ACTIVIDADES DE CONTROL BUENOS DÍAS

ACTIVIDADES DE CONTROL A G E N D A CONCEPTO DEBERES DE LA ADMINISTRACIÓN. REQUISITOS DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL RESUMEN DE LAS NORMAS

Información y Comunicación Monitoreo Información y Comunicación Actividades de control Información y comunicación Evaluación de riesgos Ambiente de control

ACTIVIDADES DE CONTROL C o n c e p t o j u r í d i c o Art. 2 LGCI Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por Contraloría General de la República, jerarcas y titulares subordinados consecución de los objetivos del sistema de control interno.

ACTIVIDADES DE CONTROL Art. 15 LGCI DEBERES Documentar Mantener actualizados y Divulgar internamente 1. Cumplimiento de objetivos del control interno. 2. Prevención de aspectos que puedan desviar el logro de los objetivos Políticas Normas Procedimientos de control

ACTIVIDADES DE CONTROL Art. 15 LGCI DEBERES Def. Clara 2 Documentar Mantener actualizados Divulgar internamente 1. Jerarquía de autorizaciones y aprobaciones. 2. Protección y conservación de activos 3. Diseño y uso documentos, registros, (Sistema contabilidad y presupuesto) 4. Conciliaciones periódicas. 5.Controles generales a Sistema Información Computadorizado Políticas Procedimientos

ACTIVIDADES DE CONTROL Concepto según el MNGCI Políticas y procedimientos que los jerarcas y los titulares subordinados deben establecer para asegurar que se realicen las actividades necesarias para un desempeño institucional satisfactorio Administración eficaz del riesgo logro de los objetivos organizacionales

¿CUÁLES SON? ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales Prácticas y medidas de control Control integrado Análisis de costo/beneficio Responsabilidad delimitada Instrucciones por escrito Autorización y Aprobación de transacciones y operaciones Supervisión constante Conciliación periódica de registros

¿CUÁLES SON? ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales Separación de funciones incompatibles Documentación de procesos y transacciones Registro oportuno Sistema contable y presupuestario Acceso a activos y registros Revisiones de control Inventarios periódicos Arqueos independientes Formularios uniformes Rotación de labores Disfrute oportuno de vacaciones Garantías a favor de la institución Dispositivos de control y seguridad

ACTIVIDADES DE CONTROL Importancia Constituyen el medio para administrar un factor de riesgo en un momento determinado. Son el medio idóneo de asegurar en mayor grado el logro de los objetivos

ACTIVIDADES DE CONTROL Importancia Establece medidas para corregir las actividades, para alcanzar planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos. Determina y analiza causas que pueden originar desviaciones Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Racionaliza la administración, lo que genera productividad de los recursos.

ACTIVIDADES DE CONTROL Importancia La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación mas estrecha entre la planeación y el control.

ACTIVIDADES DE CONTROL Naturaleza Preventivas Detectivas

Algunos elementos del control. ACTIVIDADES DE CONTROL Algunos elementos del control. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.

Establecimiento de estándares. ACTIVIDADES DE CONTROL Establecimiento de estándares. Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización. (Productividad, Calidad del producto, Desarrollo de personal. Evaluación de la actuación) MÉTODOS: Estándares estadísticos. análisis de datos de experiencias pasadas Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente juicios de valor. Estándares técnicamente elaborados. estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo especifica. Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el área de producción, sino para todas las áreas de la empresa. Calidad del producto. Este estándar se establece para determinar la primacía en cuanto a calidad del producto, en relación con la competencia. Desarrollo de personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia, y su efectividad. Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben existir para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los límites de productividad del personal de la empresa.

ACTIVIDADES DE CONTROL Ejemplos Autorización Aprobación Verificación Conciliación Inspección Supervisión Otras (revisión, comprobación, fijación de estándares, etc)

COMO? ACTIVIDADES DE CONTROL ENFOQUE ESTRATÉGICO (Art. 11 LOCGR-SCFS) PERFECCIONAMIENTO DISEÑO IMPLANTACION COMO? ENFOQUE ESTRATÉGICO (Art. 11 LOCGR-SCFS) ENFOQUE OPERATIVO (Art. 10 LGCI-Responsabilidad) ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

ACTIVIDADES DE CONTROL Requisitos Antes de establecer un sistema de control se requiere: Contar con objetivos y estándares Que el personal clave comprenda y este convencido de los controles. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos. Evaluar la efectividad de los controles: Eliminando aquellos que no sirven Simplificándolos Combinándolos para perfeccionarlos

