1 DISEÑO, EJECUCION Y EVALUACION DE PROYECTOS DE INTERVENCION ORGANIZACIONAL Ps. Juan Guerrero, MSP DEPARTAMENTO DE PSICOLOGIA Universidad Nacional de Colombia ADAPTADO DE: EZEQUIEL ANDER-EGG ET AL. DISEÑO DE PROYECTOS SOCIO-CULTURALES. BUENOS AIRES: LUMEN, 1998

2 PLANTEAMIENTO DEL TEMA (PARA QUE DISEÑAR PROYECTOS EN LAS ORGANIZACIONES) n CONCRETAR LO QUE SE QUIERE REALIZAR n INSTRUMENTAR LAS DECISIONES COMBINANDO RECURSOS (HUMANOS, TECNICOS, FINANCIEROS Y MATERIALES) n TENER UN FLUJO DE ACCION PARA EL LOGRO DE PRODUCTOS Y RESULTADOS n DISPONER DE CRITERIOS DE EVALUACION DE RESULTADOS

3 DISEÑO DE UN PROYECTO (AGENDA GENERAL) n DENOMINACION DEL PROYECTO n NATURALEZA DEL PROYECTO n ACTIVIDADES Y TAREAS A REALIZAR n METODOS Y TECNICAS n CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES n DETERMINACION DE RECURSOS n ELABORACION DEL PRESUPUESTO n ESTRUCTURA ORGANIZATIVA n INDICADORES DE EVALUACION DEL PROYECTO n FACTORES EXTERNOS CONDICIONANTES

4 PRECISIONES CONCEPTUALES n PLAN  PARAMETRO TECNICO-POLITICO DENTRO DEL CUAL SE ENMARCAN PROGRAMAS Y PROYECTOS  LINEAMIENTOS GENERALES SOBRE EL DESARROLLO DE UNA ORGANIZACIÓN n PROGRAMA  CONJUNTO ORGANIZADO Y COHERENTE QUE OPERACIONALIZA UN PLAN n PROYECTO  CONJUNTO DE ACTIVIDADES CONCRETAS Y COORDINADAS QUE SE REALIZAN CON EL FIN DE PRODUCIR BIENES, SERVICIOS Y CONOCIMIENTO CAPACES DE SATISFACER NECESIDADES O RESOLVER PROBLEMAS n ACTIVIDAD  MEDIO DE INTERVENCION SOBRE LA REALIDAD  REALIZACION SECUENCIAL E INTEGRADA DE DIVERSAS ACCIONES NECESARIAS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS ESPECIFICOS DE UN PROYECTO n TAREA  ACCION QUE OPERACIONALIZA UNA ACTIVIDADCON MAXIMO GRADO DE CONCRECION

5 A MANERA DE EJEMPLO n PLAN: EXPANSION DE LA EMPRESA “B & A” n PROGRAMA: CONSTRUCCION DE NUEVAS SEDES n PROYECTO: PLANTA DE PRODUCCION DE LETICIA n ACTIVIDAD: COLOCACION DE CIMIENTOS n TAREA: INYECCION DE CONCRETO

6 DENOMINACION DEL PROYECTO n CARACTERIZACION EN POCAS PALABRAS DE AQUELLO QUE SE QUIERE HACER (TITULO SINTETICO) n NO CONFUNDIR EL TITULO CON EL ENUNCIADO DEL PROBLEMA n UNA DENOMINACION INADECUADA NOS PUEDE LLEVAR A FORMULACION ERRADA DE OBJETIVOS, ACTIVIDADES Y TAREAS

7 NATURALEZA DEL PROYECTO DESCRIPCION DEL PROYECTO (QUÉ SE QUIERE HACER) n CARACTERIZACION Y DESCRIPCION DE LA IDEA CENTRAL n CONTEXTUALIZACION DEL PROYECTO DENTRO DEL PROGRAMA

8 NATURALEZA DEL PROYECTO JUSTIFICACION DEL PROYECTO (POR QUÉ SE HACE) n ARGUMENTACION LOGICA PARA REALIZAR EL PROYECTO n EXPLICAR LA PRIORIDAD DEL PROBLEMA n JUSTIFICAR PORQUE EL PROYECTO FORMULADO ES LA SOLUCION MAS VIABLE

