Capitalizando nuestro aprendizaje a través de la Sistematización La Sistematización de Experiencias Popayán, Colombia, mayo 23 de 2008

Objetivo Proveer elementos metodológicos y conceptuales que desmitifiquen el concepto de la sistematización y permitan el avance hacia una documentación reflexiva

Resultados esperados Los participantes podrán apropiar principios básicos de la sistematización Los participantes identificarán cómo incorporar algunos principios de la sistematización a su trabajo para el avance hacia una documentación reflexiva Los participantes contarán al final con un instrumento de apoyo para iniciar la documentación reflexiva de sus experiencias

¿Qué es la Sistematización? Es el ordenamiento de la información que existe sobre una experiencia, para reflexionar sobre ella y compartir los aprendizajes resultantes de dicha reflexión

¿Para qué sistematizamos? Para clarificar y capturar nuestros aprendizajes Para evitar repetir errores pasados y multiplicar esfuerzos Para evitar la pérdida del capital intelectual Para generar confianza en nosotros y en nuestras organizaciones por parte de los donantes Para mantener clara la visión de hacia dónde nos dirigimos y potencializar el proceso de toma de decisiones Para evaluar más rápidamente nuestros resultados Para que se beneficien más personas con los resultados que obtenemos Para heredar nuestro conocimiento

Es un paso previo al análisis o la reflexión ¿Qué es documentar? “Un proceso de preparación de la información disponible sobre un hecho que se está investigando. [el cual] hace que esta información esté dispuesta o asequible para examinar y analizar los hechos, las variables o los datos en general” [2] Es un paso previo al análisis o la reflexión [2] Wikipedia, la enciclopedia libre [en línea]. 2006. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Documentaci%C3%B3n

La estructura interna Idea central El Eje de Sistematización La Situación Inicial El Proceso de Intervención La Situación Actual o Final (resultados, efectos) Las Lecciones Aprendidas Idea central Lo que estaba pasando en el contexto antes de empezar a desarrollar la experiencia. Cómo se desarrolló o se está desarrollando la experiencia, quiénes participaron, cuáles fueron los métodos usados, etc. Qué resultados se obtuvieron o se han obtenido, qué cambios se dieron, qué ha pasado, cómo ha sido la distribución de los beneficios, etc. Factores de éxito para repetir Factores de riesgo para evitar

La Situación Inicial El Eje de Sistematización La Situación Inicial El Proceso de Intervención La Situación Actual o Final (resultados, efectos) Las Lecciones Aprendidas Corresponde a lo que estaba pasando en el contexto, en relación con el eje de sistematización, antes de empezar a desarrollar la experiencia. Dentro de este tema debemos indagar por los puntos críticos o las oportunidades concretas que dieron lugar a la experiencia, así como los factores del contexto que facilitaban y limitaban las posibilidades de acción local para resolver el problema o aprovechar las oportunidades.

El Proceso de Intervención Herramientas de apoyo: Elaboración de una línea de tiempo Diagramas de funciones y relaciones [el ‘antes’ y el ‘después’] Listado de métodos, metodologías y estrategias empleadas Listado de recursos utilizados

La Situación Actual o Final El Eje de Sistematización La Situación Inicial El Proceso de Intervención La Situación Actual o Final (resultados, efectos) Las Lecciones Aprendidas Son los resultados que se obtuvieron o se han obtenido al momento de realizar el proceso de sistematización: qué cambios ha provocado la experiencia [y por qué] y cómo ha sido la distribución de los beneficios [o perjuicios]. Para identificar estos resultados, podemos confrontar la situación actual con la situación inicial.

Las Lecciones Aprendidas El Eje de Sistematización La Situación Inicial El Proceso de Intervención La Situación Actual o Final (resultados, efectos) Las Lecciones Aprendidas Son los aprendizajes extraídos de la experiencia, que pueden ser factores de éxito para repetir [lo que hay que hacer para obtener un buen resultado] y/o factores de riesgo para evitar [lo que aprendimos que no se debe hacer o se debe hacer de una forma distinta].

Informe Maestro: el producto Es la Síntesis Crítica de la sistematización Lo llamamos ‘Maestro’ porque a partir de él se pueden derivar otros materiales para comunicar los resultados de la experiencia, como videos, pósteres, presentaciones digitales, un multimedia, un sitio web, etc.

Informe Maestro: el producto Con el Informe se busca comunicar los resultados de la sistematización de una manera clara y sencilla que cualquier lector [incluso ajeno al tema] pueda comprender.

¿Qué es reflexionar? Reflexionar es considerar ( pensar, meditar con atención y cuidado ) nueva o detenidamente algo La reflexión requiere hacerse preguntas, detenerse a pensar.

Una documentación reflexiva El registro de información puede ser meramente operativo, pero la reflexión no. Entonces, ¿En qué preguntas puedo apoyarme para pasar del simple registro de la información a la reflexión? ¿Qué cosas haría de la misma manera y por qué? ¿Qué cosas haría de otra forma y por qué? ¿Cómo afectan mi proceso de intervención las respuestas a las dos preguntas anteriores?

