INDUCCIÓN AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD COORDINACIÓN GENERAL DE UNIVERSIDADES TECNOLÓGICAS

PROPÓSITO DE LA REUNIÓN Presentar a los integrantes de la Coordinación General de Universidades Tecnológicas, la información relacionada con el Sistema de Gestión de la Calidad, como uno de los requisitos para presentar la Auditoría externa de recertificación.

TEMAS A TRATAR Sistema de Gestión de la Calidad Vigente Cambios de la Norma ISO 9001:2008

1. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD VIGENTE 1.1 Historia del sistema de gestión de la calidad 1.2 Niveles de observación 1.3 Documentación del sistema de gestión de la calidad 1.3.1 Misión de la coordinación general 1.3.2 Visión 1.3.3 Política de calidad 1.3.4 Objetivos de calidad 1.3.5 Procedimientos requeridos por la Norma

1.1 HISTORIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD El Sistema de Gestión de la Calidad de la Coordinación General de Universidades Tecnológicas ha mostrado altos estándares de cumplimiento en el desarrollo de sus procesos, debido a que: Durante 8 años ha acreditado su Sistema de Gestión de la Calidad, bajo la Norma ISO 9001. La primera certificación de su Sistema de Gestión de la Calidad fue en septiembre de 2000, bajo la Norma ISO 9001:1994; la segunda certificación fue en septiembre de 2003, bajo la Norma ISO 9001:2000, la tercera certificación fue en septiembre de 2006 bajo la misma norma ISO 9001:2000.

Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad “Provisión de servicios de vinculación, administración, gestión académica, gestión financiera, normatividad, evaluación, y diseño y desarrollo de planes y programas de estudio para el Subsistema de Universidades Tecnológicas.”

1.2 NIVELES DE OBSERVACIÓN El Sistema de Gestión de la Calidad tiene diferentes niveles de observación, lo que nos permite determinar los procesos sustantivos, los procesos de apoyo, los procedimientos que los conforman, y el marco (política y objetivos de la calidad) dentro del cual opera.

Arquitectura del Sistema de Gestión de la Calidad de la Coordinación General de Universidades Tecnológicas E S Nivel 0 R D P Macroprocesos GIC DCH IDT ACH RMF PLN DME PME PEV SSE Nivel 1-A R D P Procesos en los que participan dos ó más áreas ó bien Nivel 1-B Procesos en los que participa una sola área Nivel 2 Procedimientos Operativos

Niveles de Observación del SGC (Diagrama en 2 dimensiones) Proceso de responsabilidad de la dirección. C L I E N T C L I E N T Realización del Producto EDUCATIVO VINCULACIÓN GESTIÓN Medición, Análisis y Mejora Gestión de Recursos Humanos, Financieros, Materiales, Informáticos y Servicios Generales

Enfoque de Procesos

En este momento se presenta el ejemplo de un procedimiento, su estructura, los puntos que cubre, y cuales son los pasos a seguir para mantenerlo actualizado.

Arquitectura del Sistema de Gestión de la Calidad de la Coordinación General de Universidades Tecnológicas E S Nivel 0 R D P Tipos de Procesos y Macroprocesos GIC DCH IDT ACH RMF PLN DME PME PEV SSE Nivel 1-A R D P Procesos en los que participan dos ó más áreas ó bien Nivel 1-B Procesos en los que participa una sola área Nivel 2 Procedimientos Operativos

1.3 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1.3.1 MISIÓN Ofrecer a la sociedad mexicana educación superior de buena calidad, como un medio estratégico para acrecentar el capital humano y contribuir al aumento de la competitividad requerida por una economía sustentada en el conocimiento, con la preparación integral de TSU que impulsen la transformación y desarrollo de los diversos sectores del país.

1.3.2 VISIÓN   En el año 2010, las UUTT constituirán un Subsistema de Educación Superior de buena calidad, que cumpla las expectativas de los estudiantes y de la sociedad con egresados competitivos e integrados en el ámbito productivo y con una planta académica consolidada y comprometida. Será reconocido nacional e internacionalmente por su eficiencia, eficacia, pertinencia, equidad y vinculación. Será abierto, flexible, innovador e integrado a los demás subsistemas de educación superior, vinculado con los sectores social y productivo; que contribuya al desarrollo económico del país, en la cultura, ciencia y tecnología; distinguiéndose como una fuente de consulta por su desempeño académico, a través de la rendición de cuentas sustentadas en procesos consolidados de evaluación y acreditación de sus programas educativos.

