FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD TEMA 6 EL PROCESO CONTABLE

FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD TEMA 6 6. El Proceso Contable 6.1 CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE 6.1.1 Las operaciones económicas 6.2 FASES DEL PROCESO CONTABLE 6.2.1 Identificación de las operaciones 6.2.2 Recolección o captura de información 6.2.3 Clasificación y registro 6.2.4 Resúmenes intermedios 6.2.5 Estados financieros 6.3 Resumen del proceso contable

6.1 CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE Es el conjunto de actividades que permiten incorporar a la contabilidad y expresar a través de estados financieros las operaciones económicas de una organización.  

6.1.1 LAS OPERACIONES ECONÓMICAS Son los hechos carácter interno o externo, medibles en dinero, que afectan o modifican la situación financiera y/o los resultados financieros de una organización.  

6.2. FASES DEL PROCESO CONTABLE IDENTIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES 2. RECOLECCIÓN O CAPTURA DE INFORMACIÓN 5. ESTADOS FINANCIEROS 3. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO 4. RESUMENES INTERMEDIOS

6.2.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES La contabilidad debe incorporar la totalidad de las operaciones económicas que ocurran en una organización Operaciones basicas RUTINARIAS Operaciones de Apoyo TIPOS DE OPERACIONES NO RUTINARIAS

6.2.1.1. OPERACIONES RUTINARIAS Aquellas que se presentan de manera frecuente y uniforme en desarrollo de las actividades de la organización OPERACIONES RUTINARIAS Deben ser planificadas Planeación de Operaciones Donde se deben definir los aspectos relacionados con la incorporación de la información que ellas originan a la contabilidad.

6.2.1.1. Operaciones Rutinarias BÁSICAS Para la obtención de los bienes o servicios que constituyen el objeto social de la organización. Generalmente tienen usuarios o clientes externos OPERACIONES DE APOYO Su propósito es servir de soporte para la prestación de las operaciones básicas Pueden tener usuarios o clientes internos y externos

AQUELLAS CUYA OCURRENCIA NO ES FRECUENTE NI UNIFORME 6.2.1.2. Operaciones no Rutinarias AQUELLAS CUYA OCURRENCIA NO ES FRECUENTE NI UNIFORME Daños o pérdidas por casos fortuitos, Pérdidas por fallos judiciales, Adquisiciones o remodelaciones de instalaciones, Procesos de investigación para el desarrollo de nuevos productos ,etc.. Estas operaciones que igualmente deben ser incorporadas a la contabilidad, en algunas ocasiones requieren definirles procedimientos específicos.

6.2.1.3. Aspectos a Definir de las Operaciones QUE COMO CUANDO QUIEN INFORMACION REQUERIDA PARA EFECTUAR LOS ASIENTOS CONTABLES: ( Tipo y còdigo de la operaciòn, partes qie intervienen, Documentos, còdigos y claves que soportan la operaciòn, cuantìas, Fecha y hora de la operaciòn) COMO MECANISMOS A TRAVÈS DE LOS CUALES SE REPORTARÀ INFORMACIÒN A CONTABILIDAD (procesos en linea, transmiciones Periòdcas, entrega en medios magneticos, documentos impresos) PERIODICIDAD CON QUE SE ENTREGARA LA INFORMACIÒN A LA CONTABILIDAD. PUEDE SER DIARIA, SEMANAL, O MAXIMO MENSUAL. CUANDO FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR, REPORTAR O TRANSMITIR LA INFORMACIÒN. QUIEN DEFINIDOS EN MANUALES DE FUNCIONES Y DE CONTABILIDAD

6.2.2. Recolección o Captura de Información SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE A TRAVES DE LOS MEDIOS QUE PARA C/U DE LAS OPERACIONES SE DEFINA CAPTURA O RECOLECTA INFORMACIÓN RESPONSABLE DEBE ASEGURARSE QUE TODA LA INFORMACIÓN LLEGUE, CON LAS CONDICIONE DE: INTEGRIDAD, OPORTUNIDAD, CONFIABILIDAD

6.2.2. Recolección o Captura de Información LENGUAJE COMÚN (PROPIO DE LA OPERACIÓN) INFORMACIÓN TRADUCIDA A LENGUAJE CONTABLE (EN FORMA DE ASIENTOS DE CONTABILIDAD)

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información La información se clasifica y registra en asientos de contabilidad Esquema basado en el principio de la partida doble, que permite registrar hechos económicos de manera individual o colectiva, siempre que se trate de hechos homogéneos. ASIENTO DE CONTABILIDAD

6.2.3. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO DE LA INFORMACIÓN CAUSA EFECTO LA PARTIDA DOBLE Tiene dos convenciones que por si solas no tienen ningún significado: el debe y el haber. Estas convenciones adquieren significado cuando en ellas se registran las cuentas que permiten clasificar y resumir las transacciones u operaciones.

Cuenta T 6.2.3. Clasificación y Registro de la Información DEBE HABER El DEBE o cargo se coloca a la izquierda El HABER se coloca a la derecha.   Para realizar los asientos contables se combinan las convenciones debe y haber con las cuentas contables Las cuales pueden ser de las siguientes clases: de activo, de pasivo de patrimonio, de ingreso, de costo y de gasto.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información Se registran operaciones que afecten la situación financiera de la organización Activos Pasivos Patrimonio CUENTAS REALES O DEL BALANCE Cuentas Contables CUENTAS DE RESULTADO, DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS O NOMINALES Ingresos Costos Gastos Se registran operaciones que afectan los resultados financieros de la organización.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información   Las cuentas cumplen funciones similares a las de las cajillas de un ordenador, es decir, permiten agrupar en expresiones cortas operaciones económicas homogéneas, lo que finalmente conduce a que sea posible resumir en estados financieros todos las operaciones económicas de una organización.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO CAJA CTAS X PAGAR CAPITAL BANCOS OBL. FINANCI. UTILIDAD CTAS X COBRAR IMP. X PAGAR RESERVAS TOTAL INGRES. INGRESOS COSTOS Y GASTOS VENTAS FINANCIE. GASTOS SUELDOS SERV. PUBLICOS GASTOS FINANCIE. OTROS INVENTARIOS OBLIG. LABORA SUPERAVIT P.P.E TOTAL ACTIVOS TOTAL PASIVOS TOTAL PATRIMONIO

