Anexo 5

COORDINACION FINANCIERA GUIA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA FISCAL 2014 Y APERTURA FISCAL VIGENCIA 2015 ÁREAS USUARIAS Cronograma Guía de cierre 2014 y Apertura 2015. TIP´s: Presupuesto Tesorería Contabilidad Recaudo Formatos. Glosario. Planeador.   COORDINACION FINANCIERA

A partir del 1° de octubre en forma permanente GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2014 Y APERTURA 2015 A partir del 1° de octubre en forma permanente Análisis de saldos de apropiación determinando su posible ejecución o devolución Noviembre 07 de 2014 Devolución de saldos de apropiación 05 DE DICIEMBRE DE 2014 Traslados presupuestales que impliquen contratación

A partir del 1° de octubre en forma permanente GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2014 Y APERTURA 2015 A partir del 1° de octubre en forma permanente Análisis de saldos de CDP, revisar antigüedad y contratación efectiva o reducciones por saldos no utilizados Octubre 24 de 2014 Liberación de saldos de CDP`S que no son usados en la vigencia 04 DE NOVIEMBRE DE 2014 Traslados de apropiación de saldos de CDPs sin usar en Regionales al Nivel Nacional, informando al área respectiva de esta liberación 07 DE NOVIEMBRE DE 2014 Contracreditar por parte de los Gerentes de recursos los recursos liberados por CDPs sin usar

GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2013 Y APERTURA CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CDP TEMA PLAZO INFORMACION REQUERIDA RESPONSABLE Solicitud de expedición- CDP’s para amparar Vigencias Futuras Octubre 21 de 2014 (En todo caso tener en cuenta la instrucción impartida por la Dirección de Contratación) Solicitud de CDP Directores Regionales Solicitud de expedición -CDP’s para amparar traslados presupuestales que afecten Decreto de Liquidación. Octubre 31 de 2014 Las áreas que requieran traslado presupuestal que afecte el DL deberán realizar la solicitud ante GPDF Solicitud de expedición de CDP’s que impliquen contratación. Noviembre 14 de 2014 (En todo caso tener en cuenta la instrucción impartida por la Dirección de Contratación) Directores Regionales y Responsable de recurso en la regional Análisis de saldos de Compromisos Presupuestales Apartir del 1° de Octubre en forma permanente Revisión de saldos por antigüedad y verificar si son susceptibles de pago, reducción o anulación. Supervisores de Contratos

GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2013 Y APERTURA REGISTROS PRESUPUESTALES TEMA PLAZO INFORMACION RESPONSABLE Expedición de registros presupuestales - RP’s que afecten contratos. Diciembre 19 de 2014 Entregar documento soporte (contrato) debidamente suscrito Oficina Jurídica en Regionales Expedición de registros presupuestales - RP’s que NO impliquen proceso de contratación (Nómina y sus inherentes, servicios públicos, seguros, Fondo Nacional de Ahorro, PILA, impuestos, Comisiones de Servicio, entre otros) Diciembre 22 de 2014 Entregar documento soporte debidamente legalizado Coordinadores en Regionales Expedición de registros presupuestales - RP’s que impliquen procesos de contratación con aplicación de vigencia futura Diciembre 23 de 2014 (En todo caso tener en cuenta la instrucción impartida por la Dirección de Contratación para adelantar los procesos contractuales)

RECEPCION DE CUENTAS PARA PAGOS CRONOGRAMA DE LA GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2013 Y APERTURA 2014 RECEPCION DE CUENTAS PARA PAGOS 02 DE DICIEMBRE DE 2014 Recepción de documentos para Pago de Bonificación Semestral 05 DE DICIEMBRE DE 2014 Recepción de documentos para el Pago de Contratos de Suministros. Resp: entregar doc. supervisores 15 DE DICIEMBRE DE 2014 Recepción de documentos para Pago Contratos de Prestación de Servicio-Honorarios, para efectos operativos de tramite 12 DE DICIEMBRE DE 2014 Pagos de Reservas Presupuestales constituidas al cierre de la vigencia 2013 12 DE DICIEMBRE DE 2014 Recepción de documentos para pagos cuentas por pagar vigencia 2013 . 12 DE DICIEMBRE DE 2014 Recepción de documentos para el Pago de Contratos de Prestación de Servicios – Programas incluidos anticipos y pagos anticipados

CRONOGRAMA DE LA GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2013 Y APERTURA 2014 12 DE DICIEMBRE DE 2014 Recepción de documentos para el Pago de Indemnizaciones, Sentencias y Conciliaciones. 19 DE DICIEMBRE DE 2014 Recepción documentos para pago de Viáticos-Legalización 12 DE DICIEMBRE DE 2014 Entrega de documentos para Pago de Nómina mes de Diciembre 22 DE DICIEMBRE DE 2014 Entrega de documentos para pago de PILA y FNA al área de Pagaduría 18 DICIEMBRE DE 2014 Recepción de documentos para pago Hogares Sustitutos del 1 al 17 diciembre

