Guía para una Presentación Efectiva Usando PowerPoint Dr. Iván Ferrer Universidad Interamericana de Puerto Rico, Recinto de Bayamón

Puntos a discutir Ambiente Título Bosquejo de contenido Objetivos Estructura diapositiva Font y espacios Colores Diseño y trasfondo Gráficas, tablas y fotos Gramática y deletreo Postura Resumen o conclusión Agradecimientos Preguntas Añadí título y agradecimiento.

Ambiente Considere lo siguiente antes de comenzar la presentación: Temperatura e iluminación de la facilidad. Arreglo del salón para acomodar a los participantes. Manejar el tiempo según lo programado en la agenda. Utilizar lenguaje apropiado, evitar lenguaje ofensivo. Proveer periodos de descanso a los participantes.

Título Incluya un título en la primera diapositiva de la presentación. Este debe ser uno descriptivo, que refleje el contenido de la presentación. También añada en la primera diapositiva lo siguiente: Nombre del presentador Afiliación La afiliación se refiere al nombre de la Institución donde labora, Departamento u Oficina. Añadí diapositiva de título.

Bosquejo de contenido Incluya un bosquejo de contenido en la presentación. Ver un ejemplo en la diapositiva 2. Siga el orden descrito en el bosquejo de contenido en el resto de la presentación. Sólo incluya puntos principales en el bosquejo de contenido. Puede utilizar el título de la diapositiva como punto principal.

Objetivos Incluya un listado de los objetivos de la presentación. Tome en cuenta la audiencia a ser impactada. Enfóquese de acuerdo al nivel de la audiencia. Déjele saber a la audiencia qué van a aprender durante la conferencia. Asegúrese de cumplir con los objetivos establecidos.

Objetivos de la presentación Discutir las guías para preparar una presentación efectiva en PowerPoint. Examinar las estrategias para hacer una buena presentación. Añadí el tercer punto. Guía para una Presentación Efectiva Usando PowerPoint

Estructura de la diapositiva Considere presentar 1-2 diapositivas por minuto. Escriba frases o palabras claves, pero no oraciones. Incluya 4-6 puntos por diapositiva o entre 6-10 líneas. Evite palabrerías y párrafos. Seleccione Layout. Elija la manera en la que quiere colocar el texto. Considere utilizar el Slide Master.

Estructura de la diapositiva Seleccione Layout.

Estructura de la diapositiva Considere utilizar el Slide Master.

Estructura de la diapositiva Considere utilizar el Slide Master.

Estructura de la diapositiva Esto es un ejemplo de una diapositiva que no tiene una estructura adecuada. No está escrita utilizando frases o palabras claves y por lo tanto, se dificulta la lectura. La misma luce complicada porque está escrita en forma de párrafo. En resumen, la audiencia pasará mucho trabajo tratando de descifrar el párrafo y no prestará atención a lo que se esté diciendo.

Estructura de la diapositiva No utilice animaciones ni ruidos que distraigan. No introduzca punto a punto. Consume más tiempo. Dificulta retroceder. Colocar los textos en bullets y colocar puntos al final de las oraciones. Enumere las diapositivas.

Font y espacios Utilice al menos 18 puntos de tamaño. Emplee tamaños diferentes para puntos principales y secundarios. Use un font estándar, por ejemplo Times New Roman o Arial. Use itálico para palabras en inglés. Coloque letras mayúsculas sólo cuando sea necesario. No utilice font complicados.

Font y espacios Utilice espacio sencillo (1.0). Deje un espacio entre líneas. Seleccione en Line Spacing 1.0. Seleccione en Line Spacing Options: Espacio antes 0 pt Espacio después 0 pt

Colores Use colores que hagan contraste con el diseño y trasfondo. Por ejemplo font azul y fondo blanco. Emplee colores que van a tono con la estructura. Por ejemplo, título azul claro y texto azul oscuro. Utilice colores para enfatizar puntos importantes. Hágalo sólo ocasionalmente. Algunas veces los colores se ajustan automáticamente al cambiar el diseño y el trasfondo.

Colores Evite el uso de colores que no contrasten con el trasfondo. Por ejemplo, este color. El uso de colores decorativos: Representa una distracción. Puede ser molestoso. Es innecesario usar un color diferente para cada punto. Es innecesario usar un color diferente para los puntos secundarios. Tratar de ser creativo puede ser una mala idea.

Diseño y trasfondo Seleccione Design: Elija el trasfondo de predilección. Los colores se ajustarán solos, dependiendo del trasfondo.

Diseño y trasfondo Use un trasfondo atractivo y simple, como éste. Utilice trasfondos con colores claros. Sea consistente utilizando el mismo trasfondo en toda la presentación. Evite trasfondos que distraen y dificultan la lectura.

Gráficas, tablas y fotos Incluya gráficas, tablas y fotos siempre que sea posible, especialmente al discutir los resultados: Es más fácil visualizar los datos en una gráfica o tabla. Las tendencias se visualizan mejor en forma de gráfica. Siempre incluya un título a cada gráfica o tabla. Evite distracciones de líneas pequeñas innecesarias, patrones de colores ilógicos y font pequeños. Discuta cada figura.

Gráficas, tablas y fotos Seleccione el Layot apropiado para la foto o figura a insertar. Para insertar la imagen seleccione: Insert Picture File

Gráficas, tablas y fotos Seleccione el Layot apropiado para la foto o figura a insertar. También puede insertar la imagen usando: Copy Paste

Gráficas, tablas y fotos Esto es un ejemplo de una buena gráfica porque contiene: Título Leyenda Ambos ejes están identificados Note la selección adeudada de colores y el patrón simple de líneas. Azules Rojos Cantidad vendida Meses del año Mayo Junio Julio Abril Ejemplo de una buena gráfica

Gramática y deletreo Verifique el contenido para prevenir: Errores de deletreo Faltas de gramática Para cotejar deletreo: Seleccione el texto Seleccione lenguaje en Review Elija español o el idioma que esté utilizando Si la presentación es en inglés y éste no es su primera lenguaje, pídale a alguien que coteje la presentación.

Postura Evalué el salón antes de comenzar: – Podio – Micrófono – Apuntador – Orden – Luces – Ángulo Evalué la presentación con la computadora y proyector. Párese derecho y evite movimientos bruscos. Mire al público mientras habla y no le dé la espalda. Utilice un apuntador para señalar.

Postura Conozca las reglas de la presentación: Formato Tiempo Transporte Mantenga varias copias de la presentación.

Resumen o conclusión Cierre la presentación con un comentario conciso y efectivo. La audiencia probablemente recordará sus últimas palabras. Utilice esta diapositiva para: Resumir los puntos más importantes. Sugerir actividades futuras.

Agradecimiento Agradezca a todas las personas que colaboraron con usted en el proyecto. Incluya al personal que colaboró en el campo, si aplica. También dé las gracias al personal que hizo posible el trabajo aportando ideas. No olvide agradecer a las personas o entidades que proveyeron el auspicio económico.

Preguntas Termine la presentación con una diapositiva de preguntas para: Invitar a la audiencia a hacer preguntas. Proveer una ayuda visual durante el periodo de preguntas. Prevenir terminar la presentación repentinamente.