NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES GESTION DEL SISTEMA DE INFORMACION DEL TALENTO HUMANO LA PROBLEMÁTICA DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA. LOS PROCESOS DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES COMO PILARES DE LA DIRECCIÓN DE PERSONAL.

TEMA . LA PROBLEMÁTICA DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA. LOS PROCESOS DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES COMO PILARES DE LA DIRECCIÓN DE PERSONAL. 1. La importancia de la información. 2. La problemática de la información. 3. Incertidumbre de las tareas. 4. Los modelos de procesamiento de la información. 5. Estrategias de reducción de la información necesaria. 6. Estrategias para incrementar la información disponible. 7. Proceso genérico de comunicación. 8. Elementos de la comunicación. 9. Tipología de la comunicación. 10. Barreras e interferencias de la comunicación. 11. La degradación de la comunicación. 12. Vías de mejora de la comunicación.

1. La importancia de la información. Realidad empresarial compleja y dinámica: necesidad de un flujo intercambio de información para el control y la coordinación, tanto vertical como horizontal, entre las distintas líneas de autoridad y departamentos “staff” a través de las Relaciones Laterales. La información: Factor clave para la determinación de los diseños organizativos. Necesaria en la primera etapa de la toma de decisiones. El elemento que se quiere transmitir a través de los procesos de comunicación. Gran influencia que ejerce sobre las decisiones.

2. La problemática de la información. Problema de la información en la Toma de Decisiones en la organización. Surge un gran problema: Valorar la información que debe, o quiere transmitirse. Cuando la organización no dispone de toda la información necesaria, la ejecución y administración de sus tareas se realiza en condiciones de incertidumbre.

3. Incertidumbre de las tareas. En las empresas nos encontramos que existe diferencia entre la Información Necesaria para la administración y la ejecución de las tareas y la Información de la que dispone la organización. Esto obliga a actuar en condiciones de incertidumbre que pueden afectar a la eficacia del desempeño organizativo. INCERTIDUMBRE: la diferencia entre la Información Necesaria para tomar la decisión, y la Información Disponible o Procesada. INFORMACIÓN NECESARIA: La cantidad de información que se necesite para tomar una decisión. INFORMACIÓN DISPONIBLE O PROCESADA: Toda la información que existe al respecto. (Puede darse el caso de que aunque esté disponible es imposible tenerla toda procesada).

3. Incertidumbre de las tareas. Información Necesaria Información Disponible Incertidumbre Diversidad de productos o clientes, recurso, técnicas Dificultad de la Meta Incertidumbre de la Información = Información Necesaria > / < Información Procesada

3. Incertidumbre de las tareas. Puede ocurrir que: A) Información Necesaria < Información Procesada: Cuando la Información Necesaria es menor que la Procesada, nos sobrecargamos de “papeleo”. Es el efecto de la duplicación de la información. B) Información Necesaria > Información Procesada: En esta circunstancia se crea incertidumbre. C) Información Necesaria = Información Procesada: Es la situación ideal, que la información necesaria sea igual que la disponible.

3. Incertidumbre de las tareas. Para incrementar la información disponible: Hacer más eficaces los sistemas de recogida de información, abrir buenos cauces y establecer filtros. La intensificación de factores como la diversidad de productos, servicios, clientes, recursos o técnicas provocará el incremento de la necesidad de información y, por tanto, de la incertidumbre, previa a la ejecución de la tarea y fundamentalmente la ejecución de la misma.

4. Los modelos de procesamiento de la información. El procesamiento de la información: variable clave de la cual van a depender los diseños organizativos. Organización = red de procesamiento de información, integrada por mecanismos que vinculan a todos los grupos interdependientes existentes en su seno. Modelo simplificado o mecanicista: incertidumbre prácticamente no existe, la solución a las interdependencias -> reglas, programas y procedimientos -> resultado = una actuación coherente y coordinada. Excepciones en el desempeño de las tareas -> jerarquía como elemento de intervención por excepción, que conecte las distintas unidades implicadas en el problema.

