ETAPA DE CONTROL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO CURSO DE PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN Lic. Mabel Calvo

CONCEPTO DE “CONTROL” El Control se estudia como la última etapa del Proceso Administrativo. La etapa de Planificación y la del Control, están relacionadas a tal grado, que la información obtenida a través del proceso de Control es básica para poder reiniciar el proceso de planeación. El Control es primordial porque aunque una Empresa cuente con magníficos Planes, una adecuada Estructura organizacional, y una Dirección eficiente, los ejecutivos no podrán verificar la situación real, sin un mecanismo que cerciore que lo “actuado”, está conforme a lo “planificado Propósito = Preveer y Corregir Errores…Y no solo registrarlos / Señalar debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE CONTROL RELACION CON LO PLANEADO: El Control verifica si lo que se planeó se ejecutó. Muchas de las técnicas de planeación, lo son también de planificación. MEDICION: Para Controlar es imprescindible medir y cuantificar resultados, los cuales deben responder a estándares preestablecidos. DETECCION DE DESVIACIONES: Consiste en identificar las DIFERENCIAS entre lo planeado y lo ejecutado ESTABLECIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS: Tanto para prever como para corregir diferencias. Estas realimentan el proceso de Planeación incorporando los cambios que se requieran para continuar con los procesos

IMPORTANCIA DEL CONTROL El Control es importante porque: 1- Establece mecanismos y medidas para corregir o mejorar actividades, para obtener los objetivos planeados. 2- Se aplica a todo: cosas, actos, personas, procesos, etc. 3- Identifica y analiza rápidamente las causas que pudieron generar las deviaciones, para evitar que se presenten en el futuro.

QUE SON LOS ESTANDARES Un Estándar puede ser definido como una “Unidad de medida” que sirve como MODELO, o PATRON, con base al cual opera el Control. Representan el estado de ejecución deseado. Los Objetivos de la Organización, pueden ser un tipo de estándar. Ejemplos: Horas Hombre laboradas / cifras de producción. Cantidades / de producción, de capacitaciones, etc. - Aspectos de Calidad, etc.

CARACTERISTICAS QUE DEBE REUNIR UN SISTEMA DE CONTROL OPORTUNIDAD: Debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubran antes de que se produzcan. ACCESIBILIDAD: Todo control debe construir con medidas sencillas y fáciles de interpretar. Para facilitar su aplicación. Es indispensable que los datos e informes de los controles sean accesibles para las personas encargadas de dirigirlos. UBICACIÓN ESTRATEGICA: Los controles no se pueden aplicar a todas las actividades de la organización, sino para aquellas que son estratégicas y que tienen mayor impacto en el diario quehacer.

EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD Para que un control sea efectivo, debe desarrollarse en forma permanente, su aplicación por lo regular, se aplica de las siguentes formas: CONTROL PRELIMINAR: EXANTE El que se efectúa antes de realizar las actividades, es como una verificación de que se tiene lo que se necesita. Dirige el futuro y prevè los problemas de antemano. CONTROL CONCURRENTE: Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como un proceso continuo, CONTROL POSTERIOR: EXPOS Se aplica después de haber realizado las actividades planeadas, su objetivos es general información producto de comparar lo actuado contra lo ejecutado.

ASPECTOS QUE CUBRE EL CONTROL Un mecanismo o instrumento de control debe considerar los siguientes elementos. ASPECTOS DE CARÁCTER CUANTITATIVO: (números) Cantidad / tiempo y Costo. Cantidad se aplica de aspectos de volumen / El Tiempo para control de fechas programadas / El Costo para erogaciones de ciertas actividades. Ej: Número de facturas realizadas vrs Número de facturas programadas ASPECTOS DE CARÁCTER CUALITATIVO: (Descripciones) Calidad. Se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa. Ej: Las camisas deben llevar la marca al lado derecho superior y dos botones en cada esquina del cuello vrs las características observadas

COMO APLICAMOS EL CONTROL OBJETIVOS PLANIFICADOS DETERMINACION DE DESVIACIONES ANALISIS DE DESVIACIONES . DETERMINACION DE CAUSAS GENERADORAS INICIA PROCESO DE CONTROL ¿ESTAN DENTRO DE LOS LIMITES ACEPTADOS? DEFINICION Y APLICACIÓN DE MEDIDAS CORRECTIVAS MEDICION DE RESULTADOS SI NO COMPARACION DE RESULTADOS RETROALIMENTA-CION CONTINUA EL PROCESO ESTANDARES U OBJETIVOS VRS LO EJECUTADO PROCESO DE PLANIFICACION

Recordemos a que se le llama la Cadena de Valor Es el método básico para crear mas valor en el cliente. Es la suma de los productos (insumos generados por cada Departamento de la Empresa) Actividades primarias 1.Logística para el interior 2.Operaciones 3.Logística para el exterior 4.Mercadeo y ventas 5.Servicios Actividades secundarias Infraestructura de la empresa Gerencia de RH Desarrollo de Tecnología