Programa Nacional de Archivos Escolares

Acerca de la clasificación y descripción

Actividades básica de un archivo Recoger Identificar Clasificar Ordenar Describir Conservar documentos

Finalidad del sistema de clasificación Organizar el archivo Conocer la institución Conocer los documentos Controlar los documentos ¿Para qué? Difundirlo

¿Qué es la clasificación? Categorías Describir y delimitar Clases dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos

Cuadro de Clasificación ¿Qué es la clasificación? Agrupar por clases Dividir en partes SISTEMA Cuadro de Clasificación

La clasificación “Es el conjunto de operaciones intelectuales efectuadas en el momento del tratamiento de un fondo, fundamentadas en el principio de respeto al orden primitivo, reflejando la estructura administrativa del organismo productor, o bien, si esto no es posible, adaptadas al contenido de los documentos siguiendo criterios cronológicos, geográficos, alfabéticos y temáticos”.1 1. Minist. Cultura de España. Diccionario de Terminología Archivistica. Madrid 1995

Cuadro de Clasificación Primer instrumento de ddescripción Da una visión conjunta del fondo Muestra la relación entre los grupos, Refleja la institución Y las actividades que desarrolla

Cuadro de Clasificación Estructura administrativa Elementos de la clasificación Funciones

Permite La clasificación Respetar el orden original en que se producen los documentos Permite Reflejar la estructura administrativa De la institución Identificar las series documentales

Historia de la institución, sus antecedentes Metodología Historia de la institución, sus antecedentes Análisis de la estructura administrativa y de las funciones Estudio de los documentos: tipología Estudio de los legislación

Cuadro de Clasificación Archivos Escolares Gobierno/Dirección Administración/Secretaría Hacienda/Tesorería Gestión Educativa /Docencia Alumnos Cuadro de Clasificación

¿qué es la descripción? La descripción es el medio por el cual se hace conocer al usuario el contenido de un archivo, mediante ella se realiza la difusión del contenido de un archivo.

Descripción Breve resumen Identificar El documento

¿qué es la descripción? describir algo dando una idea general enumerar una serie de cualidades de una persona o un objeto. hacer conocer las características que identifican a los documentos

Objetivos Descripción Hacer accesible el contenido del fondo documental Facilitar la consulta y difusión Recuperar la información de los documentos Objetivos

¡Como se realiza la descripción? Elaboración de inventarios, guías índices, catálogos. 2. Uso de normas internacionales: ISAD G, EAD y otras

Son reglas generales para la descripción Normas ISAD G Son reglas generales para la descripción archivística, para facilitar la recuperación e intercambiar información sobre los Documentos de archivo, con el fin de lograr la integración de descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información.

La descripción archivística, parte de una técnica de descripción Normas ISAD G La descripción archivística, parte de una técnica de descripción denominada “descripción multinivel”. Consiste en llevar a cabo la descripción de un fondo y todas sus partes componentes (secciones, series, expedientes, documentos) utilizando siempre los elementos apropiados para cada unidad de descripción y relacionando las descripciones resultantes de forma jerárquica.

ISAD G 1.- Nivel de fondo 2.- Nivel de subfondo 3.- Nivel de serie (series) 4.- Nivel de expediente 5.- Nivel de unidad documental