Grupo del Proceso de Planificación Plan Subsidiario: Gestión del costo Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición

Grupo del Proceso de Planificación La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del área de Conocimiento Gestión de la Integración. Esta Área de Conocimiento coordina y unifica los procesos de las otras Áreas de Conocimiento

Objetivos de Aprendizaje Entender la importancia de la gestión de costos del proyecto Explicar lo básico de la gestión de costos del proyecto Discutir los diferentes tipos de métodos de estimación de costos y prepararlos Entender el proceso involucrado en presupuestar costos y preparar una estimación de costos y presupuesto para el proyecto de tecnología de la información Entender los beneficios de la gestión del valor ganado y la gestión del portafolio del proyecto para asistir en el control de costos Describir como el software de gestión de proyectos puede ayudar en la gestión de costos

La importancia de la gestión de costos del proyecto Los proyectos en general tienen un deficiente historial de las metas del presupuesto Los estudios de CHAOS han encontrado el sobrecosto promedio (el porcentaje o cantidad de dinero adicional por el cual los costos son superiores a las estimaciones) varió de 180 por ciento en 1994 a 43 por ciento en 2002, otros estudios encontraron sobrecostos a 33-34 por ciento

Costos y gestión de costos El costo es un recurso sacrificado o perdido para alcanzar un objetivo específico o algo que se da en intercambio Los costos generalmente se miden en unidades monetarias como pesos La gestión de costos del proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto se termine dentro de un presupuesto aprobado

Principios básicos de la gestión del costo La mayoría de miembros de juntas ejecutivas comprenden mejor y están más interesados en términos financieros que en los términos técnicos del proyecto Administradores de proyectos deben hablar su idioma Ganancia: Ingresos - Gastos Margen de ganancia: Relación de los ingresos con las ganancias Margen de ganancia=(Ganancia neta después de impuestos/Ingresos)*100 [%] Costo de ciclo de vida considera el costo total de propiedad, o el desarrollo más los gastos de apoyo, para un proyecto Análisis de flujo de caja determina el costo estimado y los beneficios de un proyecto en un periodo de tiempo y el resultado del flujo de caja en ese periodo

Procesos de la gestión de costos Planificar la gestión de Costos Estimar Costos Determinar el Presupuesto Controlar Costos

Planificar la gestión de costos 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Gestión del Costo del Proyecto Acta de constitución 7.1 Panificar la gestión de costos Plan de dirección del proyecto Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa Plan de gestión de costos 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 11.2 Identificar Riesgos   6.2 Definir las Actividades   Empresa/ Organización 11.4 Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos 6.3 Secuenciar las Actividades

Plan Cost Management Project Cost Management Project charter 4.1 Develop Project Charter Project Cost Management Project charter 7.1 Plan Cost Management Project management plan Organizational process assets Enterprise environmental factors Cost management plan 4.2 Develop Project Management Plan 11.2 Identify Risks   6.2 Define Activities   Enterprise/ Organization 11.4 Perform Quantitative Risk Analisys 6.3 Sequence Activities

Planificar la gestión de costos Entradas Plan para la Dirección del Proyecto Acta de Constitución del Proyecto Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas Juicio de Expertos Técnicas Analíticas Reuniones Salidas Plan de Gestión de Costos

Plan Cost Management Inputs Tools & Techniques Outputs Project management plan Project charter Enterprise environmental factors Organizational process assets Tools & Techniques Expert judgment Analytical techniques Meetings Outputs Cost management plan

Error y propagación del error Control de calidad al final del proyecto Aseguramiento de la calidad durante todo el proyecto

Costo de los defectos de software FASE DEL DESARROLLO DE SOFTWARE COSTO RELATIVO PARA REPARAR DEFECTOS Análisis de requerimientos 1X Codificación y pruebas unitarias 5X Integración y pruebas de sistema 10X Prueba beta 15X Post producción y liberación 30X Nota: X es una variable unitaria normalizada de costo y puede ser expresada en pesos, personas-hora, etc.

