DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DE COMERCIO   INGENIERÍA COMERCIAL DISEÑO DE PROCESOS BAJO TECNOLOGÍA BPMN Y PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE ASESORÍA Y APOYO DE LA AGENCIA ECUATORIANA DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD DEL AGRO – AGROCALIDAD ANA CRISTINA JIMÉNEZ JÁCOME CARLA ALEJANDRA TOAPANTA GUERRERO DIRECTOR: ING. JAIME CADENA

CONTENIDO Antecedentes de AGROCALIDAD Problemática Objetivos Marco Teórico Metodología Análisis de la Situación Actual Propuesta de Mejoramiento Conclusiones Recomendaciones

AGENCIA ECUATORIANA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL AGRO-AGROCALIDAD Autoridad Nacional Sanitaria, Fitosanitaria y de Inocuidad de los Alimentos Regula y controla las actividades productivas del agro Entidad adscrita al MAGAP Apoya el cuidado de la salud de los ecuatorianos  Proyecta al país y sus productos hacia el mercado internacional

PROBLEMÁTICA Los procesos de Asesoría y Apoyo de la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro – AGROCALIDAD no están documentados, debido a que no se les da la misma importancia que los procesos técnicos, por lo tanto, no se encuentran claramente definidos, impidiendo llevar a cabo las posibles opciones de mejora continua para proporcionar un servicio de calidad.

OBJETIVOS Objetivo General Realizar la propuesta de mejoramiento de los procesos de asesoría y apoyo de la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de Calidad del Agro – AGROCALIDAD. Objetivos Específicos Analizar el direccionamiento estratégico de Agrocalidad. Realizar el levantamiento de la situación actual de los procesos de asesoría y apoyo de Agrocalidad. Diseñar los procesos de asesoría y apoyo actuales en Agrocalidad. Realizar una propuesta de mejora de los procesos de asesoría y apoyo en Agrocalidad Diseñar los procesos propuestos en BPMN (Bizagi) Diseñar un sistema de medición de los procesos propuestos. Elaborar la documentación para los procesos propuestos.

MARCO TEÓRICO Direccionamiento Estratégico Cadena de Valor Componentes Se fundamenta en la obtención de un criterio común en la empresa, que permita unificar criterios y prosperar, a su vez que permita aprovechar las oportunidades futuras apoyándose en el razonamiento y la experiencia. Componentes Definición del Negocio Filosofía Corporativa. Cadena de Valor Conjunto de actividades que se desempeñan para diseñar, producir, llevar al mercado, entregar y apoyar a sus productos.

MARCO TEÓRICO Gestión por Procesos Fases de Gestión por Procesos Es una forma de organización diferente de la clásica organización funcional, y en el que prima la visión del cliente sobre las actividades de la organización. Proceso Secuencia ordenada de actividades repetitivas cuyo producto tiene valor intrínseco para su usuario o cliente. Fases de Gestión por Procesos Mapa de procesos Representación grafica de los procesos y sus interrelaciones

MARCO TEÓRICO Modernización de procesos BPM Reducción de despilfarros y excesos, atención a cada uno de los detalles que pueden conducirnos al mejoramiento del rendimiento y de la calidad. Eliminación de la burocracia Eliminación de la duplicación. Evaluación del valor agregado Simplificación Reducción del tiempo del ciclo del proceso Prueba de errores Eficiencia en la utilización de los equipos Lenguaje simple Estandarización Alianzas con proveedores Mejoramiento de situaciones importantes Automatización y/o Mecanización BPM Consiste en administrar el ciclo de vida de los procesos, apoyándose en herramientas de automatización del flujo de trabajo. BPMN Estándar de aceptación mundial para modelar y documentar procesos de negocio.

