La empresa que he escogido es el Supermercado Betancur, en esta empresa no hay una dependencia directa encargada del manejo de la documentación, hay una persona que realiza la función de repartir la correspondencia luego de ser recibida en el puesto de información, y también esta persona es la encargada del archivo de dicha correspondencia.
No hay una dependencia encargada, sólo en el puesto de información es recibida la correspondencia y hay una persona que se encarga de llenar un formato que es utilizado para la respectiva entrega, el cual ella hace firmar el recibido.
Cabe anotar que en el puesto de información, laboran varias personas lo cual hace que el tratamiento de la correspondencia sea más difícil ya que es una sola persona la encargada de la entrega de la documentación, pero al momento de recibirla la recibe la persona que esté en el momento, por tal motivo se presenta con frecuencia la perdida de documentos importantes y nadie se hace cargo.
No existen sanciones, solo un responsable, lo cual no debería de ser así ya que esta persona encargada de la cual he venido hablando no solo tiene la función del manejo de la correspondencia y archivo si no también otras funciones adicionales.
Procesos a mejorar: Crear una dependencia responsable con unas funciones específicas del manejo de la correspondencia de la empresa, lo cual facilitaría no solo el acceso a ella si no evitar la pérdida y desorden de los documentos. Hacer que se cumpla con un manual de recibo y entrega.
Crear sanciones en caso de no cumplir con un adecuado manejo de la documentación. En este espacio debe enviar el documento en un formato word y además, elabore una presentación online donde desarrolle el tema del escrito, siguiendo las instrucciones del documento adjunto.