Principios básicos de la gestión de costos Costos o Beneficios tangibles Costos o beneficios que una organización puede medir fácilmente ($) Costos o Beneficios intangibles Costos o beneficios difíciles de medir en términos monetarios Los costos directos Costos que pueden estar directamente relacionados a la producción de los productos y servicios del proyecto Los costos indirectos Costos que no están directamente relacionados con los productos o servicios del proyecto, sino que están indirectamente relacionados con la realización del proyecto

Costos directos e indirectos Materiales Directos Materia Prima Insumos Mano de Obra directa Sueldos y salarios Gratificaciones Indemnizaciones Costos Indirectos Mano de obra indirecta Jefes de producción Mantenimiento Supervisores Choferes Vigilantes Materiales indirectos Repuestos Lubricantes Combustibles Gastos indirectos Alquileres Amortizaciones Intereses Seguros

Clasificación de costos Costos Variables Materia prima Costo distribución Materiales directos Mano de obra directa Costos Fijos Costos de Administración Costos Financieros Amortizaciones diferidas Depreciación Impuestos y patentes Materiales indirectos Mano de obra indirecta Gastos generales

Principios básicos de la gestión de costos (continúa) Teoría de la curva de aprendizaje Cuando muchos artículos se producen de forma repetitiva, el costo unitario de los productos disminuye en un patrón regular a medida que aumenta la cantidad Las reservas Pesos incluidos en una estimación de costos para mitigar el riesgo de Costos por situaciones futuras difíciles de predecir Reservas para contingencias Presupuestos reservados para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios, en el alcance y el costo del proyecto. Estos son “incógnitas conocidas”. No forman parte de la línea base de costo del proyecto, pero están incluidas en el presupuesto para el proyecto Gestión de reservas Permite trabajar sobre situaciones futuras difíciles de predecir (“incógnitas conocidas”)

Estimar costos Los directores de proyecto debe tomar las estimaciones de costos en serio si quieren completar los proyectos dentro de las limitaciones de presupuesto Es importante conocer los tipos de estimaciones de costos, cómo preparar estimaciones de costos y problemas típicos asociados a la estimaciones de costos del proyecto

Tipos de estimación de costos Tipo de estimación Cuándo hacerla Por qué hacerla Exactitud De orden de magnitud Muy temprano en el ciclo de vida del proyecto 3 – 5 años antes de la terminación del proyecto Brinda estimación de costos para decisiones de selección -50% a + 100% Presupuestaria Temprano 1 -2 años antes del fin Poner pesos en los planes del presupuesto -10% a +25% Definitiva Tarde en el proyecto Menos de un año antes del fin Da detalles para compras y estimación de costos actuales -5% a +10%

Plan de gestión de costos Documento que describe cómo la organización manejará la variación de los costos en el proyecto Un gran porcentaje de los costos totales del proyecto son generalmente los costos laborales, por lo que los administradores de proyectos deben desarrollar y seguir las estimaciones de mano de obra

Ejemplo: Máximo número de empleados por departamento y año 1994 1995 1996 1997 1998 Totales Sistemas de información 24 31 35 13 116 Sistemas de mercadeo 3 15 Reservaciones 12 29 33 9 7 90 Contratistas 2 1 6 41 66 72 25 23 227

Técnicas y herramientas de estimación de costos Herramientas y técnicas básicas para la estimación de costos Estimación por Analogía Se usa el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual. Estimación ascendente Se estima el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle, luego se resume o “acumula” en niveles superiores para fines de información y seguimiento Estimación paramétrica Es una técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables (por ejemplo, metros cuadrados en una construcción, líneas de códigos en el desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas) para calcular una estimación de costos para un recurso de la actividad del cronograma

Problemas típicos en la estimación de costos La estimación se hizo muy rápido Falta de experiencia en la estimación Los seres humanos están sesgados hacia la subestimación Gestión de los deseos de precisión

Estimación de costos - consideraciones Antes de crear un presupuesto, es necesario Saber lo que se utilizará. Recopilar tanta información como sea posible Aclarar las reglas básicas y los supuestos para la estimación Si es posible, estimar costos para las principales categorías de la EDT Crear un modelo de costos, para hacer más fácil la realización de cambios en el documento y la estimación

Ejemplo: Estimación de costos de un proyecto #Unidades /hora Costo/unitario/hora Subtotales Totales nivel 1 EDT % del total Elementos de la EDT 1. Gestión del proyecto $306.300 20% Director del proyecto 960 $100 $96.000 Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000 Contratistas (10% de desarrollo y prueba del software) $66.300 2. Hardware $76.000 5% 2.1 Dispositivos 100 $600 $60.000 2.2 Servidores 4 $4000 $16.000 3. Software $614.000 40% 3.1 Software licenciado $200 $20.000 3.2 Desarrollo del software $594.000 4. Testing (10% del costo total de hardware y software) $69.000 5. Entrenamiento y soporte $202.400 13% Costo del entrenamiento $500 $50.000 Costos de viaje 12 $700 $8.400 6. Reservas $253.540 17% Total costo estimado del proyecto $1.521.240

