“EL ESTADO ACTUAL DE LA AUTOMATIZACIÓN DE LAS COMPRAS EN MÉXICO” Agosto-Octubre, 2013

OBJETIVOS Determinar el estado actual de la automatización en las principales actividades relacionadas con el suministro. Identificar posibles tendencias. Identificar la percepción de los usuarios (el comprador) de las herramientas de TI disponibles. Ofrecer a la comunidad de compradores un marco de referencia para el referimiento (“benchmarking”) de su propia situación.

MUESTRA 50 empresas, principalmente grandes, la mayoría en la Ciudad de México.

COTENIDO Actividades más automatizadas y tendencias. Beneficios percibidos. Problemas en la implantación. Nivel de satisfacción. Inversión en TI. El rol de compras en la selección y adquisición de TI. Comentarios y conclusiones.

Niveles de Tecnología Manual: No se utiliza ninguna herramienta tecnológica Semiautomática: Se utiliza alguna Automática: Todo el proceso está computarizado Integrada: además forma parte de un ERP

Nivel de automatización: Órdenes de compra

…Nivel de automatización: Solicitudes de usuario

…Nivel de automatización: Manejo de requisiciones con proveedores

…Nivel de automatización: Manejo de licitaciones (interior)

…Nivel de automatización: Manejo de licitaciones (exterior)

…Nivel de automatización: Análisis comparativo de propuestas

…Nivel de automatización: Seguimiento a recepción de material

…Nivel de automatización: Monitoreo de satisfacción del usuario

…Nivel de automatización: Pago a proveedores

Nivel de automatización RESUMEN: promedios en la muestra (Importancia Relativa sobre 10) Integrado Automático Semiautomático Manual

Tendencias en la automatización de operaciones de compras: Expectativas moderadas % de empresas que esperan incrementar automatización

Impacto de la automatización El principal beneficio: Menor tiempo de respuesta. %

Problemas al implementar la automatización %

La satisfacción respecto a TI por parte de Compras %

Causas de la insatisfacción %

Inversión en TI % Categorías de inversión (% del presupuesto)

Inversión en TI %

El rol de compras en selección y adquisición de TI

Autosuficiencia de la empresa en TI % Nota: se permite respuesta múltiple

Tendencias para TI en suministro (1-2 años) %

¿Cómo mejorar la efectividad de las herramientas de TI en abastecimiento? %

COMENTARIOS ESPECÍFICOS “Las herramientas de TI deberían adecuarse a las necesidades de la empresa; actualmente es al revés”. “La capacitación [en TI] siempre ha sido un área de oportunidad”. “Los líderes del proceso de implementación deben conocer el proceso de compras”. “Corregir errores antes de liberar el sistema”. “Garantizar la seguridad e integridad de la información”.

CONCLUSIONES Promedio de automatización en actividades de abastecimiento: 53% Automatización principalmente en actividades simples Expectativas moderadas para avanzar en automatización: 12% de empresas esperan mejorar en corto plazo (1 año) 13% de empresas esperan mejorar en mediano plazo (2-3 años)

…CONCLUSIONES Se desea incrementar automatización principalmente en: Monitoreo de satisfacción de usuarios (32%) Pago a proveedores (28%) Análisis comparativo de propuestas (28%) Colocación de órdenes de compra (26%) Seguimiento a recibo de materiales (26%)

…CONCLUSIONES Beneficios de la automatización: Menor tiempo Menor costo Mejores decisiones Problemas al implementar: Falta de capacitación Incumplimiento de los proyectos (más costo, proveedor no cumple, más tiempo) Usuario no involucrado Fallas (tiempos muertos)

…CONCLUSIONES Satisfacción de compras con TI: 7.4 sobre 10 Principales causas Faltan herramientas Aún hay problemas Falta capacitación

…CONCLUSIONES Adquisición de TI Compras es el líder en el 28% de las empresas. Participa activamente en el 28% Participa pasivamente en el 38% Ni siquiera participa en el 6%

…CONCLUSIONES Para aprovechar mejor las herramientas de TI Involucrar al usuario desde el principio y adecuarse a sus necesidades. Asegurar comprensión y dominio de las herramientas (capacitación).

EN RESUMEN Grandes áreas de oportunidad en la automatización de actividades del suministro: Aprovechamiento de lo actual Nuevas aplicaciones Conectividad, integración Compras deberá tener un rol más activo en la selección y adquisición de TI para la empresa, siempre en equipo con los especialistas.