ELABORACIÓN y GESTIÓN DE PROYECTOS EUROPEOS Valencia, 24 y 25 de abril de 2008 D. Juan Manuel Revuelta Director FCVRE

ÍNDICE 1- ELABORACIÓN DE PROYECTOS EUROPEOS CONCEPTOS BÁSICOS LA IDEA Y PREPARACIÓN DEL PROYECTO 2- GESTIÓN DE PROYECTOS EUROPEOS EL PRESUPUESTO CONTROL, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO

1- ELABORACIÓN DE PROYECTOS EUROPEOS CONCEPTOS BÁSICOS LA IDEA Y PREPARACIÓN DEL PROYECTO

CONCEPTOS BÁSICOS ¿Qué es un proyecto europeo? Un trabajo no repetitivo, que debe planificarse y realizarse según unos criterios de calidad marcados por las Instituciones Comunitarias, con la participación, como norma general, de terceros denominados socios y con unos objetivos, costes, inversiones y plazos prefijados y destinados a favorecer el cumplimiento de unos objetivos comunitarios.

CONCEPTOS BÁSICOS Aspectos del proyecto Planificación Información Control Coordinación Decisiones Objetivos Selección Formación Motivación Negociación Dimensión humana Participación Coordinación Socios Coordinación Idiomas Cultura Distancia Conocimiento

CONCEPTOS BÁSICOS Características de los proyectos europeos Actuaciones innovadoras Adecuación a políticas europeas No financian actividades de base Nuevos enfoques a la resolución de problemas Socios europeos: distintos y complementarios Trabajo en red y en equipo Respeto de los objetivos y necesidades comunitarias

CONCEPTOS BÁSICOS Errores y defectos a evitar Pensar sólo en la financiación No trabajar para la resolución de problemas o necesidades No asumir los proyectos presentados Pretender resolver necesidades básicas No conocer en detalle el entorno No contar con un equipo de trabajo preparado No valorar la colaboración ni el trabajo en equipo No asumir riesgos No entender que el mundo ha cambiado No invertir en Europa

CONCEPTOS BÁSICOS El éxito del proyecto

CONCEPTOS BÁSICOS Ciclo de vida de un proyecto Programa Europeo Áreas y temas prioritarios Estudio de viabilidad Identificación de prioridades Informe final Resultados Argumentación Idea de proyecto Búsqueda de socios Informes de avance y seguimiento Propuesta Contratos

CONCEPTOS BÁSICOS Estructura base de un proyecto

CONCEPTOS BÁSICOS Creación de la asociación transnacional Transnacionalidad ¿Por qué unirse a una asociación transnacional? Creación de la asociación Conexión (organismos y personas en Europa) Valor añadido (Problemas similares, ubicación, geografía, tipología, relevancia y experiencia) Ayuda en el proyecto Es un recurso más Mejora la calidad de acciones frente a problemas comunes Favorece la movilidad Transferencia de conocimiento Valor añadido Nº mínimo y países participantes Socios interesantes: diferentes y complementarios Necesidades técnicas

IDEA Y PREPARACIÓN DEL PROYECTO Análisis y preparación de la idea ¿Dónde conseguir información? Programas o Fondo Documentación de apoyo (informes de la UE/documentos COM/estadísticas) Vademécum (Base jurídica de la intervención/ Convocatoria oficial/Guía de promotor/guías anexas y complementos de programa) P R O U E S T A Ideas de proyecto Documentación propia (informes propios, conclusiones y proyectos previos, bibliografía, etc.)

IDEA Y PREPARACIÓN DEL PROYECTO Análisis y preparación de la idea Análisis de problemas ¿Qué necesidades tengo? ¿Son claras y reales? ¿Obedecen a fenómenos generalizados? ¿Tienen solución? ¿Qué beneficios obtengo solucionándolos? ¿Quién me puede ayudar? Análisis de las partes interesadas (stakeholders) Personas físicas Asociaciones Instituciones Organizaciones Susceptibles de tener algún vínculo con el proyecto Análisis de objetivos Estudiar la situación creada partir de la acción propuesta con la participación de las partes interesadas Verificar la jerarquía de objetivos Identificar la coherencia entre objetivos y fines Análisis DAFO Debilidades Amenazas Fortalezas Oportunidades Estrategias

IDEA Y PREPARACIÓN DEL PROYECTO Análisis y preparación de la idea Criterios de calidad Innovación Transnacionalidad Enfoque abajo arriba Complementariedad Efecto multiplicador Transferencia Igualdad de oportunidades Enfoque multiagente Nuevas tecnologías Medio ambiente

