AUDITORIA ADMINISTRATIVA ANA MILENA HERNANDEZ RODRIGUEZ GINA MARELA MONTENEGRO CORDOBA

CONCEPTO Una auditoria administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable. La auditoria administrativa consiste en realizar un examen complejo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de a sus recursos.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Es una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite detectar en que áreas se requiere de un estudio mas profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, como superar obstáculos, como imprimir mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas y sobre todo, realizar un análisis causa – efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.

De control: Evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos. De productividad: Optimizar el aprovechamiento de los recursos. De organización: Apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo eficaz de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio: Proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con la satisfacción de sus clientes. De calidad: Para que la empresa produzca bienes y servicios competitivos. De cambio: Transforman la auditoria en un instrumento que hace mas permeable y receptiva a la organización. De aprendizaje: La auditoria se transforma en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones: Instrumento sólido de soporte del proceso de gestión de la organización. De interacción: Estrategia para relacionar a la organización con los competidores reales y potenciales, así como con los proveedores y clientes. De vinculación: Vínculo entre la organización y un contexto globalizado. OBJETIVOS

ALCANCES Para realizar una auditoria administrativa en cualquier clase de empresa debe de comenzar por realizar un examen y una evaluación integral de los problemas, sus causas y la posible solución de los mismos. La auditoria administrativa puede llevarse a cabo en una función específica, un departamento o un grupo de departamentos, una división o un grupo de divisiones o de una empresa en su totalidad. Algunas auditorias abarcan una combinación de dos o mas de dichas áreas, además de comprender entre otros aspectos lo que a continuación se enumeran: Objetivos, políticas, procedimientos, programas, presupuestos, estrategias, estructuras de mando y jerarquía, estructura financiera, ejecución, comunicaciones, métodos de control, resultados, relaciones fiscales, vínculos comerciales, recursos materiales, recursos humanos, organización, puestos de trabajo, mercadotecnia, producción, finanzas etc.

Naturaleza jurídica Criterios de funcionamiento Estilo de administración Enfoque estratégico Sector de actividad Giro industrial Ámbito de operación Tamaño de la empresa Número de empleados Relaciones de coordinación Desarrollo tecnológico Sistemas de comunicación e información Nivel de desempeño Trato a clientes (internos y externos) Entorno Generación de bienes, servicios, capital y conocimiento Sistemas de calidad

CAMPO DE APLICACION SECTOR PÚBLICO PODER EJECUTIVO PODER LEGISLATIVO PODER JUDICIAL Dependencias del ejecutivo federal (Secretarias o Ministerios de estado. Entidades paraestatales Organismos autónomos. Gobierno de los estados (Entidades Federativas o Departamentos) Gabinete Presidencial Comisiones, Coordinaciones o Consejos intersecretariales) Mecanismos especiales Suprema Corte de Justicia de la Nación Tribunal Electoral del poder Judicial de la Federación Consejo de la Judicatura Federal Cámara de Diputados Cámara de Senadores Comisiones y/o grupos especiales de estudio EFECTO: El resultado de aplicar la auditoria administrativa en el sector público es mejorar la Actuación de los órganos y mecanismos que lo integran, a partir de la idea de que el poder Legislativo determina el orden jurídico, el poder ejecutivo lo implementa y el poder judicial vigila Su cumplimiento.

SECTOR PRIVADO La figura jurídica Objeto Tipo de estructura Elementos de coordinación Pensamiento estratégico Se aplica tomando en cuenta: Tamaño de la empresa Tipo de industria Naturaleza de sus operaciones Enfoque estratégico Área de influencia En lo relativo al tamaño: Microempresa Empresa grande Empresa pequeña Empresa mediana

CLASIFICAION DE LA EMPRESAS POR NÚMERO DE EMPLEADOS Y VENTAS ANUALES TAMAÑO DE LA EMPRESA CLASIFICACIÓN POR NÚMERO DE TRABAJADORES   INDUSTRIA COEMRCIO SERVICIOS MICRO 0 - 30 0 - 5 0 - 20 PEQUEÑA 31 - 100 21 - 50 MEDIANA 101 - 500 21 - 100 51 - 100 GRANDE 501 o más 101 o más 101 0 más CLASIFICAION DE LA EMPRESAS POR NÚMERO DE EMPLEADOS Y VENTAS ANUALES TAMAÑO DE LA EMPRESA NÚM. EMPLEADOS PERMANENTES VENTAS ANUALES (SALARIOS MINIMOS DE LA ZONA) MICRO de 1 a 15 menos de 110 PEQUEÑA de 16 a 100 de 111 a 1115 MEDIANA de 101 a 250 de 116 a 2010 GRANDE de 251 en adelante de 2010 en adelante