Ejemplo: estimados para un proyecto de desarrollo de software 1. Labor estimada Unidades/Hr Costo/Unitario/ Hr Subtotales Cálculos Estimado de la labor del contratista 3000 $150 $450.000 3000 * 150 Estimado del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000 1920 * 75 Estimado total de la labor $594.000 Sumar los dos valores de arriba 2. Estimado de la función puntual Cantidad Conversión Puntos Función Entradas externas 10 4 40 10 * 4 Archivos de interfaces externas 3 7 21 3 * 7 Salidas externas 5 20 5 * 4 Consultas externas 6 24 6 * 4 Tablas internas lógicas 70 7 * 10 Total de las funciones puntuales 175 Sumar las funciones puntuales de arriba Valor equivalente en lenguaje Java 46 Asumir valor de la referencia Estimación de líneas de código fuente (LCF) 8.050 175*46 Productividad * LCF ^ penalidad (en meses) 29.28 3.13 * 8.05 ^ 1.072 (ver referencia) Total horas de labor(160 Hr/Mes) 4684.65 29.28 * 160 Costo/labor Hr ($120 /hr) $120 Asuma el valor del presupuesto de un experto Total de la estimación de funciones puntuales $562.158 4684.65*120 Referencia: Factor default productividad (3.13) y factor penalidad (1.072) Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/COCOMO_II http://sunset.usc.edu/csse/research/COCOMOII/cocomo_main.html

Estimar los Costos Gestión del Costo del Proyecto 5.4 Crear la EDT   Documentos del proyecto 7.1 Panificar la gestión de costos 6.6 Desarrollar el Cronograma Línea base del alcance Plan de gestión de costos 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades Cronograma del proyecto Documentos del proyecto actualizados 7.2 Estimar Costos   9.1 Planificar la gestión de Recursos Humanos 11.2 Identificar Riesgos   Estimados de costos de actividades Plan de gestión de recursos humanos Factores ambientales de la Empresa Activos de procesos de la organización 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones Bases de Estimados 11.2 Identificar Riesgos   Registro de riesgos 7.3 Determinar el Presupuesto   Empresa/ Organización

Estimate Costs Project Cost Management Scope baseline 5.4 Create WBS   Project documents 7.1 Plan Cost Management 6.6 Develop Schedule Scope baseline Cost management plan 6.4 Estimate Activity Resources Project schedule Project documents updates 7.2 Estimate Costs   9.1 Plan Human Resource Management 11.2 Identify Risks   Activity cost estimates Human resource management plan Enterprise environmental factors Organizational process assets 12.1 Plan procurement Management Basis of estimates 11.2 Identify Risks   Risk register 7.3 Determine Budget   Enterprise/ Organization

Herramientas y técnicas Estimar los Costos Entradas Plan de Gestión de Costos Plan de Gestión de los Recursos Humanos Línea Base del Alcance Cronograma del Proyecto Registro de Riesgos Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas Juicio de Expertos Estimación Análoga Estimación Paramétrica Estimación Ascendente Estimación por Tres Valores Análisis de Reserva Costo de la Calidad Software para la Gestión de Proyectos Análisis de Propuestas para Licitaciones Técnicas Grupales para Toma de decisiones Salidas Estimaciones de Costos de las Actividades Base de los Estimados Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Estimate Costs Inputs Tools & Techniques Outputs Cost management plan Human resource management plan Scope baseline Project schedule Risk register Enterprise environmental factors Organizational process assets Tools & Techniques Expert judgment Analogous estimating Parametric estimating Bottom-up estimating Three-point estimating Reserve analysis Cost of quality Project management software Vendor bid analysis Group decision-making techniques Outputs Activity cost estimates Basis of estimates Project documents updates

Herramientas y técnicas Estimar costos Entradas 1. Línea Base del Alcance 2. Cronograma del Proyecto 3. Planificación de los Recursos Humanos 4. Registro de Riesgos 5. Factores Ambientales de la Empresa 6. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos 2. Estimación Análoga 3. Estimación Paramétrica 4. Estimación Ascendente 5. Estimación por Tres Valores 6. Análisis de Reserva 7. Costo de la Calidad 8. Software de estimación de costos para la dirección de proyectos 9. Análisis de Propuestas para Licitaciones Salidas 1. Estimaciones de Costos de las Actividades 2. Base de los Estimados 3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de los costos del proyecto

Presupuesto de costos Presupuesto de costos Estimación del costo del proyecto, estimando el costo de cada uno de los elementos de trabajo individuales en el tiempo La EDT es una entrada importante para el proceso de preparar el presupuesto de costos ya que define los elementos de trabajo Una meta importante es producir una línea base de costos. El presupuesto por fases en el tiempo lo usa el gerente del proyecto para medir y monitorear el comportamiento de los costos