IDEA Y PREPARACIÓN DEL PROYECTO Elaboración de la propuesta Búsqueda de otras vías de financiación No No ¿Innovación y Valor Añadido nivel EU? ¿Justificada la dimensión EU del proyecto? Generación de la IDEA (RE) Definición objetivos generales proyecto Sí Sí Participante No ¿Encaja la idea? Revisión Progr. específicos y líneas trabajo Sí Elaboración Resumen del Proyecto Consulta preliminar NCPs, CE, etc. Lanzamiento de la Convocatoria

IDEA Y PREPARACIÓN DEL PROYECTO Elaboración de la propuesta Reunión con socios Elaborar acciones Definir tareas y responsabilidades Working Packages Presupuesto Consulta preliminar NCPs, CE, etc. Revisión y adaptación Formación consorcio: Búsqueda de socios Plan de trabajo para preparar la oferta No ¿Excelente respecto a criterios de evaluación? Elaboración de la propuesta Sí Búsqueda de alternativas: Futuras convocatorias, otras vías de financiación, Etc. ¿Éxito? Presentación propuesta a la CE Evaluación de la propuesta No Ejecución del proyecto Negociación y firma del contrato con la CE Sí

IDEA Y PREPARACIÓN DEL PROYECTO Objetivos y acciones Fines “ son el conjunto de intenciones y deseos genéricos que se pretende conseguir a través del proyecto” Coincidirán con los de la organización promotora No son medibles ni cuantificables Se inspiran en los fines del programa Objetivos Deben ser verificables Implica la atribución de actividades que comportan un tiempo y un coste Alcanzables por las partes Compatibles con las prioridades del programa Acciones “son las actividades necesarias para cumplir cada uno de los objetivos” Analizar cada objetivo y asociar acciones a cada uno de ellos Una acción puede cumplir más de un objetivo Cada acción lleva un coste Cada acción la desarrolla un socio

IDEA Y PREPARACIÓN DEL PROYECTO Objetivos y acciones Fines del proyecto Objetivo 1 Acción 1.1 Acción 1.2 Acción 1.3 Objetivo 2 Acción 2.1 Acción 2.2 Acción 2.3 Objetivo 3 Acción 3.1 Acción 3.2 Acción 3.3

IDEA Y PREPARACIÓN DEL PROYECTO Planificación Organización del programa de trabajo Asegurar la coherencia de la frecuencia Fines Objetivos Acciones Productos Resultados Impacto Presupuesto Asegurar la cooperación transnacional Estrategias de difusión constatables resultados tiempo coste

IDEA Y PREPARACIÓN DEL PROYECTO Planificación Planificación de trabajos Ajustar el programa de trabajo original Re-estructurar el proyecto en unidades de trabajo a realizar Seguir una representación gráfica del trabajo a realizar Desglosar el proyecto en fichas de trabajo Actualizar permanentemente

IDEA Y PREPARACIÓN DEL PROYECTO Planificación Planificación económica: conceptos Porcentaje de cofinanciación Porcentaje de financiación europea Aportación en especie (kind cost) El gasto varía según programas: Personal Directos: viajes, subcontratación … Indirectos

IDEA Y PREPARACIÓN DEL PROYECTO Planificación Planificación económica Ilustrar la periodificación de gastos e ingresos con respecto a metas Anticipar posibles tensiones de tesorería Informe intermedio Informe final Anticipo compra reembolso compra Liquidación socios

IDEA Y PREPARACIÓN DEL PROYECTO Planificación Planificación económica Presupuestos por periodo con previsión de liquidez Presupuesto global Presupuesto por socio Presupuesto por acciones y socios Presupuesto por acciones, tipo de gasto y socios

2- GESTIÓN DE PROYECTOS EUROPEOS EL PRESUPUESTO CONTROL, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO EL MARKETING Y LA COMUNICACIÓN DE LA PROPUESTA

2- GESTIÓN DE PROYECTOS EUROPEOS ESTRUCTURA DE GESTIÓN PAGOS 40 30 30 Comisión Europea Promotor-Coordinador Informes parciales Justificación 100% gastos REEMBOLSOS Socio responsable tarea Socio responsable tarea Socio responsable tarea Socio responsable tarea

2- GESTIÓN DE PROYECTOS EUROPEOS CONTRATO CON LA COMISIÓN ¡¡ATENCIÓN!! Montante global de financiación aprobado Periodificación de pagos Costes total finalmente aprobados Productos y calidades exigidas Anexos del programa de trabajo ¿Estamos obligados a resultados concretos y cuantificados? Revisar propuesta RECOMENDACIÓN: NO FIRMAR HASTA ACLARA ESTOS EXTREMOS

2- GESTIÓN DE PROYECTOS EUROPEOS LA JUSTIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS Tipos de proyectos Existen diferencias en los procedimientos de justificación Fondos estructurales Iniciativas comunitarias Programas directos Gestión nacional Gestión mixta Gestión europea

