Natalia Cantillano Mora Javier Gómez Jiménez Sistemas de clasificación: ventajas y desventajas: un estudio comparativo Natalia Cantillano Mora Javier Gómez Jiménez

Contenidos Definición del concepto de clasificación 1 Sistemas de clasificación 2 4 Ventajas y desventajas de los sistemas de clasificación 3 Definición del concepto de clasificación 1 Identificación documental

Clasificación Definición Proceso que consiste en dividir los fondos en clases específicas, siguiendo características definidas. Esta división debe ser: Jerárquica: de la general a lo particular. Teniendo presente los principios de procedencia y del orden original. Es una radiografía de la realidad institucional (contexto) que permite dilucidar las relaciones entre los productores y los documentos.

Identificación Documental Consiste en Revisión de todas las fuentes de información necesarias que permitan obtener un conocimiento exhaustivo de la institución productora. Investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se basa la estructura de un fondo.

Identificación Documental Reseña Histórica Adm. Objetivos Políticas Funciones Subfunciones Actividades Pasos Tipología clases documentales Trámite documental

Identificación Documental Preguntas ¿Quién lo ha producido y cuándo? ¿Con qué objetivo? ¿A quién se destina? ¿En qué circunstancias? ¿En el esquema de qué procemidmiento? ¿Cuando y cómo se ha recibido?

Las acciones y la clasificación funcional Funciones Actividades Tràmites Serie documental

Las acciones y la clasificación funcional Clases = funciones de la entidad División jerarquía. Se basa en dos principios de clasificación. Identificación previa de competencias y funciones según el marco normativo Elaboración de clases jerarquizadas de las funciones

Ventajas de la Clasificación Funcional Funciones Marco Normativo Mayor objetividad Estabilidad en el tiempo.

Desventajas de la Clasificación Funcional El cuerpo del texto normativo carece de precisión, mezcla sin diferenciar las actividades, los asuntos y las competencias. Identificación de las funciones se convierte en una tarea complicada, la cual requiere de un profundo análisis del contexto institucional.

Desventajas de la Clasificación Funcional Más que desventajas, dificultades: Construcción parte de funciones actuales. Transferencia de funciones a otras entidades, división de organizaciones o absorción de una o varias instituciones en otra.

La estructura orgánica y la clasificación orgánica Organización-relaciones jerárquicas- actividades. Producción de series documentales ligada al organigrama. Principio de procedencia.

La estructura orgánica y la clasificación orgánica Sistema de clasificación orgánico Subdivisiones-organigrama institucional. Documentos reflejan la organicidad. Necesidad del enfoque orgánico.

Sistema de clasificación orgánico Fácil elaboración Ventajas Sistema objetivo Más sencillo de aplicación en los archivos de gestión

Desventajas Sistema Orgánico Dificultad cuando la organización es muy compleja No brinda estabilidad a través del tiempo Ruptura de la continuidad de las series documentales Sistema rígido, poco flexible

Los asuntos o materias y la clasificación temática No dependen directamente de la entidad. Relacionados con la percepción que se tenga de la organización. Percepción de las actividades.

Los asuntos o materias y la clasificación temática Sistema de clasificación temático Realizar un análisis de los contenidos de los documentos. Sistema se basa en principios a posteriori. Depende de la experiencia del personal administrativo.

Sistema de clasificación temático Ventajas Prioridad es mantener unidos todos los documentos vinculados. Desventajas Confusión con el nombre de organismos. Impreciso sin un vocabulario controlado. Sistema subjetivo

Sistema de clasificación ORFUAS Combinación de los tres sistemas con el fin de aprovechar sus ventajas. Combinación de lo orgánico, con lo funcional. Poca claridad en la definición de los elementos de clasificación.

Elección del sistema Debe ser estable. La clasificación debe perdurar en el tiempo. Debe ser objetivo. No depender del criterio del archivista. Debe respaldarse en la naturaleza de los documentos.

Conclusiones Recuperación de protagonismo. ISO 15489, MoReq, ISDF Indispensable: identificación documental. Clasificación como proceso base de las demás tareas archivísticas. Proceso de validación en la institución. La elección de un sistema depende del entorno de la organización.

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