Análisis de la Empresa Sonia Morales Espitia

AREA DE ARCHIVO La misión del área de Archivo es custodiar y conservar los documentos mediante un adecuado sistema de clasificación y ordenación, para facilitar la búsqueda y recuperación posterior de los documentos. La administración del Archivo está integrada por los siguientes procesos: · Recepción de documentos · Ordenamiento de expedientes · Creación de Expedientes · Integración de Documentos · Prestamos Documentales · Devoluciones Documentales · Disposición Final en la Estantería · Digitalización

PROCESO DE RECEPCIÓN Doc. Remitidos Doc. Generados

Que es? El proceso de Correspondencia de Entrada o recepción de documentos contempla los pasos necesarios para que un documento que llega a la Federación Nacional de Cafeteros y/o Almacafé S.A. sea entregado al usuario destino correspondiente PROCESO DE RECPCION DE LOS DOCUMENTOS

La Empresa cuenta con un Sistema Documental llamado SIDOC, es un aplicativo desarrollado en el lenguaje LOTUS para la administración de correspondencia Institucional física y digital al cual se accede a través del LOTUS NOTES. ROLES   Para la administración de la correspondencia se puede acceder al SIDOC como ASIGNADOR, INVITADO y USUARIO.  ASIGNADOR: Es el responsable en cada área de la recepción física y/o digital de los documentos enviados desde correspondencia y quien delega la responsabilidad de tramitar un documento a otro usuario, para que el nuevo dueño del documento lo tramite o delegue la responsabilidad a otro usuario PROCESO DE RECPCION DE LOS DOCUMENTOS

Cuales son sus principales actividades? Verificar que la información este completa. Que los Documentos correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad. Recibir comunicaciones y documentos Realizar la radicación y el registro de lo recepcionado con el propósito de dar inicio a los tramites correspondientes. Verificación y confrontación de folios , copias, anexos y firmas Generar una constancia de recibo (Consecutivo SIDoc) Elaboración Planillas de Entrega.

AREA DE ARCHIVO Área encargada de la Organización de los Documentos El modulo de archivo de nuestra empresa es parte fundamental del Programa de Gestión de la Información de FNC es la herramienta que nos facilitara las solicitudes de archivo así como las entregas del mismo evitando perdidas en las transferencias documentales, cambios de nombre y la garantía de obtener la traza que va dejando una unidad documental desde que se solicita en préstamo hasta que se devuelve.

Préstamo de documentos Para acceder al préstamo de cualquiera de las unidades documentales custodiadas por el área de archivo, podemos:   Consultar ya sea por relación y/o dependencia Consecutivo. Dependencia. Nombre de la unidad documental (palabras claves). Orden. Archivo. Anaquel. Caja.

GRACIAS