Envío de Prospecto Electrónico vía Sistema Ingresador Rolando Valverde Chaverri Área de Sistemas

Ley 8454 (Agosto 2005) (Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos) Valor Equivalente (art. 9): “Los documentos y las comunicaciones suscritos mediante firma digital, tendrán el mismo valor y la eficacia probatoria de su equivalente firmado en manuscrito.” Presunción de autoría (art. 10) “Todo documento […] asociado a una firma digital certificada se presumirá, salvo prueba en contrario, de la autoría y responsabilidad del titular del correspondiente certificado digital […]”

Beneficios de la Firma Digital Seguridad jurídica (Ley 8454) y tecnológica –Respaldo jurídico (no repudio) –Certeza en la identificación de la persona física que firma e ingresa la información. No es necesaria la inclusión gráfica de la firma manuscrita.

Consideraciones relevantes Los documentos no se firman por página. Cualquier documento electrónico (Word, PDF, jpg, etc.) es modificable. La firma digital es la que garantiza la integridad del documento completo. Cualquier formato de archivo podría ser firmado.

Sistema Ingresador Superintendencia General de Valores de Costa Rica

Infraestructura Plataforma para el envío seguro de información. Basado en Certificados Digitales (SNCD).

Características Flexibilidad Autenticación No repudio Confidencialidad Integridad Acuse de Recibo Disponibilidad

Infraestructura Aplicaciones o subsistemas que interactúan como un todo. –Firmador Electrónico –Ventanilla Virtual –Servicio de Carga –Servidor de Información Periódica (SIP) –Módulo de Administración de Privilegios del Sistema Ingresador (MAPSI)

Roles Administrador de Sistema –Administrar los privilegios y datos de los funcionarios de la entidad. Firmante –Firmar documentos para envío a SUGEVAL. Acceso a Ventanilla Virtual –Entrega electrónica de documentos en SUGEVAL.

Documentos Oficiales Depto. de Oferta Pública Servicios de Administración y Control Regulado Internet SUGEVAL Esquema general Ventanilla Virtual Sistema Cargador Firmador Electrónico Documento Firmado VPN

Sistema Ingresador Firmador Electrónico

1) Se agregan los archivos que se firmarán 2) Se selecciona el certificado con el que se firmará el archivo 3) Se indica la carpeta donde se desea que se guarden los archivos ya firmados 4) Se presiona el botón para firmar los documentos.

Sistema Ingresador Cliente VPN

1) Se selecciona la conexión a SUGEVAL y se presiona el botón ‘Conectar’ 2) Se ingresa el usuario y la contraseña

Sistema Ingresador Ventanilla Virtual

Al ingresar, se solicita la presentación de un certificado digital Al seleccionar el certificado digital, se pide la contraseña de la tarjeta

Ventanilla Virtual Si un funcionario tiene permiso para varias entidades, cuando la Ventanilla Virtual identifica al usuario, le presenta una elección de la entidad a cuya Ventanilla desea ingresar.

Ventanilla Virtual Iniciar un nuevo trámite con SUGEVAL Consulta histórica de trámites, tanto abiertos como cerrados Agregar o modificar documentos de un trámite abierto

Ventanilla Virtual – Crear Trámite Al escoger un tipo de trámite, el formulario cambia según los documentos requeridos para el trámite

Ventanilla Virtual – Crear Trámite El asterisco rojo indica si el documento es obligatorio Formato y tamaño máximo permitido

Ventanilla Virtual – Crear Trámite Restricciones de formato y tamaño máximo del archivo El título digitado se crea como un espacio para un nuevo Anexo Se puede digitar el título para crear un Anexo Se puede eliminar/corregir un Anexo antes de crear el Trámite

Ventanilla Virtual – Modificar Trámite 1) Se selecciona un trámite abierto 2) Se selecciona el documento del trámite que desea remplazarse 3) Se busca en el computador el documento firmado que se desea remitir 4) Finalmente, se indica que se desea remplazar el documento

Ventanilla Virtual – Consultar trámite

Notificación del Servicio de Carga Nº de Trámite Nº de Documento Identificación del firmante Estado del documento

Consideraciones importantes 1.Comprimir las imágenes antes de insertarlas: formato jpeg 2.Utilizar “Compresión de imágenes…” al guardar el documento en Word. (Verificar la calidad del documento) 3.Si la imagen es pesada: Selecciónela, luego “Cortar”, luego “Pegado Especial” y seleccione jpeg. Verifique que es legible y guarde.

Ejemplo: Compresión de documento con imágenes Formato Documento Resolución (ppi) Tamaño (En Kb)PorcentajeCalidad Final Original %Excelente Impresión %Excelente Web o Proyector %Muy buena Pdf web % Muy buena Formato para Correo % Baja Páginas: 186 Se hizo una prueba de compresión de un documento real de 186 páginas con encabezados, imágenes, tablas, y gráficos incrustados. Al revisar el documento, se debe verificar que: La calidad de cada imagen almacenada sea la adecuada. El tamaño del documento guardado no supere el máximo que se ha definido en la ventanilla. No se recomienda abusar en la inclusión de imágenes si no son necesarias. Enlaces de interés: help/reducir-el-tamano-de-archivo-de-una- imagen-HA aspx tips-for-optimizing-images-in-word-documents

Consideraciones importantes El Firmador Electrónico permite firmar varios documentos al mismo tiempo. Por consiguiente, tampoco es necesario firmar todas las páginas de un documento.