1.3.3 POLÍTICA DE CALIDAD La Coordinación General de Universidades Tecnológicas contribuye al desarrollo y consolidación del Subsistema de Universidades Tecnológicas, a través de la mejora continua de sus acciones de operación, coordinación, supervisión y evaluación, integradas en el Sistema de Gestión de la Calidad fundamentado en la norma ISO 9001:2000. Las acciones realizadas atienden las atribuciones conferidas a la Coordinación General de Universidades Tecnológicas y están integradas en los Macroprocesos Educativo, de Vinculación y de Gestión.

1.3.4 OBJETIVOS DE CALIDAD Están definidos de acuerdo a los siguientes Programas Presupuestarios, los cuales a su vez, han sido registrados ante la Dirección General de Planeación y Programación (DGPyP):   G001. Normar los servicios educativos. Coordinar y supervisar el desarrollo de la educación universitaria tecnológica, mediante la ejecución de acciones académicas, administrativas y de vinculación con el sector productivo de bienes y servicios. U006. Subsidios federales para organismos descentralizados estatales. Contribuir a ampliar la cobertura, favorecer la equidad y mejorar la calidad y pertinencia de la educación superior.

METAS DERIVADAS DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD

METAS DERIVADAS DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MISIÓN VISIÓN POLÍTICA DE CALIDAD OBJETIVOS DE CALIDAD 6 PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS POR ISO 9001 PROCESOS 3 MACRO- 53 PROCEDIMIENTOS MANUAL DE CALIDAD CONSULTAR LA SIGUIENTE DIRECCIÓN http://cgut.sep.gob.mx/calidad

P R O C E S O S MACROPROCESO EDUCATIVO PROGRAMAS EDUCATIVOS INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO EDUCATIVO ESTUDIOS ACADÉMICOS DEL SUBSISTEMA DE UNIVERSIDADES TECNOLÓGICAS

P R O C E S O S MACROPROCESO DE VINCULACIÓN ACTIVIDADES DE VINCULACIÓN CONVENIOS DE COOPERACIÓN DIFUSIÓN DEL SUBSISTEMA DE UNIVERSIDADES TECNOLÓGICAS

P R O C E S O S MACROPROCESO DE GESTIÓN PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN ADMINISTRATIVA CREACIÓN DE UNIVERSIDADES TECNOLÓGICAS SERVICIOS SERVICIOS INFORMÁTICOS

1.3.5 Procedimientos requeridos por la Norma Control de documentos y registros Importancia: Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse, los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. Existe un procedimiento para el Control de Documentos (CGUT-A10A-PG-39) y otro para el Control de Registros (CGUT-A10A-PG-44).

Control de Documentos y Control de Registros ¿Cómo se organiza? Existe la figura de Coordinador de Documentos y Registros. Hay una carpeta con los 53 procedimientos con el sello “OBSOLETO”, están ordenados por número de procedimiento. Se tiene una carpeta con los 53 procedimientos actuales clasificados por área. Se tiene una base de datos con los 53 procedimientos actuales con la información actualizada.

Control de Documentos y Control de Registros ¿Cómo se organiza? (continuación) El sistema emite los siguientes reportes: Lista Maestra de Documentos F-CAD-GC-02 Cambios en Documentos F-CAD-GC-04 Lista de Control de Registros F-CAD-GC-05 Lista Maestra de Documentos Externos F-CAD-GC-31 Lista Maestra de Lineamientos, Reglamentos y documentos Internos F-CAD-GC-32 Se conserva un historial de los cambios que se realizan en cada procedimiento. Todos los usuarios pueden consultar sus procedimientos actuales, así como sus respectivos formatos, en la intranet de la Coordinación http://cgut.sep.gob.mx/calidad

Presentación de la lista maestra de documentos. Se revisa en lo general, con el fin de resaltar la participación de las diferentes áreas en el SGC. Se hace hincapié en su disponibilidad a través de nuestra intranet.