CRONOGRAMA DE LA GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2014 Y APERTURA 2015 19 DE DICIEMBRE DE 2014 Recepción de documentos para Pago de programas financiados con Recurso Nación dentro la vig 2014 24 DICIEMBRE DE 2014 Recepción de la Orden de no pago a contratos de prestación de servicios - Honorarios. En caso contrario se entenderá en firme la Certificación de Prestación de Servicio y por lo tanto la autorización de pago 19 DE DICIEMBRE DE 2014 Recepción de documentos para el Pago de Impuestos Nacionales y Territoriales.

CRONOGRAMA DE LA GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2014 Y APERTURA 2015 19 diciembre de 2014 Última solicitud de efectivo de pagos excepcionales descentralizados De diciembre de 2014 Último día de giro para ordenes de Pago Ptal (traspaso a pagaduría) 26 de diciembre de 2014 Último día de giro para ordenes de Pago Ptal (Beneficiario final ) 23 diciembre de 2014 Última situación de Giro de efectivo por parte de la tesorería NN 26 diciembre de 2014 Última fecha de pagos a terceros con traspaso a pagaduría 26 de diciembre de 2014 Último día de pago para ordenes de Pago no Ptal pago a terceros con traspaso a pagaduría

CONSTITUCION CUENTAS POR PAGAR Anexo 5 CONSTITUCION CUENTAS POR PAGAR Artículos 37 al 39 del Decreto 568 de 1996 Control Competencia de la CGR RESPONSABILIDAD DEL ORDENADOR DEL GASTO Obligaciones - anticipos pactados y bienes y servicios recibidos Certificación de cumplimiento debidamente expedida por el supervisor o interventor del contrato, factura por los servicios prestados o su equivalente, el ingreso al almacén (cuando aplique) y demás documentos establecidos contractualmente para tramitar el pago Constitución Director Regional - Gerente de Recurso Artículo 6º del Decreto No. 1957 de 2007 en concordancia con el artículo 89 del Decreto No. 111 C x P vigencia 2013, que NO van a pagarse dentro del mes de Diciembre, deberán presentar los documentos respectivos antes de la fecha establecida para el efecto en el Cronograma de la Guía de Cierre Financiero 2013 Y Apertura 2014 del presente documento.

CONSTITUCION CUENTAS POR PAGAR Anticipos (Max. 50%) y Pagos Anticipados Deben estar totalmente legalizados, es decir la constitución de pólizas, aprobación de las mismas, registro presupuestal, publicación si es necesario Para su constitución Solicitud formal a las pagadurías por parte de los supervisores o interventores de los contratos en el cual certifique que el contrato está debidamente legalizado Directiva Presidencial No. 004 de Abril 4 de 2003, Aclara Numeral 6° - DP No. 12 ° de octubre de 2002, que estipula “…Salvo casos excepcionales plenamente justificados y motivados, las entidades no pactarán pagos anticipados” Ley 1474 de 2011 artículo 91. - ANTICIPOS. - contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública- El contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo.

CONSTITUCION RESERVAS PRESUPUESTALES Las Reservas Presupuestales sólo podrán ser constituidas como resultado de un hecho de fuerza mayor que obligue su constitución, que debe ser explicado por el ordenador del gasto. Los supervisores o interventores de contratos, deberán solicitar la ampliación del plazo de ejecución del contrato o acto administrativo suscrito ante la Oficina Jurídica de cada Dirección Regional, cuando por fuerza mayor no se haya alcanzado a prestar el servicio o recibido el bien. En caso que la reserva se haya constituido porque hace falta un documento soporte para el pago, pero el servicio fue efectivamente prestado no se requerirá de la ampliación del plazo del contrato.

CONSTITUCION RESERVAS PRESUPUESTALES La solicitud, junto con el formato de constitución respectivo, en el cual se determine la justificación de la constitución de la Reserva Presupuestal, debidamente firmada por el supervisor o interventor y el Ordenador del Gasto, siempre que se trate de casos excepcionales o de fuerza mayor, en los términos previstos en la Ley 819 de 2003 o lo contemplado en la comunicación 036743 del 9 de noviembre de 2011 emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Para aquellos programas que por alguna circunstancia no se alcance a recibir los documentos necesarios o no se tenga la certeza de los cupos realmente atendidos, deberá constituirse como reserva presupuestal, de acuerdo al Concepto enviado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público fechado el día 9 de noviembre de 2011 comunicado a los Directores Regionales, Coordinadores de Centros zonales, Supervisores y Coordinadores Financieros.  

