Cómo organizar un evento virtual en la casa del trompo? Intercambio de experiencias entre expertos en el uso de la comunicación por Internet y entornos virtuales. Infomed. 4 de abril de 2012

Objetivos Dar a conocer los servicios disponibles en Cencomed para la realización de eventos virtuales. Informar sobre los procedimientos, reglamentos y normas existentes para el uso de estos servicios. Escuchar, procesar y debatir experiencias y propuestas sobre los puntos anteriores para lograr mejoras en los productos que ofrecemos.

Aspectos a tratar I. Actualización del tema a nivel nacional e internacional - Definiciones - Antecedentes - Evolución - Ventajas y Desventajas - Recursos necesarios: humanos y materiales II. Metodología para la organización de eventos virtuales - Factores que determinan el éxito de un evento virtual - Participantes - Organización - Entorno - Pasos a seguir III. Análisis y valoración de eventos virtuales (en línea) - Modalidades - Uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación - Éxitos y fracasos - Diseño - Confección de ayudas y tutoriales - Actividades colaterales - Plataformas

Qué es un evento virtual? Un congreso virtual es una reunión científica celebrada en Internet, en la que los trabajos son publicados en forma de páginas Web y en la que se participa mediante la lectura de dichas páginas y la discusión con los autores a través de los diferentes servicios en la Red. (Coma MJ, 2000) Un congreso virtual es una versión en línea de un congreso presencial. La única diferencia es que el canal de comunicación es Internet. El congreso virtual permite el acceso a discursos, presentaciones, seminarios, talleres, exhibiciones de productos a través de las diferentes secciones que se encuentran en el sitio Web del congreso. (Anónimo) Un congreso virtual es un evento colectivo, celebrado a distancia mediante el uso de la WWW Internet o medios de tele información equivalentes. Dichos eventos pueden revestir un carácter profesional destinado al acercamiento entre personas con intereses y motivaciones afines y al intercambio de información, conocimientos y puntos de vistas sobre temas de interés común. (Velez G, 1999) Presentaciones consistentes en páginas Web que son discutidas en la propia Web o por intercambio de correos electrónicos (listas). Los congresos virtuales, al igual que otros congresos, cuentan con simposios, conferencias, posters, etc. (Pacher A., 1998) Una conferencia virtual es una actividad organizada de forma tal que los participantes puedan encontrar y discutir temas de interés común a través de herramientas de comunicación en un sitio específico en Internet. (Weiman A, 1999)

Eventos virtuales vs eventos presenciales COMPLEMENTAN Eventos Presenciales Eventos Virtuales El surgimiento de los eventos virtuales complementa y no reemplaza actividades donde el contacto personal y las vivencias revisten una gran importancia y lo seguirán haciendo.

Evolución 1994 : I Congreso Mundial de Ciencias Biomédicas en Internet Dr. Sumio Murase de la Facultad de Medicina de la Universidad de Mie. Japón 1997: I Congreso Virtual Hispanoamericano de Anatomía Patológica (Primer Congreso Virtual en español). Sociedad Española de Anatomía Patológica 1998: Primer Congreso Virtual Iberoamericano de Neurología Lista de Neurología de España, Comunidad Virtual de Neurociencias 1999: Primer Congreso Virtual de Cardiología Federación Argentina de Cardiología 1999: Primer Encuentro Virtual de Neurocirugía Sociedad Cubana de Neurología y Neurocirugía 1999/2000: I Congreso Virtual de Arquitectura Lista de discusión de Arquitectura. Venezuela 2000: I Jornada Científica Estudiantil Virtual de Ciencias Médicas Facultad de Medicina “Cmdte Manuel Fajardo” e Infomed. Cuba

En Cuba 1999: I Encuentro Virtual de Neurocirugía - Neurocirugía´99 2000: I Jornada Científica Estudiantil Virtual de Ciencias Médicas 2001: Pediatría 2001 2001: II Jornada Científica Estudiantil Virtual de Ciencias Médicas 2001: Infoger 2001 / I Encuentro Mundial de Adultos Mayores en la Red 2001: Jornada Virtual 40 Aniversario de la Fundación del Instituto de Neurología y Neurocirugía 2002: III Congreso Estudiantil Virtual de Ciencias Médicas - CEV 2002 2002: I Encuentro Virtual de Urgencias, Emergencias y Medicina Intensiva 2002: Seminario Virtual de Atención Primaria de Salud - 2002 2002: II Congreso Virtual de Neurocirugía 2003: Dengue, a un año de la victoria 2004 VI Congreso Hispanoamericano de Anatomía Patológica 2004: II Congreso Internacional de Dengue y Fiebre Amarilla