4. Los modelos de procesamiento de la información. MODELO MECANICISTA Estructura jerárquica Gerente General Gerente 1 Gerente 2 Diseño del producto Diseño del proceso Ensamblaje Fabricación

5. Estrategias de reducción de la información necesaria. Cuando a la organización le es imposible procesar la Información existente o bien dicha Información no está disponible, se debe reducir la Información Necesaria. Para ello: a) Creamos recursos holgados, es decir, reducimos el número de excepciones que asciende a través de la línea jerárquica, disminuyendo el nivel requerido de actuación por el suministro de inputs adicionales. b) Creamos tareas autónomas. Las unidades con autonomía para la adopción de decisiones reducen el número de excepciones que asciende a través de la línea jerárquica, pues restringe el campo de actuación de las unidades a un sólo segmento de la producción o del mercado.

6. Estrategias para incrementar la información disponible. La organización puede actuar a través de: 1.-Las dimensiones de un sistema de información vertical, como son: La frecuencia de las decisiones. El alcance de la base de datos disponible para el decisor. El grado de formalización del lenguaje que sirve de soporte a la transmisión de información. La capacidad del mecanismo decisor para procesar la información y plantear alternativas viables. 2.-Establecimiento de vínculos laterales entre los grupos interdependientes implicados en las tareas, tales como: Sistemas de planificación y control, para facilitar la normalización. Dispositivos de enlace, para favorecer las relaciones interpersonales o de adaptación mutua.

7. Proceso genérico de comunicación. La información por sí sola no sirve para nada. Es necesario el trasmitirla, comunicarla. COMUNICACIÓN: “ Sistema de procesos necesarios para hacer llegar con fidelidad un determinado mensaje cargado de información de un emisor ( E) a un receptor ( R )” Elementos del proceso de comunicación: Emisor, Receptor y Mensaje.

7. Proceso genérico de comunicación. PROCESO DE COMUNICACIÓN. Mensaje E R Codificador Descodificador

8. Elementos de la comunicación. COMUNICADOR: persona que emite el mensaje. PERCEPCIÓN: es la realidad para la persona. Es la forma en que la persona percibe el mensaje. Para ello, debe hacer una CODIFICACIÓN: Es un proceso por el que se traducen las ideas del comunicador o emisor (E) a una serie sistémica de símbolos que expresan el propósito del comunicador, siendo el lenguaje la mejor forma de comunicación. MENSAJE: Es el resultado del proceso de comunicación. La forma del mismo depende en gran parte del medio utilizado para transmitirlo. CANAL: Es el portador del mensaje (persona a persona, teléfono, reuniones de grupo, videos...). Es el soporte físico por el que se desplaza el mensaje.

8. Elementos de la comunicación. DECODIFICACIÓN: Proceso de pensamiento o interpretación del mensaje que percibe por parte del receptor. La identidad de códigos es fundamental para la comunicación eficaz. RECEPTOR: Es el destinatario del mensaje. La comunicación se orienta al receptor y no al medio de comunicación. RETROALIMENTACIÓN O FEEDBACK: Es una comunicación bidireccional. Disminuye la distorsión potencial entre el mensaje enviado y el percibido. Proporciona un canal para la respuesta del receptor que permite determinar al comunicador si se recibió el mensaje y si se produjo la respuesta deseada. “Nunca sabremos exactamente lo que hemos dicho hasta que no escuchemos la respuesta a lo que hayamos dicho”.

8. Elementos de la comunicación. RUIDO: Es cualquier factor de interferencia que si está presente puede distorsionar el mensaje enviado. Pueden ser: Ruidos Físicos: ondas sonoras, luminosas, ..Interfieren el mensaje que se mueve por los canales entre Emisor/ Receptor. - Ruidos Psicológicos: se refiere a la incidencia de cuñas de antipatía o de simpatía sobre un canal.

9. Tipología de la comunicación. TIPOS GENÉRICOS. Por su objetivo. • Comunicación Incidental: No tiene finalidad determinada. No quiere enseñar nada. • Comunicación Consumista: El emisor transmite directamente información sobre su estado emocional o afectivo. Subyace una necesidad de desahogo. • Comunicación Instrumental: Trata de producir un efecto concreto sobre el receptor. Trata de modificar el saber, el saber hacer o el comportamiento del Receptor.