CONSTITUCION RESERVAS PRESUPUESTALES Se deben liberar los saldos de compromisos que no vayan a ser objeto de ejecución previa modificación a los contratos o actos administrativos que les dieron origen, o a las actas de liquidación que se adelanten. Es importante recordar que si el monto liberado estaba respaldando algún saldo de compromiso, éste se constituirá como un Pasivo Exigible Vigencias Expiradas, con las posibles consecuencias fiscales y disciplinarias, quedando bajo la responsabilidad del supervisor o interventor del contrato y el ordenador del gasto. CONSTITUCION RESERVAS PRESUPUESTALES  

REZAGO RESERVAS PTALES Y CXP 19 DE DICIEMBRE Entrega de documentos soportes para la constitución reservas presupuestales de la vigencia: Solicitud constitución justificada 26 DE DICIEMBRE Constitución Reservas Ptales según planilla de programación Hogares Sustitutos: Planilla atención del 18 al 31dic 19 DE DICIEMBRE Constitución cuentas por pagar diferentes a Honorarios. 27 DE DICIEMBRE Entrega de documentos soportes para la constitución reservas extraordinarias

REZAGO CONSTITUCION: RESERVAS PTALES Y CXP 19 DE DICIEMBRE Cuentas por pagar anticipos y pagos anticipados: Entregar doc. que amparen la constituc. cxp 19 DE DICIEMBRE Cuentas por pagar comisiones de servicios 19 DE DICIEMBRE Constitución cuentas por pagar Recursos Nación y propios

QUE ES EL PERIODO DE TRANSICION Cambio del estado de las Reservas Presupuestales constituidas al cierre de la vigencia a Cuentas por Pagar o de ratificar las Reservas Presupuestales constituidas al cierre

PERIODO DE TRANSICION Enero 08 de 2015 PERIODO DE TRANSICION PLAZO MAXIMO Enero 08 de 2015 Entregar en las Áreas Financieras los documentos soportes para pago que amparen el cambio de Reserva a CXP. Enviar memorandos de liberación de reservas si es del caso.

APERTURA 2014 02 Enero 2015 Expedición de CDPs y RPs que afecten vigencias futuras, se incluyen con los Ctos con sustitución de fte ptal 08 enero 2015 Fecha limite Cambio de estado de reserva presupuestal a cuentas por pagar Diciembre 31 de 2015 Pagos de reservas presupuestales constituidas al cierre de la vigencia 2014 Marzo 31 de 2015 Pagos de Cuentas por Pagar constituidas al cierre de la vigencia 2014

APERTURA 2014 09 Enero 2015 Programación de PAC Recursos propios Proyectar a nivel de identificador presupuestal la solicitud y programación de PAC de la vigencia 2015 de recursos propios en el aplicativo o Excel Programación de Pac Recursos Nación Se realiza cada fin de mes para contar con los recursos para pago del mes siguiente

INFORMACION POR PARTE DE AREAS A FINANCIERA TEMA PLAZO INFORMACION QUEDEBE ENVIAR RESPONSABLE Envió de información por parte de Gestión Humana Diciembre 19 de 2014 Préstamos de vivienda por tercero y cuenta contable depurada Áreas de Gestión Humana en las Direcciones Regionales a Pagaduría y Contabilidad Envío de información por parte de Jurídica Enero 9 de 2015 Remitir la información de la identificación de los registros de proc. jurídicos para su clasificación Areas Jurídicas en las Direcciones Regionales a contabilidad regional Envío de información por parte de Almacén Diciembre 30 de 2014 Remitir los informes de almacén Almacenista en las Regionales a Contabilidad Realización y envío de la Conciliación Inter Areas Enero 10 de 2015 Conciliar la información reg. en contabilidad Gestión Humana, Jurídicos, Almacenistas y demás áreas en las Regionales

INSTRUCCIONES DE CIERRE Y APERTURA Anexo 5 INSTRUCCIONES DE CIERRE Y APERTURA TIEMPOS EN FINANCIERA: Traslado: Dos (2) días siguientes al documento radicado. CDP: Dos (2) días siguientes al documento radicado. RP: Dos (2) días siguientes al documentos radicado. Pagos: Cinco 5 días hábiles en Sede, 10 días en Regionales. ELEMENTOS PARA EFECTUAR LOS PAGOS: Entrega de la documentación correcta y completa. Que el pago se encuentre dentro de la programación. Que haya disponibilidad de PAC. Que exista disponibilidad de Efectivo. Que el Sistema esté en funcionamiento.

GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2014 Y APERTURA 2015 FORMATOS CIERRE FINANCIERO 2014 CERTIFICACION PARA LA CONSTITUCIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES EXCEPCIONALES LIBERACION SALDOS DE COMPROMISOS

GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2014 Y APERTURA 2015 GRACIAS