MONITOREO Y CONTROL DE PROYECTOS REALIZADO POR: Iván Almeida Rosalby Calimán Román Piñango

CONTROL Actividad que forma parte de la vida cotidiana del ser humano. Se realiza mediante parámetros establecidos Modificación del comportamiento de la persona u objeto que se controla. Fruto de una planificaciónApunta hacia el futuro DEFINICIÓN FINALIDAD BÁSICA FUNCIÓN DINÁMICA Permite ajustes Está presente en cada actividad humana Se renueva ciclo tras ciclo

CONTROL EN PROYECTOS No hay experiencia acumulada que permita identificar futuras situaciones posibles. CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES Planificación altamente llena de incertidumbre. Control Altamente Dinámico que acompaña a la etapa de ejecución Permite al gerente la evaluación y toma de decisiones basándose en la gravedad de los errores PAPEL DEL GERENTE Dirigir y controlar las operaciones de ejecución Debe tener autoridad, capacidad, sentido de equilibrio, ingenio, gran facilidad de comunicación y rapidez para la toma de decisiones y control de tareas

TIPOS DE CONTROL Dependiendo del momento en que se realice la acción de control, los mecanismos de control pueden ser: CONTROL DIRECCIONAL El mecanismo de control actúa antes de que la actividad esté totalmente concluida. El control se realiza de modo muy continuo. CONTROL APROBADO - REPROBADO El receptor del control se somete a un examen después de concluidas ciertas actividades Aprobación: la realización de la actividad siguiente es permitida Rectificación: el proceso es interrumpido definitivamente o hasta arreglar las irregularidades CONTROL POSTOPERACIONAL El mecanismo de control sólo se pone en funcionamiento después de concluida toda la operación. Se usa igualmente con la finalidad de premiar a agentes que participaron en la actividad.

PROCESO DE CONTROL DEFINICIÓN DE LOS PARÁMETROS DE CONTROL Elementos que permiten al sistema de control determinar si las acciones están conduciendo al receptor en dirección a la situación deseada. Todo sistema de control debe poseer medios para verificar el resultado de cada actividad. MEDICIÓN DE LOS RESULTADOS EVALUACIÓN DE LOS ERRORES Comparación entre los resultados que se pretendía obtener y aquellos que efectivamente se obtuvieron. Analizar posibles soluciones existentes y seleccionar la que parezca más adecuada DEFINICIÓN DE LAS CORRECCIONES EJECUCIÓN DE LAS CORRECIONES Las soluciones deben ser traducidas al lenguaje de quien se encarga de ejecutarlas

MONITOREO PROPÓSITO Permitir el seguimiento de la ejecución del Proyecto Integral y la introducción de las correcciones que resultarán de la experiencia adquirida a lo largo del mismo. IMPORTANTE Establecer relación tiempo/costo o meta/costo LIMITACIONES Personal: dificultad en disponer del personal entrenado Instalaciones: no siempre se dispone de instalaciones adecuadas. Tiempo: un sistema de control exige tiempo para su implementación Costo: es un factor limitante en lo que refiere al sistema que se va a diseñar.

METODOLOGÍA CONTROL FÍSICO Instrumento básico: técnica de redes Red PERT/CPM/ROY: para el caso de una integración Cronograma de Gantt: duraciones y holguras de las actividades CONTROL FINANCIERO Se deben tener en cuenta aspectos como inversiones, presupuestos, pagos, etc EVALUACIÓN DE OBJETIVOS Se hace teniendo en cuenta el corto y el largo plazo. Herramienta clave: uso de indicadores de gestión a nivel financiero, tecnológico y social. CONTROL INSTITUCIONAL EQUILIBRIO META/COSTO O TIEMPO/COSTO Para el seguimiento en términos institucionales usualmente se contrata una empresa externa que dictamine objetivamente y no se presenten evaluaciones subjetivas. Se deben diseñar indicadores que establezcan relaciones entre los tiempos empleados en realizar una actividad y los gastos realmente efectuados. Indicador más usado: Status Index

CONCLUSIÓN El hecho de realizar un buen control en los proyectos, conduce a una mejor utilización y a un mejor aprovechamiento tanto de los recursos físicos como financieros, pasando por los humanos. Esto, indica la importancia que debe tener esta parte del management en cualquier tipo de proyecto, por lo cual se debe procurar la implementación de una estructura orientada a mejorar el monitoreo y control, con miras a optimizar recursos y minimizar pérdidas FIN