Ejemplo: Línea base de costos para un proyecto Elementos de la EDT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Totales 1. Gestión del proyecto Gerente del proyecto 8.000 96.000 Miembros del equipo del proyecto 12.000 144.000 Contratistas 6.027 66.297 2. Hardware 2.1 Dispositivos 30.000 60.000 2.2 Servidores 16.000 3. Software 3.1 Software licenciado 10.000 20.000 3.2 Desarrollo del software 80.000 127.000 90.000 50.000 594.000 4. Testing 6.000 15.000 13.000 69.000 5. Entrenamiento y soporte Costo del entrenamiento Costos de viaje 8.400 24.000 6. Reservas 40.000 3.450 253.450 Totales de estimados 86.027 92.027 172.027 223.027 198.027 185.027 173.027 148.427 90.027 80.027 53.477 1.521.147 * Cantidades redondeadas

Determinar el Presupuesto Gestión del Costo del Proyecto 5.4 Crear la EDT   7.1 Panificar la gestión de costos 7.2 Estimar Costos   Plan de gestión de costos Estimados de costos de actividades Bases de estimados Documentos del proyecto 6.6 Desarrollar el Cronograma Cronograma del proyecto Línea base del alcance Documentos del proyecto actualizados 7.3 Determinar el Presupuesto 9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Línea base de costos Calendarios de recursos Calendarios de recursos Requerimientos de financiamiento del proyecto 11.2 Identificar Riesgos   Registro de riesgos 7.4 Controlar costos   12.2 Efectuar Adquisiciones Acuerdos Activos de procesos de la organización   Empresa/ Organización

Develop Project Management Plan Determine Budget Project Cost Management 5.4 Create WBS   7.1 Plan Cost Management 7.2 Estimate Costs   Cost management plan Activity cost estimates Basis of estimates Project documents 6.6 Develop Schedule Project schedule Scope baseline Project documents updates 7.3 Determine Budget 9.2 Acquire Project Team 4.2 Develop Project Management Plan Cost baselines Resourse calendars Resourse calendars Project funding requirements 11.2 Identify Risks   Risk register 7.4 Control Costs   12.2 Conduct Procurements Agreements Organizational process assets   Enterprise/ Organization

Determinar el Presupuesto Entradas Plan de Gestión de Costos Línea Base del Alcance Estimaciones de Costos de las Actividades Base de las Estimaciones Cronograma del Proyecto Calendarios de Recursos Registro de Riesgos Contratos Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas Suma de Costos Análisis de Reserva Juicio de Expertos Relaciones Históricas Conciliación del Límite del Financiamiento Salidas Línea Base de Costos Requisitos de Financiamiento del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Determine Budget Inputs Tools & Techniques Outputs Cost management plan Scope baseline Activity cost estimates Basis of estimates Project schedule Resourse calendars Risk register Agreements Organizational process assets Tools & Techniques Cost aggregation Reserve analysis Expert judgment Historical relationships Funding limit reconciliation Outputs Cost baselines Project funding requirements Project documents updates

Determinar el presupuesto de costos Entradas 1. Estimaciones de Costos de las Actividades 2. Base de las Estimaciones 3. Línea Base del Alcance 4. Cronograma del Proyecto 5. Calendarios de Recursos 6. Contratos 7. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Suma de Costos 2. Análisis de Reserva 3. Juicio de Expertos 4. Relaciones Históricas 5. Conciliación del Límite del Financiamiento Salidas 1. Línea Base del Desempeño de Costos 2. Requisitos de Financiamiento del Proyecto 3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de los costos del proyecto

Ejemplo: Línea base de costos para un proyecto http://herdingcats.typepad.com/my_weblog/2012/04/sources-of-variance.html?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+typepad%2FHerdingCats+%28Herding+Cats%29 Sources of Variance Herding Cats by Glen B. Alleman on 4/17/12 Cost variances on projects come from a variety of sources. Here's a picture of some of the drivers that are common in many domains. The management of projects means you have to address these and many other activities to answer the questions posed by 5 Immutable Principles: 1 Where are we going? 2 How do we get there? 3 What resources are needed? 4 What impediments will be encountered? 5 How is progress to plan measured? These impacts on cost variance are part of principle 1, 2, 3, 4, and 5. They are part of all the principles, because without a credible understanding what the project is going to cost in the end, the management processes of the project itself are no longer credible. You're then just spending other peoples money with no connection to producing value - yes the business value.