Febrero 2008 Administrando la Política de Personal de Secretaría General

Febrero 2008 Resumen de la Presentación I.Mandato II.Desafíos Encontrados III.Nuestros Recursos: Presupuesto y Personal IV.Contexto del Plan de Acción V.Plan de Acción

Febrero I. Mandato: “… encomendar a la Secretaría General a que presente… recomendaciones con respecto a la política de personal y su sostenibilidad, a la luz de los nuevos mandatos, la reciente reestructuración de la Secretaría General y la situación financiera de la OEA.” AG/RES (XXXVII-O07)

Febrero 2008 II. Desafíos Encontrados

Febrero 2008 II. Desafíos Encontrados Las estructuras administrativas de la OEA y de otros organismos multilaterales no se han mantenido al ritmo cambiante de los estándares y las tendencias internacionales, particularmente en la administración de recursos humanos. La base de recursos humanos y financiera no ha crecido al ritmo de los nuevos mandatos. Los cambios a las prácticas y normas han sido parciales en lugar de totales, enfocados en responder a crisis o en necesidades específicas, y no a la administración estratégica de los recursos. La descentralización de prácticas administrativas, con insuficiente responsabilidad sobre los recursos. 4

Febrero Carencia de estandarización y sistematización de procesos. Regulaciones y procedimientos desactualizados que dificultan una administración eficiente de los recursos humanos. Aplicación desigual de políticas y reglamentos de recursos humanos. Registros de personal incompletos (por ejemplo: funcionarios en el campo). II. Desafíos Encontrados (cont.)

Febrero 2008 III. Nuestros Recursos: Presupuesto y Personal

Febrero Esquema de los Recursos: A.Evolución de los Costos de Personal B.Conteo de Personal: C.Presupuesto Total y Número Total de Personal D.Distribución del Presupuesto y Personal por Áreas Programáticas.

Febrero III. Nuestros Recursos A. Evolución de los Costos de Personal (Presupuesto Total vs. Nómina Total) En 1997 la nómina fue 47.1% del presupuesto total, y en 2007 fue 40.2% Presupuesto Total US$ millones 2007 Presupuesto Total US$ 163 millones Est. En millones de US$

Febrero 2008 * Conteo de personal al 31 de diciembre de Incluye 10 asociados, quienes no fueron reportados adecuadamente en años anteriores; y excluye a 12 individuos que trabajan para el Trust for the Americas, quienes no son funcionarios de la SG/OEA. La cifra también excluye aproximadamente a 161 Personal de Apoyo Temporal (PATs) y a 89 Profesionales Locales (PLs) en misiones de campo al 1/1/08. Estos individuos trabajan principalmente en misiones especiales tales como observaciones electorales, misiones de paz y en desminados, y son financiados con Fondos Específicos. El número fluctúa significativamente de mes a mes. Los CPRs no se incluyen y no son parte de este informe. III. Nuestros Recursos B. Conteo de personal:

Febrero III. Nuestros Recursos C. Presupuesto Total y Número Total de Personal Presupuesto total estimado para el 2008: US$157.3 millones Presupuesto estimado de personal para 2008: US$ 68.8 millones Número total de personal: 711 al 31 de dic. de 2007* * Referirse al pie de página anterior.

Febrero 2008 III. Nuestros Recursos D. Distribución de Presupuesto por Áreas Programáticas. 11 El monto total de la Infraestructura Básica y los Costos Comunes de $12.1 millones en el Fondo Regular, fue distribuido proporcionalmente a todas las áreas, basándose en el número de personal incluido en el Programa-Presupuesto Aprobado para el Programa-Presupuesto Aprobado 2008 Consolidado ($ en millones)

Febrero 2008 Número total de miembros del personal SG/OEA: 711 Personal III. Nuestros Recursos D. Distribución del Personal por Áreas Programáticas. 12