Presentación del sitio de calidad en la intranet Presentación del sitio de calidad en la intranet. Recorrido general a través de la información que se encuentra disponible. http://cgut.sep.gob.mx/calidad

Control de Documentos y Control de Registros ¿Cuáles son los errores más frecuentes? 1.- El número de revisión del procedimiento actual no es consecutivo con el procedimiento obsoleto. 2.- El número y la fecha no son iguales en la primera hoja y en la última donde firman los responsables del procedimiento actual. 3.- Errores de captura en los códigos de los formatos. 4.- No se utiliza la última versión. 5.- Se utiliza el registro sin clave. 6.- Los documentos anexos del procedimiento de manera física no coinciden en código, versión, o no se incorporan al mismo.

Control de Documentos y Control de Registros ¿Cómo se solucionan estos errores? Utilizando los formatos y procedimientos de la INTRANET. Validando la información con los responsables de los documentos sobre los aspectos anteriores. Revisiones de la comisión de Control de Documentos y Registros.

Auditorias de calidad Importancia: Como parte de la implementación y mantenimiento del Sistema de Calidad, es necesario realizar un análisis consistente del mismo, a fin de detectar y corregir las causas que generan No Conformidades. Para llevar a cabo dicho análisis, se utilizan las siguientes herramientas: Revisión de documentos Inspección Auditorías de calidad

Auditorias al Sistema de Gestión de la Calidad Objetivos: Verificar que el sistema siga cumpliendo con los requisitos establecidos por la norma, y que estén implementados. Que los cambios significativos al sistema de gestión estén contemplados. Que las acciones correctivas y preventivas documentadas en auditorias anteriores se hayan implementado.

Acciones de mejora, no conformidades y no conformidades potenciales Identificación de acciones de mejora continua Las cuales se pueden originar a través de la actualización de la política de calidad, de los objetivos de la calidad, del análisis de los resultados de las auditorías, del análisis de datos, de las acciones correctivas y preventivas y de la revisión por la dirección, Identificación de No Conformidades y no conformidades potenciales Entendiéndose como No conformidad, el incumplimiento con algún punto de la norma ISO 9001:2000, o bien, el incumplimiento con alguna acción documentada en nuestro Sistema de Gestión de la calidad.

Documentación de acciones correctivas y acciones preventivas Entendiéndose las correctivas y preventivas como las actividades que eliminan la causa raíz de una no conformidad o de una no conformidad potencial, respectivamente. Ejemplo: No conformidad Acción Correctiva Uso de documentos Obsoletos Difusión y acceso de los procedimientos y formatos del Sistema de Gestión de la Calidad en la Intranet para consulta de los integrantes de la CGUT No conformidad Potencial Acción Preventiva Caducidad del Sistema de Gestión de la Calidad de la CGUT y certificado en la norma ISO 9001:2000, derivado de la actualización en la norma ISO 9001:2008 que tiene estatus oficial, a partir de noviembre del 2008. La CGUT debe evaluar las mejoras a introducir en el Sistema de Gestión de la Calidad para adaptarse a la nueva norma y certificarse en la ISO 9001:2008.

En resumen, es necesario mantener la cultura de la evaluación y la rendición de cuentas en todas las áreas de la Coordinación General de Universidades Tecnológicas, de forma consistente y clara, con el compromiso de la participación colectiva en el Sistema de Gestión de la Calidad.

Programa de Trabajo Curso de revisión del Sistema de Gestión de Calidad a todo el personal de la UR 514. Solicitud de revisión de los procesos y procedimientos a todas las áreas, estableciendo que se deberá complementar la actualización con lo que requiera la norma ISO 9001:2008. Curso para auditores internos sobre las implicaciones del cambio a la versión 2008, con énfasis en los aspectos a evaluar. Curso para el resto del personal, sobre las implicaciones de la nueva versión 2008, en sus procesos, procedimientos y métodos de trabajo. Realización de la 19ª Auditoría Interna. Realización de la Reunión de Revisión por la Dirección. Realización de la Auditoría externa de recertificación y actualización a la versión 2008.