ACTIVIDADES DE CONTROL Requisitos Apoyadas por el superior Apropiadas Escritas Responsabilidad delimitada Personal idóneo Rentables Integrados a los procesos Aplicarse uniformemente Mejoramiento continuo

¿EN QUE CONSISTEN? ACTIVIDADES DE CONTROL NORMAS - Prácticas usuales Criterios técnicos, métodos, los procedimientos y las prácticas cuya aplicación permite organizar y mantener un sistema de control interno eficaz

PRACTICAS Y MEDIDAS DE CONTROL ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales PRACTICAS Y MEDIDAS DE CONTROL 1 La Administración debe diseñar y adoptar las medidas y prácticas de control interno que mejor se adapten a los procesos organizacionales y que coadyuden al logro de los objetivos.

2 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales CONTROL INTEGRADO La Administración debe establecer un control previo, concomitante y posterior a las actividades para el logro de los objetivos

3 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales ANALISIS DE COSTO/BENEFICIO A los controles se les debe aplicar un análisis de costo/beneficio para determinar su viabilidad y conveniencia para el logro de los objetivos

4 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales RESPONSABILIDAD DELIMITADA La responsabilidad por la realización de cada proceso deber estar definida y asignada a cada funcionario según corresponda

5 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales INSTRUCCIONES POR ESCRITO Las instrucciones deben darse por escrito en forma clara, concisa y ordenada en un manual a disposición de los funcionarios MANUAL

6 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales SEPARACIÓN DE FUNCIONES DE CARÁCTER INCOMPATIBLE Las funciones de carácter incompatible son aquellas cuya combinación permite que se realicen u oculten fraudes o errores Estas funciones deben separarse dentro del plan de organización de la entidad

7 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales AUTORIZACION Y APROBACION DE TRANSACCIONES Y OPERACIONES Todas las operaciones deben contar con las autorizaciones por los funcionarios designados y que posean la autoridad jerárquica correspondiente

8 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales DOCUMENTACION DE PROCESOS Y TRANSACCIONES Todos los resultados de una gestión deben respaldarse adecuadamente con la documentación de sustento pertinente DIARIO MAYOR I / B

9 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales SUPERVISION CONSTANTE Se debe ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de los procesos, transacciones y operaciones de la institución

10 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales REGISTRO OPORTUNO Todos los hechos que afecten la toma de decisión y las acciones que procedan deben de registrarse en forma oportuna.

11 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales SISTEMA CONTABLE Y PRESUPUESTARIO Establecimiento de sistemas contables y presupuestarios de conformidad a las disposiciones legales y técnicas vigentes

12 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales ACCESO A ACTIVOS Y REGISTROS Debe estar claramente definido y delimitado a los funcionarios autorizados según su cargo y labor correspondiente

13 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales REVISIONES DE CONTROL El control debe aplicarse en puntos específicos para detectar y corregir desviaciones con respecto a lo planeado

14 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales CONCILIACION PERIODICA DE REGISTROS Los registros deben verificarse y conciliarse con los documentos fuente para determinar y enmendar errores u omisiones en el procesamiento

15 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales INVENTARIOS PERIODICOS La exactitud de los registros sobre activos y disponibilidades de la institución debe ser comprobada mediante verificaciones y recuentos físicos

16 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales ARQUEOS INDEPENDIENTES Debe efectuarse arqueos a los valores y otros activos en forma sorpresiva e independiente de quien los custodia, administra, recauda, contabiliza y genera

17 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales FORMULARIOS UNIFORMES Uso permanente de formularios prenumerados e impresos Sistema de control sobre la emisión, la custodia y el manejo de los formularios en los sistemas

18 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales ROTACIÓN DE DEBERES La rotación de deberes tiene que establecerse en forma sistemática entre quienes ejercen tareas o funciones afines

19 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales DISFRUTE DE VACACIONES Los funcionarios deben disfrutar de sus vacaciones conforme a la Ley y Reglamentos internos

20 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales GARANTIAS A FAVOR DE LA INSTITUCION Todo funcionario que tenga para su administración fondos públicos debe rendir una garantía a favor de la Hacienda Pública

21 ACTIVIDADES DE CONTROL Prácticas usuales DISPOSITIVOS DE CONTROL Y SEGURIDAD 21 El control y la seguridad deben ser apropiados para garantizar el uso óptimo de los equipos en las labores que correspondan

ACTIVIDADES DE CONTROL MUCHAS GRACIAS