Una documentación reflexiva ¿Qué aspectos debo tener en cuenta para que el registro de la información sea estratégico? Para que la información sea estratégica debo detenerme a pensar, antes de iniciar la recolección, sobre preguntas como éstas: ¿Con qué objetivo quiero recoger información? o ¿para qué necesito o quiero información? De acuerdo con mis necesidades, ¿qué información debo recolectar?

Una documentación reflexiva ¿Con qué público quiero compartir mi experiencia? ¿Con qué objetivo? ¿Sobre qué aspectos voy a compartirle información a este público? ¿Qué productos de comunicación voy a dirigirle a este público? ¿Qué tipo de registro debo realizar? Donantes Obtener apoyo para replicar esta experiencia La síntesis crítica de las diferentes etapas del proceso Métodos aplicados Resultados obtenidos Lecciones aprendidas Video Informe maestro Fotografías de las diferentes etapas del proceso Testimonios en video Imágenes de talleres y actividades más importantes Reflexiones periódicas sobre el proceso

Una documentación reflexiva Tipo de registro Para qué me sirve Fotografías Se convierten en las evidencias visuales de la experiencia y son muy útiles para la preparación de informes, pósteres y todo tipo de materiales de divulgación. Video Actividades y testimonios Es una evidencia visual de mayor peso que las fotografías, por cuanto le dan la posibilidad al espectador de vivir la experiencia sin haber estado allí.. Requieren un mayor grado de especialidad para el registro y son muy útiles como herramienta de apoyo cuando se quiere replicar una experiencia [tanto frente a los donantes como a los replicadores]. Audio Es una evidencia sonora del proceso que puede ser muy útil en la recolección de testimonios de los participantes. Sin embargo, si no se usa de forma estratégica, puede convertirse en decenas de horas de grabación que nunca se pasan al papel por falta de tiempo. Escrito Memorias Informes y otros Brinda un mayor abanico de utilidades, pues puede utilizarse para consignar reflexiones, para documentar los métodos, las prácticas y los resultados de una manera más detallada. Sin embargo, al igual que el audio, si no se hace un registro estratégico puede convertirse en decenas de documentos que no se consultan y se relegan al olvido.

Bitácora para la documentación reflexiva Situación inicial: Lo que encontramos Apuntes y reflexiones Acciones requeridas Proceso de intervención: Lo que hicimos Situación actual o final: Lo que dejamos Lecciones aprendidas: Recomendaciones para el futuro

Momentos de aplicación Lecciones Aprendidas Momento 1 Intervención Inicio Final Momento 2 Intervención Lecciones Aprendidas Inicio Final Momento 3 Intervención Lecciones Aprendidas Inicio Final

Tipo de diseño Ventajas $ USD Limitantes $ USD Diseño 1 Sistematiza el equipo ejecutor con la participación presencial de algunos beneficiarios Se requiere una pequeña inversión (tiempo y dinero para logística) Se recoge la memoria institucional sobre el proceso incluyendo el punto de vista de algunos beneficiarios No se abarca el punto de vista de los distintos tipos de actores que participaron en la experiencia $ 2.600 Sin gastos logísticos Diseño 2 Se entrevistan representantes de los distintos actores participantes en la exp. Se abarcan más puntos de vista sobre la experiencia Se recopila el testimonio de los actores Requiere una mayor disponibilidad de recursos (tiempo, dinero y personal) $ 7.000 Cada proyecto asumió sus gastos Diseño 3 Los beneficiarios hacen su propia sistematización orientados por el equipo ejecutor Se desarrollan capacidades para sistematizar en los beneficiarios Los beneficiarios deben tener cierto perfil $ 6.125 Sin el tiempo del equipo CIAT Diseño 4 Sistematiza el equipo ejecutor Se requiere una mínima inversión (tiempo y dinero para logística) Se recoge la memoria institucional sobre el proceso Puede haber sesgos del equipo ejecutor que se queden sin ser confrontados con los demás actores $ 3.000

Lecciones para compartir Aprender siempre cuesta algo y el ejercicio de sistematización es una prueba de ello. La ventaja de sistematizar es que podemos elegir el precio que vamos a pagar por nuestro aprendizaje: tiempo, trabajo duro y mucha reflexión; a cambio de pagarlo con la multiplicación de esfuerzos y la repetición de errores, de los que también se aprende, pero de una manera más lenta, desordenada y un tanto frustrante.

Lecciones para compartir Los nuevos hábitos sólo se adquieren reemplazando viejos hábitos. Por lo tanto, para establecer el ejercicio de la sistematización, se requiere de un esfuerzo constante para vencer nuestro activismo y abrirle un espacio a la reflexión. Es fundamental que desde las directivas de las organizaciones se creen las condiciones para desarrollar un ejercicio permanente de sistematización. Legar nuestro conocimiento no sólo debe ser una responsabilidad institucional, sino también individual.