9 NATURALEZA DEL PROYECTO MARCO INSTITUCIONAL (ORGANIZACIÓN RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN) n NATURALEZA JURIDICA, ADMINISTRATIVA, INSTALACIONES Y SERVICIOS, RECURSOS HUMANOS DE LA INSTITUCION QUE EJECUTARA EL PROYECTO n DEPARTAMENTO Y/O PROGRAMA DE LA ORGANIZACIÓN EJECUTORA DONDE SE INSERTARA EL PROYECTO

10 NATURALEZA DEL PROYECTO FINALIDAD DEL PROYECTO (IMPACTO QUE SE ESPERA LOGRAR) n SON LOS OBJETIVOS DEL PROGRAMA AL CUAL PERTENECE EL PROYECTO n FIN ULTIMO QUE JUSTIFICA LA EXISTENCIA DEL PROYECTO

11 NATURALEZA DEL PROYECTO OBJETIVOS DEL PROYECTO (PARA QUÉ SE HACE, QUÉ SE ESPERA OBTENER) n LOGROS DEFINIDOS QUE SE BUSCA ALCANZAR (EFECTOS QUE SE BUSCA ALCANZAR) n DEBEN SER FORMULADOS ADECUADAMENTE –OBJETIVO GENERAL (PROPOSITO CENTRAL DEL PROYECTO) –OBJETIVOS ESPECIFICOS (PASOS PARA ALCANZAR EL OBJETIVO GENERAL)

12 NATURALEZA DEL PROYECTO METAS DEL PROYECTO (CUÁNTO SE QUIERE HACER) n OPERACIONALIZACION DE LOS OBJETIVOS n CUANTO SE QUIERE LOGRAR CON LA REALIZACION DEL PROYECTO, EN QUE PLAZO DETERMINADO Y EN QUE ESPACIO DELIMITADO

13 NATURALEZA DEL PROYECTO BENEFICIARIOS DEL PROYECTO (A QUIÉN VA DIRIGIDO) n IDENTIFICAR LOS BENEFICIARIOS INMEDIATOS Y BENEFICIARIOS FINALES O INDIRECTOS n DELIMITAR EL “GRUPO-META” INDICANDO: –SITUACION GENERAL (p.e. NIVEL DE INGRESOS), –OCUPACION (p.e. PERSONAL ADMINISTRATIVO), –ACCESO A SERVICIOS (p.e. SUBSIDIO PARA EDUCACION)

14 NATURALEZA DEL PROYECTO PRODUCTOS DEL PROYECTO (RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES) n PRIMER NIVEL DE RESULTADOS A LOS QUE SE LLEGA n CONDICION PREVIA PARA EL LOGRO DE OBJETIVOS Y METAS n LA GENERACION DE PRODUCTOS DEPENDE DE LA REALIZACION DE ACTIVIDADES

15 NATURALEZA DEL PROYECTO LOCALIZACION FISICA Y COBERTURA ESPACIAL DEL PROYECTO (DÓNDE SE HARÁ, QUÉ ABARCARÁ) n DETERMINAR EL AREA DONDE SE UBICARA EL PROYECTO –MACRO-LOCALIZACION (p.e. REGION) –MICRO-LOCALIZACION (p.e. BARRIO) n DETERMINAR EL AREA DE INFLUENCIA DEL PROYECTO Y NUMERO DE BENEFICIARIOS

16 OPERACIONALIZACION DE ACTIVIDADES Y TAREAS A REALIZAR* (CON QUÉ ACCIONES SE GENERAN LOS PRODUCTOS) n ESPECIFICACION E INVENTARIO DE LAS TAREAS A REALIZAR n DISTRIBUCION DE UNIDADES PERIODICAS DE TIEMPO (FECHA DE INICIO Y TERMINACION DE CADA ACTIVIDAD) n ORDENACION Y SINCRONIZACION DE LAS MISMAS n INDICACION DE LA CANTIDAD Y CALIDAD DE INSUMOS NECESARIOS (HUMANOS, SERVICIOS, EQUIPOS, ETC.) ASIGNADOS POR ACTIVIDAD * EN ESTA ETAPA PUEDE SER UTIL USAR UNA APLICACION COMO EL “MICROSOFT PROYECT 2003”

