ADMINISTRACION DOCUMENTAL

ARCHIVO Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte Material, acumulados en un proceso natural por una persona o Entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, Conservados respetando aquel orden para servir como testimonio E información a la persona o institución que los produce y a Los ciudadanos, o como fuentes de la historia

DOCUMENTO Registro de información recibida o producida por una Entidad o persona en razón de sus funciones o de Sus actividades que tiene valor: Administrativo Fiscal Legal Científico Económico Histórico Cultural Técnico

ARCHIVO PUBLICO: Pertenecientes a entidades oficiales y los que se derivan de la Prestación de un servicio público por entidades privadas. ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO Por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Fines de los archivos Importancia de los archivos Institucionalidad e instrumentalidad Responsabilidad Dirección y coordinación Administración y acceso Racionalidad Modernización Función de los archivos Manejo y aprovechamiento de los archivos. 11. Interpretación PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Conjunto de instituciones articuladas entre sí, que posibilitan La homogenización y normalización de los procesos Archivísticos, promueven el desarrollo de los centros de Información, salvaguarda el patrimonio documental y el Acceso de los ciudadanos a la información y documentación. Archivo General de la Nación. Orientador y coordinador Archivos de entidades del estado, diferentes niveles Archivos privados De acuerdo a planes y políticas de Mincultura

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS Archivo General de la Nación Archivo General del Departamento Archivo General del Municipio Archivo General del Distrito JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA

Archivos de: Entidades de orden nacional Entidades de orden departamental Entidades de orden distrital Entidades de orden metropolitano Entidades de orden municipal Entidades de orden local Nuevas entidades territoriales que se Creen por ley. Territorios indígenas, que se crearán Cuando la ley los desarrolle. ARCHIVOS TERRITORIALES

Archivos de: La Rama Ejecutiva La Rama Legislativa La Rama Judicial Los Organismos de Control Los Organismos Autónomos ORGANIZACIÓN DEL ESTADO

OBLIGATORIEDAD CREAR LOS ANTERIORES ARCHIVOS. Art. 10. *El estado está obligado a: la creación organización, preservación control Procedencia orden original

SERVIDORES PUBLICOS Al desvincularse debe entregar los Archivos debidamente inventariados. Velar por la integridad, autenticidad Veracidad y fidelidad de la información, Responsables de la organización y Conservación y de la prestación de los Servicios archivísticos. Rigurosa ética profesional C.P. Art. 15, Valores de la sociedad que les confía Esta misión.

FORMACION DE LOS ARCHIVOS ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

ARCHIVISTICOS Producción O recepción Distribución Disposición final PROCESOS ARCHIVISTICOS Recuperación Consulta Organización

SALIDA DE DOCUMENTOS Motivos legales, Salida temporal, DOCUMENTOS Entidades del Estado. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Medidas: integridad, Seguridad, reintegro, Conservación. Motivos legales Procesos técnicos Exposiciones DOCUMENTOS HISTORICOS

APLICACION A todo tipo de información en forma de Mensaje de datos, salvo: Obligaciones del Estado por Convenios o tratados internacionales Advertencias escritas que por disposición Legal deban ir impresas, por el riesgo que Implica su comercialización o uso.

MENSAJE DE DATOS La información generada, enviada, recibida, Almacenada, comunicada por medios electrónicos Ópticos o similares, como pudieran ser, el Intercambio electrónico de datos, (EDI), internet, Correo electrónico, telegrama, télex, telefax.

FIRMA DIGITAL Valor numérico adherido al mensaje de datos, Vinculado a la clave del iniciador y al texto. Atributos para que sea válida como firma Manuscrita: Es única a la persona que la usa Es susceptible de ser verificada Está bajo el control exclusivo de quien la usa Esta ligada a la información o mensaje, si éstos son cambiados la firma se invalida * Conforme a las reglamentaciones del Gobierno.

ENTIDADES DE CERTIFICACION Personas jurídicas Cámaras de Comercio Públicas Privadas SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE GESTION

ORDENACION DOCUMENTAL Ubicación física de los documentos dentro De las respectivas series y unidades Documentales en el orden previamente Establecido.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Apertura de series documentales. Organización del archivo de gestión Ordenación de series, expedientes y tipos documentales. La codificación de las series la coloca la Empresa de acuerdo a la organización.

