Dirección de Proyectos Informáticos José Onofre Montesa Andrés 2001 6. Comunicación Dirección de Proyectos Informáticos José Onofre Montesa Andrés 2001

Comunicación? No puede existir ningún grupo si no hay comunicación. necesitamos: Compartir objetivos, ideas, … Tener el mismo punto de vista. … Una idea, da igual lo buena que sea, es inútil hasta que es transmitida y entendida por los demás. 6. Comunicación

Funciones de la Comunicación Control Formal: Descripción de trabajos, .. Informal: malas caras si se produce demasiado,… Motivación Expresión emocional información 6. Comunicación

Un Modelo de Comunicación Pasaos entre una fuente y un receptor cuya consecuencia es la transferencia y comprensión de un hecho. Podemos ver un ejemplo… 6. Comunicación

Proceso de la Comunicación Fuente Mensaje Receptor Experiencia Canal codificación Signos Decodificación Retroalimentacion, Feedback 6. Comunicación

Codificación abfdsfllkt Conversión de ideas,… mensaje mental a formato simbolico. abfdsfllkt 6. Comunicación

Mensaje Lo que se comunica. abfdsfllkt 6. Comunicación

Canal Medio a traves del cual viaja el mensaje. 6. Comunicación

Decodificación abfdsfllkt Retraducción del mensaje enviado. 6. Comunicación

Feedback o realimentación El ultimo paso en el proceso de la comunicación; pone el sistema de vuelta en el sistema como una forma para evitar malentendidos. 6. Comunicación

Fuentes de Distorsión Mirar el modelo e intuir los problemas que pueden crear distorsión. Codificación, un ejemplo… Canal… Ruido… Prejuicios, conocimientos,… 6. Comunicación

Temor a la comunicación Tensión y ansiedad indebidas a la comunicación oral o escrita o ambas. Gente que se niega a hablar o escribir. Esto es un problema Entonces tenemos Auto-selección… or… 6. Comunicación

Dirección de la Comunicación Ascendente Decisiones eficaces Descendente Contribuir a la finalidad de la organización Lateral Coordinación de los procesos 6. Comunicación

Problemas típicos por fallo de algún canal. Ascendente La dirección se entera tarde. Descendente Huelgas Lateral Departamentos estancos, visión miope,  Errores,  Calidad Hola 6. Comunicación

Acciones para mejorar la comunicación ascendente Conocer la tendencia de los portadores de malas noticias. Recompensar la comunicación abierta. Dar ejemplo 6. Comunicación

Acciones para mejorar la comunicación descendente Información personal: salario,/perspectivas, seguridad.. Información de la actividad/puesto: cómo, cuándo, dónde,/calidad trabajo exigido, responsabilidades... Información de la organización: Productos actuales y futuros/posición en sector, nombres e información de los ejecutivos, situación financiera,.. 6. Comunicación

Acciones para mejorar la comunicación lateral Reuniones de trabajo Círculos de calidad Equipos de proyectos... Recompensar éxitos de equipos 6. Comunicación

Redes Formales vs. Informales Redes de comunicación Canales por los que fluye la información. Redes formales Comunicaciones relativas al trabajo que siguen la cadena de autoridad. Redes informales Comunicaciones en corro, de pasillo,…. 6. Comunicación

Tres redes comunes en pequeños grupos Cadena Rueda Todo canal 6. Comunicación

Redes informales Rumores Usualmente los directivos no transmiten (10%) No controlada por la administración Percibido como más creíble Intereses personales… Usualmente los directivos no transmiten (10%) Entre departamentos Diferentes caminos Es una fuente importante de información, así que hay que entenderlo 6. Comunicación

Comunicación no verbal Mensajes transmitidos por el movimiento del cuerpo, la entonación o el énfasis que se da a las palabras y la distancia física entre emisor y receptor 6. Comunicación