17 METODOS Y TECNICAS (MODALIDADES DE OPERACIÓN) n SELECCIÓN Y COMBINACION DE TECNOLOGIAS APROPIADAS Y TECNOLOGIAS NO OBSOLETAS DE ALTO RENDIMIENTO n SELECCIONAR LA ALTERNATIVA QUE MEJOR SE ADAPTE A LOS FINES DEL PROYECTO Y AL CONTEXTO EN QUE SE UTILIZARA

18 CALENDARIZACION DEL PROYECTO* (CUÁNDO OCURRIRÁ) n DISTRIBUCION UNIFORME DEL TRABAJO, PLAZOS REALISTAS PROPORCIONADOS A CADA ACTIVIDAD n DIAGRAMA DE VISUALIZACION DE GANTT (CUÁNDO ESTAN PREVISTAS LAS TAREAS?) n DIAGRAMA PERT (RELACIONES ENTRE TAREAS, SIMULTANEIDAD, RUTA CRITICA) n METODO ABC (CALENDARIO DE ACTIVIDADES Y TAREAS, DURACION DE LAS ACTIVIDADES, RUTA CRITICA) * EN ESTA ETAPA PUEDE SER UTIL USAR UNA APLICACION COMO EL “MICROSOFT PROYECT 2003”

19 n HUMANOS CANTIDAD DE PERSONAL, CUALIFICACION REQUERIDA, FUNCIONES A REALIZAR n MATERIALES EQUIPOS, INSTRUMENTOS, PRUEBAS PSICOLOGICAS, INFRAESTRUCTURA FISICA n TECNICOS ENTREVISTA PSICOLOGICA, DESARROLLO DE SOFTWARE PARA APLICACIÓN Y CALIFICACION DE PRUEBAS n FINANCIEROS CALENDARIO FINANCIERO: QUIÉN O QUÉ FINANCIA QUÉ DETERMINACION DE RECURSOS DEL PROYECTO (QUIÉNES Y CON QUÉ SE REALIZARA EL PROYECTO)

20 n GASTOS DE PERSONAL (NUMERO DE PERSONAS, CALIFICACION, DEDICACION, REMUNERACION) n VIATICOS TRANSPORTE, ALOJAMIENTO, ALIMENTACION, COMUNICACIONES n LOCALES REACONDICIONAMIENTO, ALQUILER n MATERIAL Y EQUIPO MOBILIARIO, COMPUTADORES, TELEFAX, FOTOCOPIADORA n GASTOS DE FUNCIONAMIENTO SERVICIOS PUBLICOS, LIMPIEZA, IMPUESTOS, LIBROS Y REVISTAS n IMPREVISTOS 5% DEL TOTAL DEL PRESUPUESTO n BENEFICIOS INGRESOS FINANCIEROS GENERADOS POR EL MISMO PROYECTO n MATRIZ FINANCIERA DEL PROYECTO INCLUYE FUENTES DE FINANCIAMIENTO, DETALLE DE RECURSOS, UNIDADES QUE SE REQUIEREN, VALOR MONETARIO DE CADA UNIDAD, COSTO TOTAL COSTOS DE EJECUCION DEL PROYECTO (RECURSOS EXPRESADOS EN DINERO)

21 ORGANIZACIÓN Y GESTION DEL PROYECTO (I) (CÓMO SE GESTIONARÁ Y ORGANIZARÁ EL PROYECTO) n INSERCION DEL PROYECTO EN EL ORGANIGRAMA DE LA ORGANIZACIÓN EJECUTANTE n MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (INDICANDO COMO DESEMPEÑAR LAS TAREAS, ADEMAS DE NORMAS TECNICAS Y ADMINISTRATIVAS A SEGUIR) n FUNCIONES DEL PERSONAL DEL PROYECTO (QUIÉN ES EL RESPONSABLE Y DE QUÉ TAREAS) n RELACIONES DEL PERSONAL (NIVELES DE AUTORIDAD, CANALES DE INFORMACION, CONSULTA Y ASESORIA, MECANISMOS DE COORDINACIÓN) n SISTEMAS DE EVALUACION (FORMAS Y MECANISMOS DE CONTROL OPERACIONAL Y SUPERVISION TECNICA DEL PERSONAL DEL PROYECTO)