9. Tipología de la comunicación. TIPOS GENÉRICOS. Por su forma • Verbal. • Escrita. • No verbal.

9. Tipología de la comunicación. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL. Verticales COMUNICACIÓN DESCENDENTE - Va desde el mayor rigor de la jerarquía ( Techo de la Pirámide ), hasta el menor rigor de la misma ( Base de la Pirámide ) - Es una comunicación relacionada con actividades de control y dirección, entre los diferentes mando de directivos. (Asignar tareas, dar instrucciones y evaluar). - Adquiere gran importancia la retroalimentación, al provocarse distorsión de la información a lo largo de la cadena de mando. - El ambiente organizacional es autoritario o mecanicista ya que es información relacionada con los procedimientos y las reglas. - Es una comunicación que no admite datos ni disputas. C ORGANIZACIÓN

9. Tipología de la comunicación. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL. Verticales COMUNICACIÓN ASCENDENTE: - Va desde los subordinados hasta los superiores. - Es esencial para que los directivos puedan tomar decisiones sólidas y consecuentes con las condiciones ambientales. - Mejora el conocimiento que los directivos tienen sobre las necesidades de los subordinados, lo que incide favorablemente sobre el grado de motivación y satisfacción de éstos últimos. - Existe una tendencia mínima de explotarla a pesar de su importancia. - Existen filtros que provocan interferencias que conducen, en casos de malas noticias a que no se conozca con exactitud el problema. - Se hace necesario para este tipo de comunicación: ambientes organizativos participativos y democráticos. Ejemplo: sugerencias de empleados, puertas abiertas, encuestas de opinión. C ORGANIZACIÓN

9. Tipología de la comunicación. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL. Comunicación Cruzada Consiste en coordinar esfuerzos y resolver conjuntamente problemas serios. Puede ser: • Comunicación Cruzada HORIZONTAL: Corresponde a individuos del mismo nivel jerárquico que trabajan en departamentos diferentes. • Comunicación Cruzada DIAGONAL: Corresponde a personas pertenecientes a distintos niveles y que no mantienen relaciones de dependencia directa. Ejemplo: Equipos de trabajo de diferentes departamentos. C ORGANIZACIÓN C ORGANIZACIÓN

9. Tipología de la comunicación. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL. Por su naturaleza • Comunicación FORMAL: Comunicación programada y estructurada siguiendo estrictamente la cadena de mando establecida por la estructura jerárquica. • Comunicación INFORMAL: Comunicación que se da fuera de los flujos formales, mediante relaciones interpersonales o fuera del marco normal establecido para la comunicación. Razones de su existencia: Diseminan la información más rápidamente que los formales. Acumulan mucha información relevante.

10. Barreras e interferencias a la comunicación. Pueden reducir la eficacia de la comunicación. 1.- Diferentes marcos de referencia. 2.- Percepción Selectiva. 3.- Habilidades deficientes para escuchar. 4.- Credibilidad de la fuente. 5.- Juicios de Valor. 6.- Problemas semánticos. 7.- Filtros. 8.- Presiones de Tiempo. 9.- Sobrecarga informativa.

11. La degradación de la comunicación. LO QUE SE PONE EN PRÁCTICA DEGRADACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Es el proceso de pérdida paulatina en el contenido del mensaje, información inicial, carga, a lo largo del proceso de comunicación, desde que se inicia, en el Emisor, hasta que llega al Receptor. LO QUE SE QUIERE DECIR LO QUE SE SABE DECIR LO QUE SE DICE LO QUE SE OYE LO QUE SE ESCUCHA LO QUE SE COMPRENDE LO QUE SE ACEPTA LO QUE SE RETIENE LO QUE SE PONE EN PRÁCTICA

12. Vías de mejora de la comunicación. Por parte del emisor 1.- Capacidad adaptativa del emisor respecto al receptor. 2.- Eliminación de frases, expresiones o palabras que introducen “hierro” en la relación. 3.- Evitar el enfrentamiento. 4.-Feed-back (Retroalimentación): Establecer la comunicación en una doble dirección (de Receptor a Emisor y viceversa) para aumentar su eficacia y evitar su degradación. Para ello hay que tener constancia que el receptor ha recibido la información. Por eso, deberemos ser buenos comunicadores y a su vez buenos escuchadores.

12. Vías de mejora de la comunicación. Por parte del receptor • Prestando atención. • Igualando los códigos. • Preparando al receptor para escuchar. • No interrumpiendo el mensaje. • No evaluando antes de finalizar el mensaje. • Empatizando con el emisor. • Estableciendo las condiciones del entorno. • Preguntando sobre lo que no se haya recibido.