220.05 INFORMES 220.0501 Informe de Gestión 220.0502 Informe institucional Informe institucional 2001 Informe institucional 2002 220.0504 Informe de Actividades Informe de actividades de Enero de 2002 Informe de actividades de Marzo de 2002 220.13 ACTAS 220.1303 Actas de Comité Directivo Actas de Comité Directivo de 2000 Actas de Comité Directivo de 2001 220.17 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 220.1701 Anteproyecto de Presupuesto de Inversión 220.1702 Anteproyecto de Presupuesto de Funcionamiento

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Proceso archivístico mediante el cual se transfiere Sus series documentales al archivo central. PASOS METODOLOGICOS Tenga en cuenta la fecha programada en el Calendario de transferencia. Solicite asesoría al Grupo de Archivo. Seleccione los expedientes de las series y Subseries documentales que deben transferirse.

Realice la selección natural. Retire: Impresos o publicaciones periódicas formatos hojas en blanco borradores copias y fotocopias; cuando no hagan parte integral del expediente. Ordenación de tipos documentales: se coloca uno tras otro. Foliación: El 1 al documento más antiguo y el número mayor al documento más reciente.

San José del Guaviare, _________ de__________ de 2002 En la fecha fueron retirados de este expediente los Folios números ____________________ los cuales se Eliminaron por motivos de selección natural ya Que carecían de valor para la administración. Nombre y firma del funcionario responsable de la Dependencia. Elabore esta nota si fue necesario la selección, Ubíquela al inicio de la carpeta y consigne la nota en El inventario para transferencia documental.

Ordene los expedientes por año y en secuencia. Utilice carpetas desacidificadas. Proceda a enumerar las carpetas de 1 hasta n, Tantas carpetas vaya a transferir. En la solapa (vértice superior izquierdo, parte exterior de la carpeta) consigne los siguientes datos (utilice lápiz de mina negra):

Carpeta No. 1 caja_______ 220.0502 OFICINA PLANEAMIENTO ARCHIVISTICO INFORME Institucional 2001 01-01-02 a 01-12-31 55 folios

Ubique las carpetas en cajas para archivo. Siga el orden ascendente de la numeración. 1 2 3 4

Consigne los datos exigidos en los espacios que vienen impresos en la caja para archivo. CAJA No. Deje este espacio en blanco DEPENDENCIA: Nombre de la dependencia que transfiere SERIE: Nombre de la serie contenida en la caja. FECHA: Fechas extremas de los documentos allí contenidos.

INVENTARIO PARA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL NOMBRE DE LA EMPRESA INVENTARIO PARA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL REGISTRO DE ENTRADA AÑO MES DIA NT UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION GENERAL ORICINA PRODUCTORA: OFICINA PLANEAMIENTO 01 12 23 001 No. De orden NOMBRE DE LS SERIE O CONTENIDO UNID. CONS. FECHAS EXTREMAS INICIAL FINAL AÑO MES DIA NO. FOLIOS SIGNATURA ARCH. CEMTRA Código

PRESTAMO DE DOCUMENTOS Ficha de afuera NOMBRE DEL USUARIO FECHA RETIRO FECHA DEVOLUC DOCUMENTO No. FOLIOS FIRMA Anteproyecto de Presupuesto de Inversión para 2002 54 Carlos Pérez Jefe de Presu- puesto 01-12-12 01-12-13

COMPONENTES DE LA GESTION DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN: Políticas, normas, programas. DOCUMENTOS: Soportes, Trámite, Tipos documentales, Clasificación, Ordenación, Valoración, Acceso. TECNOLOGIA: Arquitectura de Red. USUARIOS: Internos y Externos.

PRODUCCION TRAMITE UTILIZACION ARCHIVO TOTAL CLASIFICACION DESCRIPCION DISPOSICIÓN FISICA VALORACION ORDENACION

PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS Proceso archivístico sistemático Encaminado al eficiente, efectivo y racional Manejo y organización de la documentación Producida y recibida por una entidad, desde Su origen hasta su destino final, con el Objeto de facilitar su producción, trámite, Clasificación, ordenación, descripción, Utilización y conservación.

OBJETIVOS - P.G.D. Racionalización y normalización de la documentación. Manejo integral de la información. Evaluación y valoración de documentación Simplificación de trámites Normalización de tareas archivísticas. Modernización administrativa. Universalización de la información.

