Rescate de Patrimonio Documental Archivo histórico municipal de Hidalgo, N. L. CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

Rescate de Patrimonio documental El Consejo para la Cultura y las Artes de Nuevo León, a través de la Dirección de Desarrollo y Patrimonio Cultural y con el apoyo del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes, con el propósito de salvaguardar el patrimonio histórico documental del estado, presentó el proyecto de Rescate de Patrimonio Documental a la administración del municipio de Hidalgo N. L., mismo que se logró con éxito durante el año 2011. CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

Diagnóstico y sensibilización Capacitación al personal administrativo Para rescatar exitosamente el archivo de cualquier dependencia se han fijado tres fases principales: Diagnóstico y sensibilización Capacitación al personal administrativo Rescate del archivo: limpieza, organización, clasificación de los documentos históricos, así como la captura de las guardas. CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

FASE 1 Diagnóstico y sensibilización En el año 2005 CONARTE realizó un diagnóstico general de la situación actual de los archivos municipales, arrojando de resultado al archivo de Hidalgo, N. L. como uno de los posibles candidatos para incluirlo en la propuesta del proyecto. CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

Fase 1 Una vez mostrado el interés del municipio en participar en este programa, CONARTE realizó una visita para un segundo diagnóstico en el año 2010.

Fase 1 Con el diagnóstico realizado, se genera una propuesta de proyecto para rescatar el archivo histórico. Generalmente cuando los funcionarios aceptan llevar a cabo este proyecto es porque ya están sensibilizados al tema de la protección al patrimonio cultural. CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

Convenio de colaboración FASE 2 Convenio de colaboración Fase 2 Las gestiones del proyecto se iniciaron desde el 2010 mediante la firma de un Convenio de Colaboración entre CONARTE y el municipio de Hidalgo. CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

Fase 2 De manera general, este convenio implica la participación del municipio principalmente con la adecuación del espacio, mobiliario y estantería, cajas calidad archivo y estancia de los archivistas, mientras que CONARTE participa con el recurso humano y tecnológico (equipo de cómputo, impresora, hidrómetro). CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

Fase 2 Para iniciar el proyecto fue necesario contar con personal del municipio de Hidalgo para que recibiera capacitación al inicio y durante toda la duración del mismo. Es importante subrayar que el proyecto del rescate puede concluir con éxito, sin embargo es necesario que el personal de Hidalgo de continuidad al mismo una vez que CONARTE finalice sus labores, de lo contrario el proyecto no cumplirá cabalmente su objetivo. CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

Rescate del archivo municipal FASE 3 Rescate del archivo municipal Fase 3 Para este proyecto se concretó la labor de dos archivistas quienes realizaron los trabajos de limpieza, organización y reclasificación de los documentos, iniciando el mes de marzo del 2011. CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

Principales objetivos del proyecto Selección de un inmueble y su acondicionamiento. Adquisición de mobiliario para el depósito de los documentos, área administrativa y de consulta. Clasificación de los documentos históricos según a la Sección, Serie y Año que correspondan. Elaboración de un inventario de los documentos rescatados. Conservación de los documentos históricos en cajas “calidad archivo”. Asignación de número de identificación a las cajas de acuerdo a su contenido. Capacitación al personal administrativo. Donativo de equipo de cómputo para continuar con el proyecto, elaborando fichas de los documentos y digitalizarlos, ayudando a la preservación de estos. CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

CONARTE Alfredo García Tijerina y Magaly Nabil Zarco Lara fueron los dos archivistas designados por CONARTE, quienes limpiaron, organizaron y clasificaron los documentos históricos. CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

CONARTE La primera actividad fue la realización de un inventario general de las cajas que contenían documentación existente. CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

CONARTE Además de preparar las guardas que sirven para la creación de expedientes de los documentos. CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

Fase 3 Las labores continuaron con la clasificación, ya que se encontraban desordenados; se revisó uno por uno para brindarles su correcta clasificación por Sección, Serie y Asunto. CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

Fase 3 A su vez, limpiaron superficialmente cada uno de estos documentos, liberándolos del polvo acumulado, clips, alfileres, grapas y broches baco, que por su composición dañan directamente el estado de los documentos. CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

Fase 3 Sin embargo se encontró la presencia de hongos, polillas, pececillos de plata, mismos que deben de ser fumigados por especialistas o permanecer en cuarentena. También se encontraron documentos con rasgos de incendio. Muchos de estos documentos ya no se pueden conservar. CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

Fase 3 Cada documento fue fichado y capturado, de modo que de forma breve se explique su contenido. Esto sirve para la realización del inventario y localización inmediata del documento buscado. CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

Fase 3 Asimismo, los expedientes fueron guardados en sus cajas calidad archivo, a las cuales se les asignó un número de identificación para su ubicación. CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

Fase 3 En total se limpiaron y clasificaron 9,637 documentos, fechados entre 1774 y 1950. Se clasificaron en las secciones de: Actas de Cabildo Presidencia A Presidencia B Justicia Tesorería Registro Civil Junta municipal de reclutamiento CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

La humedad recomendable es entre los 40% y 50% CONARTE entregó en donativo al municipio de Hidalgo un equipo de cómputo, regulador de voltaje y una impresora con el que se trabajó en la captura e impresión de las etiquetas. Además de un regulador para el registro de humedad y temperatura, instrumento que servirá para indicar si es necesario incrementar o bajar la temperatura del aire acondicionado, de modo que ayudará a que los documentos históricos perduren por más tiempo en óptimas condiciones sin deteriorarse. La humedad recomendable es entre los 40% y 50% CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

Finalización del recate El proyecto finalizó el 30 de septiembre del 2011. Sin embargo la relación interinstitucional quedó ligada para continuar brindando orientación y asesoría sobre esta labor. Agradecemos al MVZ Eliud Alberto Lozano Cisneros, Presidente Municipal de Hidalgo, N. L. quien apoyó e impulsó este proyecto conociendo su importancia y trascendencia.

Asimismo agradecemos a todos los funcionarios de Hidalgo, quienes colaboraron y se involucraron directa e indirectamente para la realización armónica de el proyecto; un especial agradecimiento a aquellos que tuvieron todos los detalles de hospitalidad con los jóvenes archivistas. Un especial agradecimiento a los jóvenes archivistas, Alfredo García Tijerina y Nabil Zarco Lara por dedicar su tiempo en aprender y trabajar para este proyecto que exige estar fuera de sus hogares, en beneficio de que el municipio resguarde con orden y propiedad su memoria escrita. CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01

Ana Cristina Mancillas Hinojosa CONARTE Carmen Junco Presidente Katzir Meza Secretario Técnico Magdalena S. Cárdenas Directora de Desarrollo y Patrimonio Cultural Ana Cristina Mancillas Hinojosa Coordinadora de Patrimonio Cultural Celina Cantú Toscano Historia y Divulgación CONARTE-FR-DPPA-09 / Rev. 01