Ventajas Eliminan barreras geográficas. Importante reducción de costos. Considerable ahorro de tiempo para los profesionales y científicos. Elevada capacidad de convocatoria. Asimilan altos volúmenes de asistencia (número de delegados ilimitado). Uso de tecnologías de comunicación asíncronas permite mayor participación. La comunicación se libera de algunos estereotipos determinados por la edad, raza, o condición física. Alto nivel de interacción entre los participantes. Posibilidad de acceso permanente a los materiales producidos para/por el evento. Creación de ambiente propicio para el aprendizaje.

Desventajas No existe la comunicación en vivo. Requiere de mayor esfuerzo para mantener la dinámica de los grupos. Limitaciones en las actividades sociales. Requiere de determinadas velocidades y tiempo de conexión (caso Cuba)

Requerimientos Humanos: Materiales: Participantes Organizadores Computadoras, conectividad, ancho de banda, softwares. Servidores con capacidad para ofrecer servicios de hospedaje de sitios web, correo electrónico, listas de discusión, foros, chats, audio y video o plataformas que integren todo lo anterior.

Organizadores Comité organizador Comité relaciones públicas Comité técnico Comité científico

Comité Organizador Integrado por los coordinadores del resto de los comités y por activistas con contenido concreto de trabajo Traza políticas, estrategias, objetivos, temáticas, cronograma, instituciones participantes, recursos, aspectos legales. Aprueba propuestas de los otros comités. El coordinador debe tener un estilo de liderazgo democrático y descentralizado. La orientación y control de las tareas debe ser sistemática (semanal, quincenal). Funciona a través de sitios, listas, foros, correos electrónicos y chats.

Factores que determinan el éxito de un evento virtual Un Congreso Virtual es un evento colectivo celebrado a distancia mediante el uso de la WWW-Internet o medios teleinformáticos equivalentes. Dichos eventos pueden revestir un carácter profesional destinado al acercamiento entre personas con intereses y motivaciones a fines y al intercambio de información, conocimientos y puntos de vista sobre temas de interés común. Un Congreso Virtual es un evento colectivo celebrado a distancia mediante el uso de la WWW-Internet o medios teleinformáticos equivalentes. Dichos eventos pueden revestir un carácter profesional destinado al acercamiento entre personas con intereses y motivaciones a fines y al intercambio de información, conocimientos y puntos de vista sobre temas de interés común. Un Congreso Virtual es un evento colectivo celebrado a distancia mediante el uso de la WWW-Internet o medios teleinformáticos equivalentes. Dichos eventos pueden revestir un carácter profesional destinado al acercamiento entre personas con intereses y motivaciones a fines y al intercambio de información, conocimientos y puntos de vista sobre temas de interés común. Un Congreso Virtual es un evento colectivo celebrado a distancia mediante el uso de la WWW-Internet o medios teleinformáticos equivalentes. Dichos eventos pueden revestir un carácter profesional destinado al acercamiento entre personas con intereses y motivaciones a fines y al intercambio de información, conocimientos y puntos de vista sobre temas de interés común. Un Congreso Virtual es un evento colectivo celebrado a distancia mediante el uso de la WWW-Internet o medios teleinformáticos equivalentes. Dichos eventos pueden revestir un carácter profesional destinado al acercamiento entre personas con intereses y motivaciones a fines y al intercambio de información, conocimientos y puntos de vista sobre temas de interés común. Participantes Organización Producto Éxito Participantes Organización Producto

Modalidades de los eventos Virtual Virtual y presencial Presencial con gestión virtual

Y hablando de organización….

Vaya, coge tu evento aquiiiiiiiiii Vaya, coge tu evento aquiiiiiiiiii!!!. La próxima semana un importante evento con prestigiosos ponentes a nivel mundial!!!! Por ELLUMINATE!!! Ay que no se me olvide decírselo a los niños de Cencomed que ya el evento está cuadrao…

Y entonces, CÓMO QUEDO YO???????

Y tienen que tener control pues hay que cumplir con la seguridad informática!!!! Y si un servicio es inseguro el responsable tiene que asumir!!!!!! Todos los servicios tienen que tener políticas y procedimientos. Eso guía al usuario y a nosotros!!!!!! CENCOMED Y quién es responsable de los servicios para promover y gestionar eventos?????