PRODUCCION DOCUMENTAL Recepción o generación de documentos en Una unidad administrativa en cumplimiento De sus funciones específicas. Documentos facilitativos Documentos sustantivos

DOCUMENTOS FACILITATIVOS O COMUNES: Son los que sirven de apoyo a las funciones de una institución. DOCUMENTOS SUSTATIVOS O CARACTERÍSTICOS Son los que sirven a las funciones para las Cuales existe la institución.

TRAMITE DOCUMENTAL Recorrido que surte un documento desde Su producción hasta su disposición final, En cumplimiento de una función Específica y para lograr un propósito Común.

CLASIFICACION DOCUMENTAL Labor intelectual mediante la cual se Identifican y establecen las series que Componen cada agrupación documental (fondo, sección) de acuerdo a la estructura De la entidad.

VALORACION DOCUMENTAL Proceso mediante el cual se determinan Los valores primarios y secundarios de Los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases Del Archivo.

SELECCIÓN DOCUMENTAL Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación bien sea para su eliminación o su conservación total o parcial.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ES UNA HERRAMIENTA ARCHIVISTICA QUE PERMITE AGRUPAR LA DOCUMENTACION DE ACUERDO CON LAS FUNCIONES PROPIAS DE CADA DEPENDENCIA Y ESTABLECER UN TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA FASE DE FORMACION DEL ARCHIVO

PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Primera Etapa Investigación preliminar sobre la institución y sus Fuentes documentales: Compilación de la información institucional (estructura orgánico - funcional) Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas Relativas a creación y cambios estructurales de la entidad. Estructura interna de la entidad, funciones y manuales de procedimientos. Organigramas. Reglamentación de archivo de la entidad.

Segunda Etapa Entrevista con los productos de los documentos a nivel Institucional. Identificación y definición de unidades documentales. Establecimiento de flujos documentales en cada oficina. Valoración primaria de la documentación. Segunda Etapa Análisis e interpretación de la información recolectada Conformación de las series con sus respectivos tipos documentales. Valoración y selección documental. Elaboración de propuestas de tablas de retención documental

SISTEMAS DE ORDENACION ARCHIVISTICA 1,2,3,4, A,B,C,D, NUMERICO SIMPLE Acosta Jorge Barrera Luis Martínez Felipe Zea Elvira ALFABETICO GENERAL 01- Abril 2002 05- abril 2002 13- abril 2002 CRONOLO- GICO ONOMASTICO SALA 1 SECCION B ESTANTE 6 BANDEJA 3 NUMERICO ALFABETICO METODO TOPOGRA- FICO ASUNTOS O MATERIA ACTAS CONTRATO INFORMES HISTORIA LABORAL CONVEN- CIONAL DECIMAL 1 1.1 1.2 2. 2.1. 2.1.1. GEOGRA- FICO MAC BEE ARMENIA CALI IBAGUE TUNJA

CONSERVACIÓN PREVENTIVA Conjunto de medidas adoptadas para garantizar La integridad física de los documentos. FACTORES DE ALTERACIÓN: AMBIENTALES: Temperatura Humedad Luz Polvo

BIOTICOS: Microorganismos Hongos y bacterias Insectos: Pescadito de plata Termitas, hormigas blancas y comején. Piojos de los libros y del polvo Escarabajos o carcoma de madera Polilla o mariposa nocturna Cucaracha Roedores: Ratones

DESASTRES: Incendios Terremotos Inundaciones ANTROPOGÉNICOS: Depósito, mantenimiento y manipulación. Vandalismo COMPOSICIÓN DE LOS MATERIALES Celulosa, pegante MATERIALES INESTABLES: tintas ácidas, adhesivos.

CONDICIONES AMBIENTALES CONSERVACIÓN DE MATERIAL Material documental: Soporte papel: T°= 15 a 20°C y H.R: 45% a 60 % Fotografía: T° 15 a 20°C y H.R = 40% a 50% Medios magnéticos: T° 14 a 18°C, H.R.= 40 a 50 % Microfilm: T° 17 a 20°c y H.R. 30% a 40%

DEPOSITOS Ubicación: humedad. Contaminantes, atentados. Aspectos estructurales: carga 1200 k|mt2. antifuego. Capacidad de almacenamiento. Distribución: zonas de trabajo Mobiliario para otros soportes. Luz Ventilación Seguridad Mantenimiento

E-mail: agnnal@attglobal.net Pág WEB: www.archivogeneral.gov.co