2- GESTIÓN DE PROYECTOS EUROPEOS JUSTIFICACIÓN ADMINISTRATIVA La justificación está DIRECTAMENTE relacionada con un proceso de gestión eficaz: Es preciso DOCUMENTAR los siguientes elementos: Actualizaciones del programa de trabajo Contratos, anexos y subcontratos Archivar las comunicaciones Documentar reuniones Archivas informes internos (de progreso) El archivo financiero (documentos justificativos)

2- GESTIÓN DE PROYECTOS EUROPEOS JUSTIFICACIÓN TÉCNICA Justificación de medios para la obtención de resultados Documentar resultados tangibles, acciones, productos y gastos Documentar reuniones y dinámicas de grupo Utilizar formatos oficiales desde el inicio del programa Asegurar la implicación de TODOS los socios Asesorarse con estructuras de apoyo Comisión Europea Ministerios Secretarias Técnicas específicas Consultoras externas

2- GESTIÓN DE PROYECTOS EUROPEOS INFORMES TÉCNICOS Descripción de actividades, productos y resultados Inicio-fin actividades Actividades realizadas Socios responsables Productos y resultados Reuniones Lugar Fecha Objeto Resultado y/o acuerdos Entregables y productos desarrollados Tipo Título % Realización Comentarios

2- GESTIÓN DE PROYECTOS EUROPEOS JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA Gasto elegible=Gasto autorizado dentro de un programa Personal Reuniones y conferencias Viajes y desplazamientos Equipos e infraestructuras (si procede) Subcontratación (estudios, traducciones y asesoramiento) Gastos generales

2- GESTIÓN DE PROYECTOS EUROPEOS JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA Certificados Tanto interventores como administradores pueden extender certificados acreditativos de horas, inversiones, gastos, etc. Facturas Las facturas vinculadas a los subcontratos deben estar identificadas y archivadas Justificantes de gasto Billetes, tickets y extractos deben archivarse a parte

PRESUPUESTO En todo proyecto financiado por la UE dentro de alguno de sus programas existen lo que llamamos gastos elegibles, que son los que tendremos encuenta para justificar los gastos. En el contrato o en la resolución en la que se nos adjudica el proyecto debe establecerse la lista de gastos elegibles y su justificación De una buena planificación financiera dependerá en gran parte la buena marcha del proyecto

PRESUPUESTO PERSONAL DIRECTO Viajes Subcontratación Equipos Etc. INDIRECTOS Porcentaje de cofinanciación: Parte del coste total del proyecto aportado por los socios Porcentaje de financiación europea: Parte del coste total aportado por los fondos europeos para llevar a cabo el proyecto Aportación en especie (Kind cost): atribución de costes internos

PRESUPUESTO ¿QUÉ GASTOS SON NORMALMENTE ELEGIBLES? Depende de cada proyecto en cuestión Siempre lo encontraremos por escrito en la normativa de cada programa o en su reglamento Normalmente vamos a tener un % de anticipos del proyecto que se irán sucediendo en el tiempo y que dependerá del proyecto La tendencia cada vez mayor es a no hacer anticipos y hacer pagos según se justifiquen gastos (INTERREG IV)

El presupuesto del proyecto Los gastos elegibles La atribución de gasto por acción Los gastos indirectos u horizontales La atribución de gastos por socios La cofinanciación del proyecto La cofinanciación por socio Tipo de gasto por partidas La justificación El calendario de pagos del proyecto

PRESUPUESTO

CONTROL, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN PROYECTO Control Control Evaluación

C. CONTROL, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Cumplimiento de acciones Cumplimiento de gastos Existencias de productos Participación colectiva Anticipos y pagos finales Evaluación Certificar su utilidad Verificar resultados Calidad en su conjunto Calidad de los resultados Seguimiento Cumplimiento del contrato Coordinación y liderazgo Liquidación pagos Resolución conflictos Justificación

C. CONTROL, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Reuniones “Team building” Acordar las líneas básicas de trabajo Distribución de tareas Acordar terminología y conceptos claves Estrategia de evaluación Disposiciones financieras Entregar contratos (negociar previamente) Controles de progreso de tareas Reuniones temáticas o de grupos de trabajo % presupuesto utilizado Primera evaluación Consolidación del equipo de trabajo Evaluación final Liquidación del presupuesto Balance de contribuciones-aportaciones del proyecto Aportaciones al informe final Lanzamiento Reunión de Reuniones intermedias Reunión final

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN Para más información: www.uegva.info Persona de contacto: D. Juan Manuel Revuelta revuelta_jua@gva.es