Elección del canal de comunicación Factores: Temor a la comunicación Riqueza del canal Cantidad de información que puede transmitirse en una sesión de comunicación. Multiples claves, retroalimentación, intimidad Criterio de selección según el mensaje Rutinario Ambigüedad 6. Comunicación

Jerarquía de riqueza de canales No rutinario, ambiguo El más rico Cara a Cara Teléfono E-mail Carta informes El más pobre Rutinario, claro 6. Comunicación

Barreras a la comunicación eficaz Filtrado Manipulación por parte del emisor para que el receptor la vea mas favorable. Percepción selectiva Interpretamos lo que vemos y le llamamos realidad Emociones Lenguaje El significado de las palabras esta en nosotros 6. Comunicación

Barreras Perceptivas Emocionales Semánticas Transmisión serie efecto LIFO efecto HALO El número mágico 7±2 Saturación Ruidos Diferencia mínima observable Sesgo “a posteriori” Sesgo “a lo concreto” Reacciones instintivas erróneas. ... 6. Comunicación

¿Decimos lo que queremos decir? Cuando un diplomático dice: “SI” Quiere decir “QUIZAS”, Cuando dice “QUIZAS” Quiere decir “NO”, Y si dice “NO” Entonces no es diplomático. 6. Comunicación

Ser conscientes Estructurar Ver modelos practicar 6. Comunicación

La Comunicación: Condiciones del mensaje. A  Captar la atención I  Despertar interés  Signos de la experiencia común (lenguaje entendible por el otro) D  Inducir deseo  Necesidades o problemas del receptor Sugerir alguna solución A  Impulsar a la acción  Indicar solución adecuada a: Situación, grupo,.. 6. Comunicación

Recomendaciones ante la crítica. Reacciones DEFENSIVAS Ganadores y perdedores Instintivas, pero no adecuadas Eludirla Negarla superficialmente Justificarla superficialmente Contraatacar. Espiral defensa ataque 6. Comunicación

Recomendaciones ante la crítica. La alternativa constructiva 1º Preguntar por detalles 2º Mostrar acuerdo con la crítica: Mostrar acuerdo con la verdad. Mostrar acuerdo con el derecho del critico a expresar su opinión… Todos ganadores. 6. Comunicación

Recomendaciones ante los intentos de manipulación 1º Preguntar por detalles. 2º Mostrar acuerdo con la verdad. + aportar nuestro punto de vista, sentimientos, opiniones... 3º Repetir el paso 2º, como disco rallado. 6. Comunicación

Seis modelos Básicos Modelo 1: Explicación de un problema Terminar de explicar el problema antes de empezar con la solución Asegurarse que el problema es algo que la otra persona quiere que se resuelva. “El hombre tonto me persuade con sus razones el sabio con las mías” Exponer el problema incluyendo una frase de impacto. 6. Comunicación

Seis modelos Básicos Modelo 2: de acuerdo o conformidad Reforzar el acuerdo Ampliarlo Modelo 3: Cierre Revisar puntos de acuerdo Proponer vía de actuación 6. Comunicación

Seis modelos Básicos Modelo 4: Ante Reservas/ Dudas/ Objeciones Tranquilizar / Reafirmar Aportar argumentos más sólidos Modelo 5: Ante Pregunta poco clara/ Confusión/ Conflicto Parafrasear Responder/ Aclarar/ Impacto 6. Comunicación

Seis modelos Básicos Modelo 6: Preguntar/ Investigar Preguntas generales/ concretas Preguntas de final cerrado/ abierto Errores típicos al hacer preguntas: Empezar con preguntas difíciles Usar preguntas capciosas No usar preguntas “Mostrar desacuerdo antes de preguntar” 6. Comunicación

Comunicación de apoyo Enfoque descriptivo Orientarse al problema Espontaneidad Entusiasmo Igualdad Provisionalidad Juicios de valor Control Estrategia Neutralidad Superioridad Certeza 6. Comunicación