Acta de Constitución del Proyecto Gestión del Alcance e Involucrados

Para el PMI TODOS los proyectos… Han sido definidos por la empresa y utilizan políticas y procesos para la dirección de proyectos. Son planificados utilizando información histórica de la organización proveniente de proyectos similares. Cuentan con un director de proyecto asignado durante la iniciación del proyecto, tiene poder y autoridad, y su rol es prevenir problemas, no resolverlos. Todo el esfuerzo requerido y los interesados son identificados al inicio del proyecto. Cuentan con una estructura de desglose del trabajo que es la base de toda planificación. Para contextualizar lo que el PMI considera proyectos. Lledó,2011

Para el PMI TODOS los proyectos… Cuentan con estimaciones de tiempo y costo que responden al análisis de riesgo del proyecto. Establecen métricas para medir la calidad y el desempeño antes de comenzar el proyecto. Tienen planes que abarcan cada área de conocimiento. Cuentan con un Plan de Gestión de Proyectos elaborado por TODOS, REALISTA y TODOS están convencidos que se puede lograr. Documentan sus lecciones aprendidas como actividad de cierre. Este contexto nos servira a lo largo del programa de maestría para entender las buenas prácticas que propone el PMI en el PMBOK y en sus Practice Standards Lledó,2011

Acta de Constitución del Proyecto Documento que autoriza formalmente un proyecto y documenta los requisitos iniciales de acuerdo con las demandas, necesidades y expectativas de los interesados, también se le conoce como Chárter. Chárter significa hecho a la medida, por contrato. De ahí viene la analogía de un vuelo chárter utilizado por las aerolineas. PMI, 2008

¿Por qué es necesario este documento? Establece una relación de cooperación entre la organización ejecutante y la organización solicitante. Marca el inicio formal de un proyecto. Define la persona responsable del proyecto. Permite visualizar las diferentes iniciativas de la organización. El acta de constitución constituye la autorización formal para trabajar en el proyecto y para marcar su inicio. Sin un acta de constitución no deberían asignarse recursos a ninguna iniciativa. El PMI atribuye la responsabilidad de la creación del charter al patrocinador o sponsor, sin embargo, el gerente de proyecto es responsable de gestionar que exista y si no existiera deberá reunirse con el patrocinador para crearla. Sin acta no hay proyecto!!! PMI, 2008

¿Qué incluye? Los objetivos del proyecto. Los involucrados identificados. Riesgos de alto nivel. Costo estimado (ROM). Relación con las metas estratégicas de la organización. Duración estimada. Supuestos y restricciones. Cada organización puede tener requerimientos distintos, sin embargo estos son los más comunes.

Carácter Preliminar Este documento debe considerarse preliminar, la información contenida debe ser validada en etapas posteriores antes de iniciar la ejecución. No debe estar perfecto pero debe dar una idea que permita guiar los esfuerzos iniciales. Es el espíritu del proyecto, debe dar pautas sobre la problemática que se busca resolver o la oportunidad que se quiere capitalizar.

Información principal y autorizacion del proyecto Charter del Proyecto Información principal y autorizacion del proyecto   Nombre del Proyecto: Fecha: Fases: Localización: Fecha de Inicio del proyecto: Fecha tentativa de finalización del proyecto: Entregables del Proyecto (general y especificos): Descripción del Producto: Restricciones / Limitantes / Factores Criticos de Exito: Supuestos: Riesgos Preliminares: Identificación de Grupos de Interés (stakeholders): Involucrados directos: Involucrados indirectos: Autoriza: Patrocinador del Proyecto Director del Proyecto Formato Un ejemplo de plantilla de Charter!!!

Bibliografía Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® 2013). Fifth Edit. Pennsylvania, Estados Unidos: PMI, 2013. Chamoun, Y. Administración Profesional de Proyectos. La Guía. México: Edit. McGraw-Hill, 2002. Pablo Lledo. Director de Proyectos. Primera Edición. Victoria, BC, Canadá , 2011.

Presentación elaborada Por la cátedra del curso Bajo la compilación de los profesores: Ing. William Ernest Mondol, MAP, PMP Ing. Carlos Brenes, MAP, PMP. 2013