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones NACIONALES: Actividades dentro del País, capital está en manos de Nacionales. EXTRANGERAS: Empresas que operan en distintos ámbitos y la mayoría o la totalidad de su capital esta en manos extranjeras. MIXTAS: Se desempeñan con la participación conjunta de Nacionales y Extranjeros. Por medio del enfoque estratégico las empresas orientan sus acciones para implementar estrategias funcionales, de negocios globales y corporativas, para crear valor y lograr ventajas competitivas sustentables basadas en: La selección estratégica El modo de ingreso La alternativa estratégica

SELECCIÓN ESTRATÉGICA: Corresponde a las estrategia que las empresas emplean con el propósito de ingresar y competir en el ámbito internacional. Estrategia internacional: Las empresas intenta crear valor mediante la transferencia de capacidades y productos valiosos hacia mercados extranjeros en los cuales los competidores extranjeros carecen de ellos. Estrategia multinacional: Las empresas desarrollan un modelo de negocios que les permiten lograr la máxima respuesta a nivel local, para lo cual adoptan tanto su oferta de producto como su estrategia de comercialización. Estrategia global: Las empresas se centran en aumentar la rentabilidad aprovechando las reducciones de costos producto de los efectos de la curva de la experiencia y las economías de ubicación, siguen estrategia de costos bajos a escala global. Estrategia trasnacional: Las empresas intentan reducir costos a la vez que tratan de dar respuesta a nivel local y de trasladar capacidades distintivas por alcanzar un aprendizaje global.

MODO DE INGRESO: Se refiere a la opciones estratégicas para incursionar y competir en mercados extranjeros. Exportación: Uso de plantas nacionales como base de producción para exportar bienes, táctica que reduce riesgos como el de necesidades de capital, y representa una manera producente de acercamiento al terreno internacional. Licencia: Una empresa extranjera compre el derecho de fabricar y/o vender productos de otra empresa de un país anfitrión. Franquicia: Permite el uso del nombre de su marca a cambio del pago de derechos limitados y una participación o regalías de las utilidades de la empresa que los adquiere. Alianza estratégica: Acuerdo de cooperación entre empresas que también pueden ser competidoras, les permite compartir riesgos y recursos con el fin de lograr objetivos. Subsidiaria propia: Establecimiento de una firma independiente propiedad de la empresa matriz en un mercado extranjero, compra de instalaciones en ese país. Adquisición: Compra el total del control y los negocios de otra empresa. Fusión: Acuerdo entre dos empresas para integrar sus operaciones para crear ventaja competitiva.

ALTERNATIVA ESTRATÉGICA: Define los enfoques e iniciativa que una empresa implementa para atraer clientes, resistir las presiones competitivas y fortalecer su posición en el mercado. Liderazgo en costos: Generación de bienes y servicios a un costo inferior al resto. Diferenciación: Ofrecer atributos y características únicas de un producto. Concentración: Atender un nicho de mercado particular, definido por tipo de cliente. Diversificación: Aprovechar las oportunidades de crecimiento que una empresa tiene. Integración vertical: Extender el alcance competitivo de una empresa dentro de la misma. Integración Horizontal: Buscar mayor poder en el mercado mediante la fusión. Outsourcing global: Participación en una división internacional de trabajo con la finalidad de obtener mano de obra y suministros mas económicos. EFECTO: El efecto de la auditoria administrativa en el sector privado es evaluar la capacidad para crear y operar empresas de primer nivel para producir resultados con un desempeño superior.

SECTOR SOCIAL Se aplica para evaluar aspectos tales como la promoción del derecho a la educación, vivienda, el trabajo, la salud, el desarrollo económico, la protección social y el bienestar de los sectores mas desprotegidos en atención a: Tipo de organización Naturaleza de su función Por su tipo o figura, las organizaciones que forman el sector son: Agrupaciones Fondos Asambleas Fundaciones Asociaciones Organizaciones comunitarias Colegios Procuradurías Comisiones Planes emergentes Cooperativas Proyectos Empresas de solidaridad Redes de referencia Organismos de asistencias e integración social Programas permanentes, especiales y emergentes Sistemas de apoyo Sociedades Voluntariados

POR SU FUNCION Alimentación y nutrición Atención social Apoyo a marginados y discapacitados Cultura Derechos humanos Deporte Desarrollo urbano y vivienda Educación Ecología Empleo Política en materia obrera, campesina y popular Protección civil Recreación Salud y seguridad social EFECTO: El objetivo de la auditoria administrativa en el sector social es supervisar el manejo transparente delos recursos para promover la equidad, el respecto a la diversidad y la inclusión social.