Febrero 2008 IV. Contexto del Plan de Acción

Febrero 2008 La Secretaría General reconoce la importancia de una política de personal que apoye el uso eficiente de sus escasos recursos. Nuestra política de recursos humanos busca: Alinear los recursos a los mandatos y a las necesidades organizacionales resultantes, Desarrollar una cultura de responsabilidad que mida cuantificablemente los resultados, vinculados a los objetivos institucionales, Actualizar y simplificar los procesos para dar un valor agregado a la Organización y permitir la optimización de los recursos, Comprometerse con la planificación de sucesiones y la proyección de requisitos futuros. Para lograr estos objetivos, la SG/OEA ha desarrollado el siguiente Plan de Acción, con la participación de miembros del personal a través de la Secretaría General y en consulta con el Comité de la Asociación de Personal. IV. Contexto del Plan de Acción 14

Febrero 2008 V. Plan de Acción

Planificación de la Fuerza Laboral y de los Recursos Simplificación y Modernización de Procesos Desarrollo del Personal 16 C. A. B.

Febrero 2008 V. Plan de Acción A. Planificación de la Fuerza Laboral y de los Recursos 17 Alinear la planificación de la fuerza laboral de la SG/OEA con las mejores prácticas y las necesidades cambiantes. Administración y Clasificación de Posiciones Registro y manejo de todas las posiciones administradas por la Secretaría General. Planificar y priorizar los requerimientos de las posiciones de acuerdo al presupuesto proyectado y a los mandatos. Desarrollar e implementar descripciones genéricas de posiciones, donde sea factible. Estandarizar políticas y procedimientos para las clasificaciones de posiciones. Alinear habilidades con posiciones. Responder proactivamente a las necesidades cambiantes de la Organización.

Febrero 2008 V. Plan de Acción A. Planificación de la Fuerza Laboral y de los Recursos (cont.) 18 Reclutamiento y Plan de Sucesión Monitorear e incorporar dentro de la estrategia de reclutamiento del personal los mandatos sobre distribución geográfica y de género. Ampliar la fuente de reclutamiento, por ej.: Programa de Pasantías. Identificar posiciones claves para asegurar un plan de sucesión en un plazo establecido. 15% del personal será elegible para jubilarse en los próximos 3 años. Promover la transmisión de conocimientos y tutoría.

Febrero 2008 V. Plan de Acción B. Desarrollo del personal 19 Entrenamiento y Desarrollo Entrenamiento estructurado y enfocado hacia las necesidades institucionales y los requerimientos de las posiciones. Administración de la Evaluación del Desempeño Desarrollo continuo del Sistema de Evaluación del Desempeño. Reconocimiento de alto desempeño para promover la retención. Responder a problemas de desempeño y comprometerse en acciones de mejora. Encuesta de satisfacción laboral Diseñar y aplicar una encuesta sobre condiciones de trabajo y ambiente laboral. Desarrollar un plan de acción de acuerdo a resultados obtenidos. Desarrollar una cultura de responsabilidad que mida cuantificablemente los resultados, vinculados a los objetivos institucionales.

Febrero 2008 V. Plan de Acción C. Simplificación y Modernización de Procesos 20 Revisión de Procesos de Recursos Humanos Simplificación e integración de procesos de recursos humanos. Comparación de mejores prácticas con otras organizaciones internacionales. Alinear procesos de recursos humanos con los requerimientos de la administración de proyectos de Fondos Específicos, dentro del marco de las Normas Generales y el Reglamento de Personal existente. Revisión del Reglamento de Personal Eliminar inconsistencias entre las Normas Generales y el Reglamento de Personal. Alinear y simplificar respondiendo a las necesidades actuales de la Organización. Clarificar derechos, deberes y responsabilidades de los funcionarios. Actualizar y simplificar los procesos para darle un valor agregado a la Organización y optimizar recursos.

Febrero 2008 V. Plan de Acción C. Simplificación y Modernización de Procesos (cont.) 21 Modernización de OASES Maximizar el uso de la funcionalidad existente de ORACLE. Redefinir e integrar los procesos de negocios en el sistema operacional de la Organización. Reportes Completar la base de datos del personal (ej.: Personal de Apoyo Temporal y Profesionales Locales).

Febrero En resumen… La administración apropiada de recursos humanos es esencial para el buen funcionamiento de una organización. Nuestro desafío es mantener un personal bien preparado para atender las necesidades de la Organización y comprometido con su éxito. CP19576S