CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERIA COMERCIAL Y FINANCIERA Docente: C.P.C. C.Elizabeth Medina Velásquez Ing. Claudia Barreda Flores DOCUMENTACION COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA SESIÓN 3: “Enfoques de sistemas en la Administración Documentaria” UNIVERIDAD AUTONOMA SAN FRANCISCO

A D M I N IS T R A CI O N D O C U M E N T A RI A Conjunto de técnicas y conocimientos utilizados para la confección, tramite, seguridad y archivo de la documentación que constituye la correspondencia de la institución. Con dicho propósito es ineludible estar informado sobre los contenidos de las disposiciones que norman y regulan la estructuración de los documentos, así como: Para ello se requiere que el personal encargado de manipular la documentación, se encuentre debidamente preparado y capacitado, de tal manera que la información documentada llegue: Tramitación Técnicas de archivo Medidas de seguridad Que garanticen su eficiencia en el manejo y guardianía de la documentación Seguridad En forma oportuna En la mejor calidad En menor tiempo posible

A D M I N IS T R A CI O N D O C U M E N T A RI A Exige el conocimiento y dominio de otros temas como la ofimática, la redacción, la ortografía y el sistema de seguridad aplicable en la confección, trámite y archivo de la documentación. Es de vital importancia saber las normas básicas para la estructuración de los diversos tipos de documentos que se usan en la institución; tales como: Manuales Ordenanzas Partes Directivas Informes Memorándums Oficios Solicitudes Memorias Papeletas de Tramite Mensajes Actas

FUNDAMENTOS GENERALES La teoría de la organización y la práctica administrativa, han experimentado cambios sustanciales en años recientes. El enfoque de sistemas, es un marco de referencia, para la integración de la teoría organizacional moderna.

SISTEMA  Es un conjunto organizado de cosas o partes, interactuantes e interdependientes,, que se relacionan formando un todo unitario y complejo.  Componentes: Entradas Procesos Salidas

ENTRADAS Son los ingresos del sistema y pueden ser: Aleatoria Retroacció n En serie Es el resultado o la salida de un sistema anterior. Es la reintroducc ión de una parte de las salidas del sistema, en sí misma. Es decir, al azar, donde el término “azar”, se utiliza en el sentido estadístico.

Es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser: PROCESO Una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, o un trámite documentario. En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre, como se efectúa esa transformación..

SISTEMA “Caja blanca” “Caja Negra” Con frecuencia el procesador puede ser diseñado por el administrador No se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque ésta transformación es demasiado compleja.

Son los resultados que se obtienen de procesar las entradas SALIDAS Al igual que las entradas, éstas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información Las salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.

Es un conjunto de partes e interrelaciones que se encuentran estructural y funcionalmente en un sistema mayor y posee sus propias características. En la misma definición de sistema, solo que se hace referencia a los subsistemas que lo componen, cuando se indica que el mismo esta formado por partes o cosas.

SUBSISTEMAS Variables Es cada elemento que compone o existe dentro de los sistemas y subsistemas Según el proceso y las características del mismo, asumen comportamientos diferentes dentro del mismo proceso, de acuerdo al momento y las circunstancias que las rodean. No todas las variables tienen el mismo comportamiento

SUBSISTEMAS Centralización Descentralización  Un sistema se dice centralizado, cuando tiene un núcleo que comanda a todos los demás, y éstos dependen para su activación del primero, ya que por sí solos no son capaces de generar ningún proceso.  Son aquellos donde el núcleo de comando y decisión, está formado por varios subsistemas. En dicho caso el sistema no es tan dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemas que actúan de reserva, y que sólo se ponen en funcionamiento, cuando falla el sistema que debería actuar en dicho caso.

Es el conjunto de elementos orgánicos, normativos y técnicos que debidamente interrelacionados, permiten el funcionamiento de los diversos procesos que desarrolla la empresa en el área administrativa, operativa, logística, técnica y otras, en sus diferentes niveles.

FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS El funcionamiento de un sistema administrativo está orientado a alcanzar los objetivos mediante un enfoque sistémico y armónico que interrelacione eficientemente los elementos orgánicos, recursos y normatividad que correspondan a un determinado campo de acción institucional.

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS Una organización, es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio, que es la sociedad con la que interactúa, influyéndose mutuamente. Subsistemas que forman la Empresa: Subsistema psicosocial Subsistema técnico Subsistema administrativo

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS Está compuesto por individuos y grupos en interacción. Se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas. Subsistema psicosocial Subsistema técnico

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS Relaciona a la organización con su medio, y establece los objetivos. Subsistema administrativo

LA ENTIDAD COMO SISTEMAS La importancia de considerar la entidad como sistemas, radica en que la documentación debe ser adecuada y completa, referida a una aplicación que se desea implementar, mantener y actualizar en forma satisfactoria.

 El Sistema de Gestión Documentaria “SGDi”, está diseñado específicamente para atender las necesidades de entidades públicas, y ha sido elaborado en base a la normatividad vigente, en materia de procedimientos administrativos para el sector público.

 Que se ejecuta en ambiente Cliente-Servidor, en una red local.  Que se ejecuta en un Servidor Web de la empresa, para interactuar por Internet. Subsistema SGDa, Subsistema SGDb,

PROCESOS DEL SISTEMA DOCUMENTARIO “SGDi” Generación y Registro de Documentos (Cartas, Oficios, Memos, etc.) en cada área interna de la empresa Gestión de los documentos internos (entre dependencias o áreas internas de la entidad, intranet). Gestión de los documentos recibidos de terceros, sea documento físico o virtual por Internet. Gestión de los documentos emitidos por las dependencias de la entidad hacia terceros (Clientes, Proveedores o otras áreas externas)