EL AUDITOR El nivel de ejecución de la auditoria depende en gran medida del profesionalismo y sensibilidad del auditor y de su comprensión de las actividades que debe revisar.

CONOCIMIENTO EXPLICITO CONOCIMIENTO TACITO CONOCIMIENTO EXPLICITO Esta implícito en la forma de afrontar el trabajo Se expresa de manera formal porque esta codificado en las normas, rutinas, procedimientos y procesos de operación. La base de creación del conocimiento en una organización es precisamente su conversión de tácito a explicito y a la inversa.

HABILIDADES Y DESTREZAS Referida a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos de su carácter. actitud positiva Claridad en la comunicación escrita y oral. creatividad Imaginación Sentido institucional Capacidad de análisis Comportamiento ético discreción iniciativa Saber escuchar. Capacidad de negociación concentración Estabilidad emocional objetividad Respeto a las ideas de los demás Capacidad de observación Conciencia de valores propios y de su entorno. Facilidad para trabajar en equipo

EXPERIENCIA De la experiencia del auditor depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que emplea para determinar la profundidad de sus observaciones.

RESPONSABILIDAD PROFESIONAL El auditor debe mantenerse libre de impedimentos que resten credibilidad a su juicios realizar su trabajo utilizando toda su capacidad inteligencia y criterio En todo momento debe preservar su autonomía e imparcialidad Para determinar el alcance, estrategia y técnicas que habrá de aplicar.

El auditor no debe olvidar que la credibilidad de su función y proyección personal están sujetas a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a sus normas profesionales tales como: objetividad Integridad compromiso equilibrio Responsabilidad confidencialidad

honestidad iniciativa imparcialidad institucionalidad creatividad criterio

ÉTICA Conjunto de normas que ordenan e impriman sentido a los valores y principios de conducta de una persona.

CRITERIOS PARA LA TOMA DE DECISIONES ETICAS La intensidad moral, entendida como la medida en la cual los individuos consideran que un problema constituye un asunto ético, esta integrada por seis componentes Magnitud de las consecuencias Consenso social Probabilidad del efecto proximidad Inmediacion temporal Concentración del efecto

RESPONSABILIDAD SOCIAL El compromiso que asume una organización para emprender acciones sustentadas por criterios, políticas y normas para proteger y mejorar el bienestar de la sociedad.

DESEMPEÑO SOCIAL CORPORATIVO La responsabilidad social corporativa hace hincapié en cuatro criterios: económico, legal, ético y de responsabilidad discrecional. Responsabilidad legal Responsabilidad económica Responsabilidad discrecional Responsabilidad ética

RESPONSABILIDAD DE SU EJERCICIO La ejecución de una auditoria administrativa puede recaer en un: Auditor interno Auditor externo Equipo combinado

AUDITOR INTERNO Es seleccionado por el órgano directivo con base en su conocimiento de la misio. Objetivos, funciones, clientes y entorno.

Conocimiento profundo de la organización. VENTAJAS : Conocimiento profundo de la organización. Conciencia de la dinámica organizacional Posibilidad de identificarse con el personal. DESVENTAJAS: Mayor subjetividad para analizar a la organizacion Exceso de confianza en cuanto al empleo de recursos y tiempo de respuesta Mayor conformismo en la medición de avances y resultados

EL AUDITOR EXTERNO Como profesional independiente, su participación en una auditoria administrativa es muy valiosa, ya que se acepta que tiene una visión objetiva de los hechos.

Contar con una visión imparcial de la organización. VENTAJAS : Contar con una visión imparcial de la organización. Obligación contractual de brindar resultados consistentes. Tranquilidad de que puede señalar cualquier anomalía sin el temor a perjudicar a persona alguna DESVENTAJAS: Resistencia al cambio Conocimiento relativo de la cultura organizacional. No tener un conocimiento analítico del trato con proveedores

EQUIPO COMBINADO La organización puede tomar la decisión de integrar un equipo de auditores que combine tanto personal propio como externo.

Integrar visiones distintas pero complementarias VENTAJAS : Integrar visiones distintas pero complementarias Tener mayor y mejor acceso a los niveles de decisión Posibilidad de intercambiar o de suplir personal en caso de necesidad o contingencia DESVENTAJAS: Generar expectativas Propiciar un conflicto de intereses entre el personal interno y los auditores externos. Producir incertidumbre a las instancias que interactúan con la organización.