Agenda: II.3.- Operación y evaluación Comercialización de Software Unidad 2.- Costeo de Operación de Servicios Informáticos Agenda: II.3.- Operación y evaluación

Administración Financiera El objetivo del proceso de administración financiera es la administración sólida de los recursos monetarios como apoyo de los objetivos de la organización. Los datos financieros aportan el lado de gastos (o costos) de la ecuación de la toma de decisiones respecto a los cambios en la infraestructura, los sistemas, la plantilla o los procesos de TI. Un proceso de administración financiera que funcione correctamente ayuda a los administradores de TI a tomar decisiones mejor fundadas para la planeación y las inversiones de TI. Las metas y los objetivos de la administración financiera deben poder contabilizar por completo el costo de los servicios de TI, atribuir los costos a los servicios prestados a los clientes de la organización para poder recuperar esos costos, ayudar en la toma de decisiones comprendiendo el costo de los servicios de TI y proporcionar modelos de negocio con el fin de que los cambios de los servicios de TI se basen en una sólida comprensión de los costos implicados.

Administración Financiera Una adecuada administración financiera del departamento de TI ofrece una administración con visibilidad de los costos informáticos. La visibilidad de los costos aporta ventajas, entre ellas: TI ofrece servicios dentro de los presupuestos que se negocian con los clientes. Es posible hacer un seguimiento y comprender los costos de ofrecer un nivel acordado de servicio. El departamento de TI puede hacer el seguimiento de los costos e informar acerca de su origen a los clientes y a la dirección ejecutiva. Se cobra un precio justo por los servicios prestados a los clientes y esos precios son más predecibles. El departamento de TI es capaz de comparar el costo de ofrecer servicios con los costos que facturan los proveedores externos. Los datos de costos correctos ayudan a la unidad de negocio en la preparación de ofertas y propuestas precisas y realistas. Es necesario disponer de datos de costos precisos para optimizar las operaciones

Operación Para alcanzar un manejo efectivo de los costos, se debe entender la estructura y analizar los costos involucrados. A continuación veremos un modelo que utiliza ambas vistas: funcional se trata de los costos asociados con las funciones de un negocio de IT categoría etiqueta los costos con los identificadores específicos que normalmente reflejan un conjunto de categorías de costos ya sea relacionados con la gente o no. Ambas vistas son esenciales para entender, monitorear y administrar los costos.

Vista Funcional

Vista por Categorías Este es reporte financiero tradicional. Los administradores están familiarizados con categorías comunes de costos como salario, renta y viajes pero probablemente no estan conscientes de otras categorías de costos.

Preguntas básicas de costos La información reportada en categorías llenas de sentido, a traves del tiempo, permite a los administradores contestar las tres preguntas que posee el manejo efectivo de los costos: En qué se está ganando el dinero? Cuánto dinero se esta gastando? Como ha cambiado esto?

Ejercicio Elabora un presupuesto de operación para una empresa de Tecnologías de Información Dividir en dos equipos Elaborar un presupuesto en excel que incluya los siguientes grandes rubros: Presupuesto de Software Software para la relación con clientes y proveedores. Hace referencia a automatización de la fuerza de ventas, manejador de contenidos, gestión de la relación con el cliente, sistemas de comercio electrónico, sistemas de flujo de trabajo, etc. Software de negocio transaccional .- Engloba sistemas empresariales, software para la gestión de la cadena de distribución, software de contabilidad o logística, para la gestión de mantenimiento y recursos humanos. Software de negocio no transaccional- Contiene la documentación electrónica, gestión del conocimiento, groupware, software de oficina e inteligencia de negocios. Software de soporte e infraestructura de TI- Incluye, por ejemplo, administrador de bases de datos, ambiente de desarrollo de aplicaciones, middleware, seguridad, servidor de aplicaciones, sistemas operativos, etc.

Presupuesto de Hardware Elabora un presupuesto de operación para una empresa de Tecnologías de Información Presupuesto de Hardware Hardware de escritorio .-Comprende computadores de escritorio, notebooks, impresoras, proyectores, PDAs, etc. Hardware de sistemas centrales Agrupa servidores y dispositivos de almacenamiento, respaldo y seguridad. Hardware de redes.-Hace referencia a redes inalámbricas, routers yswitches, aparatos de telefonía IP, etc.

Presupuesto de Servicios Externos servicios Tecnológicos.- Comprende virtualización, almacenamiento centralizado, data center, housing, cableado estructurado, hosting y servicios de impresión. Servicios Operacionales .- Está compuesto por outsourcing de personal, mesa de ayuda y soporte, operación de redes y servicio técnico. Servicios de Conocimiento .- Incluye auditoría de seguridad, capacitación, e- learning, certificación, asesoría y consultoría, implantación y parametrización de ERP u otro software. Servicios de Desarrollo (software) - Hace mención tanto al desarrollo a la medida de aplicaciones y diseño de sitios Web como a la mantención e integración de aplicaciones. Servicios de Redes.- Engloba enlaces dedicados y conexiones a Internet, entre otros. Items Presupuestarios Adicionales Personal interno de TI Incluye, además de las remuneraciones, gastos de representación, viajes, bonos de capacitación, entre otros. Insumos .- Papel, toner, CDs, entre otros. Otros .- Por ejemplo, arriendo o compra de oficinas, mantención de instalaciones y equipos asocia dos (aire acondicionado, entre otros), eventos internos, etc.

Costos de los componentes clave del servicio.

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Ejemplo de estudio Septiembre 2002. En un estudio realizado a ejecutivos responsables por la TI en sus empresas, se determinó la distribución del presupuesto del área en cada componente con la siguiente participación: 30% Salarios y beneficios 22% Equipos y compra de Tecnología 20% Aplicaciones 9% Consultoría en TI y Outsourcing 8% Investigación y Desarrollo 11% Otros