1. Direccionamiento Estratégico METODOLOGÍA 1. Direccionamiento Estratégico 3. Mapa de Procesos 2. Cadena de Valor 4. Levantamiento de Procesos

METODOLOGÍA 5. Diseño de Procesos Actuales (Visio) 7. Caracterización de procesos 6. Diseño de Procesos propuestos (Visio y Bizagi) 8. Elaboración de indicadores

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL Direccionamiento Estratégico Misión redundante, extensa y hasta cierto punto confusa, por lo que no es fácil recordar y tampoco motiva a los miembros de la Agencia. Visión es extensa y no aporta a fijar el camino a seguir en un periodo de tiempo. Valores corporativos no definidos. Mapa Estratégico inexistente.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL Cadena de Valor No muestra todas las actividades necesarias para la prestación de servicios Mapa de Procesos No es una buena representación grafica de los que hace la Agencia, no se ajusta a la teoría de la herramienta. Procesos Actuales Inventario de Procesos extenso y existe confusión entre procesos y procedimientos.

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO CADENA DE VALOR Gestión Administrativa, Financiera y Tecnológica Gestión de Recursos Humanos Gestión de Asesoría Jurídica Gestión de Planificación Gestión de Comunicación y Relaciones Internacionales

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO MAPA DE PROCESOS

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS La propuesta aplicada a las 4 Direcciones de Asesoría y Apoyo además del proceso de Planificación Institucional se basa en: Diagramas de flujo Caracterización Indicadores Manejar un lenguaje simple Eliminar tareas repetitivas Estandarizar los procesos Clasificar procesos y procedimientos

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN PROCESOS ACTUALES Planificación de diseño y desarrollo (E.4.1) Gestión de entradas de diseño y desarrollo (E.4.2) Revisión de diseño y desarrollo (E.4.3) Verificación de diseño y desarrollo (E.4.4) Validación de información de proyectos (E.4.5) Seguimiento de Proyectos de Inversión (E.4.6)

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

Confusión con procedimientos, procesos mal definidos APORTE PARA LA AGENCIA ELEMENTOS ACTUAL PROPUESTA Misión Extensa Se ajusta a las características de una misión Visión Redundante Se establece un periodo de tiempo Valores Estratégicos No definidos Definidos Mapa Estratégico Inexistente Definido acorde a la teoría Cadena de Valor Incompleta Completa Mapa de Procesos Confuso Redefinición de procesos Agregadores de Valor Procesos Confusión con procedimientos, procesos mal definidos Propuesta de mejoramiento

CONCLUSIONES Uno de los problemas encontrados en AGROCALIDAD está en la definición de la Cadena de Valor y el Mapa de Procesos que no se ajustan a la teoría con la que se debe construir estas herramientas, por lo tanto no reflejan la verdadera situación de la Institución. El inventario de procesos actual es demasiado extenso, debido a que, en este se describen procesos y procedimientos que confunden y dificultan la gestión. No todos los procesos descritos en el inventario actual de la Agencia son ejecutados. En el levantamiento de la información se evidencio una actitud hermética respecto al manejo de los datos, además del desconocimiento de los parámetros de la gestión por procesos.

CONCLUSIONES Existen demasiadas personas asignadas para la realización de un mismo proceso ya que la innovación y utilización de tecnología es muy deficiente. No existe comunicación horizontal entre los responsables de un proceso y la delegación de responsabilidades es deficiente lo que dificulta la toma de decisiones por parte de los dueños del proceso y genera tiempos muertos. Se encontró duplicidad de procesos y un gran número de actividades repetitivas e innecesarias.

RECOMENDACIONES Es necesario implementar el mejoramiento realizado junto con un manual de procedimientos que normen, respalden y estandaricen las actividades de los procesos habilitantes de asesoría, apoyo y planificación institucional además que permitan el uso eficiente de los recursos del Estado. Capacitar a todos los funcionarios con respecto al tema de gestión por procesos y el uso de las herramientas que facilitaran la gestión. Crear un sistema efectivo de difusión de la cultura organizacional para lograr que los colaboradores se sientan identificados con los objetivos y conviertan en propias las metas de la institución.

RECOMENDACIONES Realizar una delegación de funciones efectiva donde todos los funcionarios sin importar el nivel jerárquico posean capacidad de decisión sobre sus procesos.   Mejorar la infraestructura tecnológica de la institución que permitirá automatizar los procesos y mejorar la interacción con el usuario.

GRACIAS