Consideraciones importantes Los certificados digitales vencen cada 2 años, por política nacional. Para renovar el certificado, NO es necesario cambiar la tarjeta inteligente.

Proceso de acreditación Plazo Máx.Actividad 19-oct-2012Nombrar a Administrador del Sistema y cuenta de correo oficial de la entidad. 2-nov-2012Adquirir certificados digitales, tarjetas inteligentes y lectoras en las Autoridades de Registro. 9-nov-2012Elaboración y envío de Poder de autorización de firmantes. 9-nov-2012Inclusión de funcionarios involucrados en MAPSI. 26-nov-2012Capacitación a funcionarios que enviarán información. 30-nov-2012Sistema listo para remisión electrónica de prospecto.

Gracias por su atención ¿Preguntas, dudas o comentarios?

Instrucciones para la remisión de prospectos de entidades emisoras y documentos relacionados Patricia Mata Solís Directora de Oferta Pública

Antecedentes Modificaciones aprobadas al Reglamento sobre oferta pública en julio 2012, por el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero Obligatoriedad de los emisores de mantener el prospecto debidamente actualizado Existencia de un sistema de cifrado y firma digital basado en principios de autenticidad, confidencialidad, integridad, no repudio y conservación

SGV-A-182 Procedimientos que deben observarse Aplica para: Todos los emisores, excepto Gobierno Central y Banco Central (costarricenses y extranjeros), organismos internacionales con participación del Estado costarricense y entidades públicas no bancarias que cuentan con garantía solidaria del Estado. InscripciónModificaciónDesinscripción Actualización de prospectos

Presentación de la información Nuevos emisores  En formato físico o en un dispositivo de almacenamiento de datos (cuando se entregue en las instalaciones de SUGEVAL)  Por correo electrónico a la dirección

Presentación de la información Prospecto:  Documento en formato MS Word + los anexos: se presentan independientes y con un nombre de fácil identificación. Anexos A# XXX Documento completo Prospecto Prospecto Compañía A – Versión No. 1.docx

Presentación de la información Emisores inscritos (trámites de inscripción, modificación y desinscripción)  Solicitud  Borrador del prospecto  Imágenes digitales escaneadas Prospect o Prospecto Compañía A – Versión No. 1.docx

IMPORTANTE La carta de solicitud y el prospecto deberán ser remitidos por medio de la ventanilla virtual en formato electrónico y suscritos digitalmente por el representante legal de la entidad emisora. Inscripción, modificación y desinscripción: cumplimiento de requisitos finales queda sujeto a la presentación de los originales de las certificaciones notariales o registrales o cualquier otra documentación legal requerida.

Revisión inicial de un prospecto electrónico – actualización por HR  La Compañía A, es un emisor inscrito ante el Registro Nacional de Valores e Intermediarios.  Desea realizar una modificación en la revelación de sus riesgos, según lo establecido en el artículo 21 del Reglamento sobre oferta pública de valores, para lo cual ha ingresado un trámite de modificación mediante la ventanilla virtual.  El proceso de revisión requiere en primera instancia validar que el prospecto únicamente ha sido modificado por lo comunicado en el Hecho relevante correspondiente.

Versión inicial disponible en el RNVI

Versión remitida por la empresa emisora

Comparativo Corresponde a la versión original Corresponde a la versión modificada

Comparativo

Otras consideraciones  Las declaraciones juradas remitidas deben apegarse a los formatos establecidos en el acuerdo SGV-A-182 (No se remiten previamente los borradores).  Los números de trámite y documentos deben coincidir con los de la última versión ingresada a la ventanilla virtual.

Situaciones que pueden generar reprocesos en los trámites de Oferta Pública  Documentación incompleta o no presentada.  Solicitudes y prospectos sin la firma de un representante legal autorizado ante la Sugeval.  Certificaciones notariales del consejo de administración o junta directiva en la que no se delegue expresamente la potestad sobre la administración para definición o modificación de características (inscripciones o modificaciones).  Declaraciones juradas en las que no se asignen correctamente los números de trámite, documentos y/o anexos (incorporados, modificados o eliminados) o no correspondan a las del trámite que se está realizando.

Ubicación de requisitos

Fechas importantes Empresas con cierre fiscal en setiembre: Deberán remitir en formato electrónico el prospecto actualizado de conformidad con lo dispuesto en el SGV-A-75 Acuerdo sobre suministro de información periódica y sus reformas, empleando la opción del trámite “Actualización anual de prospecto”. (9 de enero del 2013) Empresas con cierre fiscal en diciembre: Deberán presentar en formato electrónico entre el 1° de diciembre del 2012 y el 9 de enero del 2013 el prospecto vigente a esa fecha e incorporar como parte integral toda la información que hubiese sido suministrada mediante Comunicados de Hechos Relevantes y que afecten su contenido.