22 ORGANIZACIÓN Y GESTION DEL PROYECTO (II) (CÓMO SE GESTIONARÁ Y ORGANIZARÁ EL PROYECTO) TRES OPCIONES DE ORGANIZACION DEL PROYECTO n ORGANIZACIÓN FUNCIONAL EL PROYECTO SE LLEVA A CABO DENTRO DE UN ORGANISMO YA EXISTENTE CON FUNCIONARIOS, PROFESIONALES Y TECNICOS DEL MISMO. ES UNA ACTIVIDAD MAS DE DICHO ORGANISMO n ORGANIZACIÓN POR PROYECTO EXISTE UN RESPONSABLE GENERAL DEL PROYECTO Y SE CREAN ESPECIFICAMENTE PARA ESTE UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y UNA UNIDAD OPERATIVA QUE DESAPARECEN CUANDO EL PROYECTO TERMINE n ORGANIZACIÓN MATRICIAL ES UNA MEZCLA DE LAS DOS OPCIONES ANTERIORES. EL PROYECTO TIENE UN DIRECTOR QUE TIENE AUTORIDAD SOLO SOBRE EL PERSONAL TECNICO EN ASPECTOS ESPECIFICOS DEL PROYECTO. EL RESTO DEL PERSONAL PERTENECE A DISTINTAS DEPENDENCIAS DEL ORGANISMO RESPONSABLE Y DEPENDEN DE UNA DOBLE JEFATURA

23 EVALUACION DEL PROYECTO (I) (CON QUÉ INDICADORES SE MEDIRÁ EL AVANCE HACIA LAS METAS) n LOS INDICADORES SON PATRONES DE MEDIDA PARA MOSTRAR EL AVANCE DE UNA ACTIVIDAD, CON RELACION A LAS METAS ESTABLECIDAS n VARIAS CLASES DE INDICADORES: –INDICADORES DE INSUMOS ENTREGA DE INSUMOS –INDICADORES DE PRODUCTOS OBTENCION DE SUS PRODUCTOS –INDICADORES DE EFECTO LOGRO DE OBJETIVOS

24 EVALUACION DEL PROYECTO (II) (CON QUÉ INDICADORES SE MEDIRÁ EL AVANCE HACIA LAS METAS) n CONDICIONES QUE DEBEN REUNIR LOS INDICADORES: –INDEPENDENCIA CADA META U OBJETIVO DEBE TENER UNO O VARIOS INDICADORES PROPIOS –VERIFICABILIDAD LOS INDICADORES DEBE PERMITIR VERIFICAR EMPIRICAMENTE LOS CAMBIOS QUE SE VAN PRODUCIENDO EN EL PROYECTO –VALIDEZ LOS INDICADORES DEBEN MEDIR LO QUE REALMENTE PRETENDEN MEDIR –ACCESIBILIDAD SE DEBEN USAR INDICADORES QUE REQUIEREN DATOS YA EXISTENTES, O QUE SE PUEDEN OBTENER FACILMENTE

25 FACTORES EXTERNOS CONDICIONANTES DEL IMPACTO DEL PROYECTO (RELACIÓN MEDIOS-FINES-CONDICIONES) n FACTORES QUE ESTAN FUERA DEL CONTROL DE LA GERENCIA DEL PROYECTO PERO QUE DEBEN PRODUCIRSE PARA LOGRAR EL IMPACTO PROPUESTO n EN EL DISEÑO DEL PROYECTO DEBE PRECISARSE CUALES SON LOS FACTORES EXTERNOS DE LOS QUE DEPENDE SU ÉXITO E IMPACTO. EN ESTE SENTIDO, LOS FACTORES EXTERNOS DEBEN SER: REALISTAS DEBEN TENER UNA ALTA PROBABILIDAD DE ACONTECER PRECISOS INDICAR EN CONCRETO LA FUENTE CON BASE EN LA CUAL SE SEÑALA EL FACTOR COMPLETOS SEÑALAR TODOS LOS FACTORES EXTERNOS QUE DETERMINAN EL ÉXITO DEL PROYECTO

26 CRITERIO DE EVALUACION DEL MODULO DISEÑO DE UN PROYECTO DE INTERVENCION EN UN NUCLEO ORGANIZACIONAL PROBLEMÁTICO SELECCIONADO 1.SEGURIDAD INDUSTRIAL 2.CAPACITACION DE PERSONAL 3.EVALUACION DEL DESEMPEÑO 4.SELECCIÓN DE PERSONAL 5.AUSENTISMO 6.PSICOLOGIA DEL MERCADEO 7.OTROS...