningún problema al renovarla, ¿por qué ahora sí? Por ley debemos emitir una factura junto con la póliza y cada factura debe contener el R.F.C. del contratante. Además, ésto tiene como objetivo contar con una base de datos completa de nuestros clientes y pólizas. 1 / 5

Preguntas Frecuentes Suscripción y Emisión Se comenta que en el sistema actual desaparecen los endosos y se manejarán versiones, esto no me queda claro, ¿en qué consiste específicamente? Cada vez que se realice un cambio a una póliza se genera una nueva versión actualizando el documento, por lo tanto, la última versión contiene todos los cambios realizados a esa fecha. Cuando se crea una póliza nueva nace con versión cero y este número se incrementa conforme se hacen modificaciones (altas, bajas, cancelación automática, rehabilitación, etc.). Al momento de renovar la póliza se mantiene el número de póliza y se genera como una nueva versión. Póliza: No. Póliza: 500090 No. Versión: 0 Primer cambio: No. Póliza: 500090 No. Versión: 1 2 / 5

Preguntas Frecuentes Suscripción y Emisión ¿En caso de que el giro del negocio no corresponda exactamente, en qué sección / campo de la póliza aparece? El giro del negocio se encuentra ligado a un catálogo en el sistema , por lo que en el caso de que no corresponda exactamente, el giro se describe a detalle en el campo de observaciones de la póliza. Al igual que alguna especificación de condiciones especiales de la póliza. 3 / 5

Preguntas Frecuentes Suscripción y Emisión Antes en transporte de mercancía se manejaban opciones ¿ahora como se maneja? El cambio mas significativo que consideramos en transportes es la eliminación de opciones en una póliza, el nuevo producto contempla póliza para cada combinación de medio de transporte, destino y mercancía. 4 / 5

Preguntas Frecuentes Suscripción y Emisión ¿La cobertura de riesgos hidrometeorológicos se incluye en extensión de cubierta? No, la cobertura de riesgos hidrometeorológicos no se encuentra amparada al contratar la cobertura de “extensión de cubierta”. Riesgos hidrometeorologicos es una nueva cobertura que se aplicará (con similitud de la cobertura de terremoto) en común acuerdo del mercado asegurador (cuotas, zonas, coaseguros, etc) que ampara todo daño ocasionado por agua y aire (huracán, inundación, granizo, etc). Actualmente GNP aplica la tarifa de riesgos hidromeorológicos, con el clausulado en desarrollo, al igual que las demás compañías de seguros para su registro en AMIS. 5 / 5

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Preguntas Frecuentes Impresión En ocasiones la ubicación del riesgo no aparece impreso en la carátula de la póliza, ¿cómo puedo solucionarlo? En algunas pólizas individuales con solamente un bien asegurado (objeto), este dato no aparecía impreso en la carátula. Actualmente ya se encuentra solucionada esta observación para los siguientes productos: Polifam Poli Empresa Incendio Estamos trabajando, para que en las próximas semanas se encuentre arreglado esta incidencia para todos los productos. 1 / 2

Preguntas Frecuentes Impresión En las pólizas de Daños, el tamaño de la letra y el teléfono de siniestros son muy pequeños. Adicionalmente las especificaciones no tienen un formato adecuado (no se respetan columnas y renglones). Estamos tomando en cuenta los comentarios que nos han hecho. Nos encontramos revisando el formato de las pólizas para cumplir con las necesidades del agente y del cliente. 2 / 2

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Preguntas Frecuentes Facturación En las pólizas actuales con pago fraccionado se recibe una factura por la anualidad, ¿esto es correcto? ¿ahora cómo se genera la facturación? En cumplimiento a lo estipulado en el articulo 32 de la ley del I.V.A., en pagos fraccionados se genera un comprobante fiscal (factura) por la anualidad, en la que se indica el número de parcialidades en que se aplicará el pago; adicionalmente se genera un recibo por cada parcialidad. La facturación se realiza de acuerdo a la prima de la nueva versión de la póliza y la factura se genera por el monto de la anualidad. 1 / 4

Preguntas Frecuentes Facturación ¿A que se refiere la fecha límite de pago que aparece en el recibo? Es la fecha límite de pago en el banco. Después de esta fecha el pago debe realizase en la oficina de servicio. 2 / 4

Preguntas Frecuentes Facturación ¿Cómo se realiza la generación de recibos subsecuentes? El nuevo sistema está diseñado para que 45 días previo al vencimiento, se impriman los recibos subsecuentes y puedan ser entregados a los agentes y a su vez al asegurado. 3 / 4

Preguntas Frecuentes Facturación ¿Cuáles son las diferencias en las notas de crédito en el nuevo sistema? A partir de ahora, la nota de crédito se maneja como un recibo negativo a partir de la fecha en que se realiza el movimiento de cancelación de pólizas o disminución de sumas aseguradas. Ahora contarás con una nota de crédito y una factura con el ajuste de la prima de la póliza. Este recibo se entrega al agente/cliente y con este documento podrá solicitar la devolución del dinero. 4 / 4

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Información del agente Código de Intermediario

Comisiones Comisión compartida

Comisiones Nota de Comisión

Formatos Versión

Formatos Unidad Productora

Facturación Factura anual

Facturación Fecha límite de pago.

Suscripción y Emisión Nota de observaciones

Facturación Nota de Crédito Versión 0

Facturación Nota de Crédito Versión 0

Facturación Nota de Crédito Versión 1 – Disminución de suma asegurada

Facturación Nota de Crédito Versión 1 – Disminución de suma asegurada

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