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información Reglas básicas para afectar las cuentas contables CUENTA DEBITO CRÈDITO ACTIVOS Cuando surgen o aumentan Cuando disminuyen o desaparecen PASIVOS PATRIMONIO INGRESOS cuando por alguna razón disminuyen o para cancelar su saldo al final del ejercicio COSTOS Y GASTOS cuando por alguna razón disminuyen o para cancelar su saldo al final del ejercicio.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información CUENTA REGISTRO CAJA Movimientos de existencias de dinero en efectivo. BANCOS Movimientos y disponibilidades en cuentas corrientes en entidades banacarias. INVENTARIOS Movimientos y existencias de mercancìas CUENTAS POR PAGAR Las obligaciones, pagos y saldos pendientes con acreedores

6.2.3.1. El Asiento Contable De la combinación de las convenciones debe y haber con las cuentas surge el asiento contable. Es la unidad mínima de registro de las operaciones o transacciones de una organización. En él se puede registrar una operación o un conjunto de operaciones homogéneas (de la misma operación) ocurridas en un período máximo de un mes. ASIENTO CONTABLE

6.2.3.1. El Asiento Contable -  Clase o tipo de transacción, con indicación de código de transacción si lo tuviere -  Fecha y hora de la transacción, esta última si la tuviere -  Documento que soporta la transacción, si existe, o los códigos y claves que sustentan la transacción en caso de transacciones electrónicas. -  Nombre y código de las cuentas que intervienen -  Valores débito y crédito que afectan las cuentas que intervienen   EL ASIENTO CONTABLE DEBE CONTENER LA SIGUIENTE INFORMACIÓN:

6.2.3.1. El Asiento Contable Ejemplo: FECHA Y HORA CÓDIGO CUENTA El 24 de septiembre a las 2:30 de la tarde se compra un computador por $2.500.000 según Comprobante de egreso No 1355. Se paga con cheque del Banco de CREDITO No 154698. FECHA Y HORA CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO Septiembre 24 2:30 p.m. Equipo de computo Bancos Para registrar la compra de un computador IBM, según C.E. 1355 2.500.000

6.2.3 Resúmenes Intermedios Dejar una memoria histórica de las operaciones que efectúa una organización A partir de los asientos contables se realiza un proceso gradual de resumen de la información Producir los estados financieros que permiten informar a usuarios internos y externos acerca de los recursos, sus usos, su relaciones de propiedad, el resultado de las operaciones y los cambios en los recursos. OBJETIVOS Los asientos contables se registran en dos clases de libros: libros auxiliares y libros principales.

6.2.3 Resúmenes Intermedios Se llevan para cada una de las cuentas, tanto de balance como de resultado. Permiten registrar para cada cuenta cada uno de los movimientos débito y crédito que la han afectado durante un período, e igualmente las variaciones que con motivo de estos movimientos presenta el saldo.   LIBROS AUXILIARES. Permiten el resumen de las operaciones a partir de los asientos contables. Libro Diario Columnario LIBROS PRINCIPALES. El Libro Mayor y Balances.

6.2.3 Resúmenes Intermedios Libro Mayor y Balances   Permite para cada cuenta confrontar el saldo de inicio de un período con el movimiento de ese mismo período para obtener del final del período. El movimiento se obtiene de la información que se traslada del libro Diario Columnario. El Libro de Mayor y Balances es la fuente para elaborar el Balance General y el Estado de Resultados.

6.2.3 Resúmenes Intermedios Asientos de cierre o de cancelación de cuentas de resultado   Como paso previo a la elaboración del los estados financieros se deben cancelar las cuentas de resultado o de ganancias y pérdidas. El procedimiento de cancelación es el siguiente: A las cuentas de resultado que presenten saldo débito (las de costos y gastos) se las hace un registro crédito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. Costos y Gastos DEBE HABER XXX

6.2.3 Resúmenes Intermedios A las cuentas de resultado que presenten saldo crédito (las de ingresos) se les hace un registro débito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. Ingresos DEBE HABER YYY La diferencia entre el registro débito y el registro crédito es el resultado del ejercicio (utilidad o pérdida). Si los ingresos son mayores a los gastos hay utilidad, en caso contrario hay pérdida. Perdidas y Ganancias DEBE HABER XXX YYY Utilidad Pérdida

6.3. RESUMEN DEL PROCESO CONTABLE REGISTROS AUXILIARES AREAS OPERATIVAS LIBROS AUXILIARES CONTABLES AREAS Y/O CONTABILIDAD BALANCE GENERAL ASIENTOS CONTABLES OPERACIONES RUTINARIAS REG. POR GRUPOS DE OPERACIONES HOMOGENEAS LIBRO MAYOR Y BALANCES OPERACIONES LIBRO DIARIO COLUMNARIO ESTADO DE RESULTADOS CONTABILIDAD ASIENTOS CONTABLES OPERACIONES NO RUTINARIAS REGISTRO INDIVIDUAL DE OPERACIONES OTROS INFORMES LIBROS AUXILIARES CONTABLES REGISTROS AUXILIARES AREAS OPERATIVAS