Requisitos de un Sistema de Gestión Documental Integral Andrés Pak Linares AGN / DAI FAD – GT GD 1

Itinerario Conceptos básicos Triple perspectiva y desbalance Documento, serie documental Ciclo vital Sistema de Gestión Documental Triple perspectiva y desbalance Elementos del Sistema Clasificación Registro y Descripción Evaluación y Conservación Accesibilidad

Documentos, documents y records En el ámbito sajón Document: “papeles de trabajo”, sin valor probatorio Records: documentos (de archivo) con valor probatorio En el ámbito iberoamericano no poseemos dos vocablos para distinguirlos Record: NO significa “registro”

Definición de documento “Los documentos se crean, reciben y utilizan durante la realización de actividades propias de cada organización para apoyar la continuidad de dichas actividades, cumplir con el marco reglamentario y facilitar el necesario control de sus actividades Las organizaciones deben crear y mantener documentos auténticos, fiables, íntegros y accesibles durante todo el tiempo que sea necesario” (ISO 15489:1)

Definición de serie documental Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento Su comprensión y utilización es fundamental para el desarrollo de políticas y procedimientos generales de gestión documental

Definición y edades del ciclo vital Etapas por las que transitan los documentos desde su planificación hasta su disposición final 1º Edad Planificación: Tramitación: 2º Edad Vigencia administrativa Plazo de guarda precaucional 3º Edad Guarda permanente o eliminación

Gestión documental y administración de archivos La Archivística integrada incide fundamentalmente en el área de la gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos e incluye la gestión de los documentos conservados con carácter permanente. (Diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos, 1984)

Sistema de Gestión Documental Herramienta funcional, normativa y tecnológica para gestionar la creación, uso, mantenimiento y disposición final de documentos de archivo Debe mantener información de contenido, contexto, estructura y las relaciones entre los documentos para respaldar su valor como evidencia a lo largo de todo el ciclo vital

Tres perspectivas, un objetivo Funcional: atiende a la producción, uso y disposición final de los documentos a partir de las necesidades y obligaciones del productor y su relación con otros agentes sociales Normativa: establece el marco legal que otorga validez a la producción y gestión documental a lo largo de todo el ciclo vital Tecnológica: colabora con la agilización de los procedimientos administrativos mediante la incorporación de TICs a la organización

Problemas de balance Prevalece la perspectiva funcional: se desarrollan hermosas utopías sin asidero legal ni capacidad tecnológica Prevalece la perspectiva normativa: hacemos de cuenta que nadie pasa el semáforo en rojo Prevalece la perspectiva tecnológica: se hace “porque se puede hacer”, o sea, se compra el sombrero y se ajusta la cabeza

Consecuencias del desbalance El desbalance genera (o es generado por) la pérdida de una mirada integral sobre el Sistema de Gestión Documental; el cual debe atender no sólo a la pura producción del documento sino a la gestión de la autenticidad, fiabilidad, integridad y accesibilidad en el largo plazo de los mismos

Pasos previos Identificación: Sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo documental Captura: Actividad mediante la cual se crea y mantiene un documento en un Sistema de Gestión Documental. En e-doc: asegurar la captura y gestión del contenido, la estructura y el contexto de producción especial importancia el registro y asignación de metadatos

Elementos de un SGDI Subsistema de Clasificación Subsistema de Registro y Descripción Subsistema de Evaluación y Conservación Subsistema de Accesibilidad

Subsistema de Clasificación I Debe ser único e integrar los documentos en soporte analógico y digital Relaciona secciones y series documentales Productos: Cuadro de Clasificación Cuadro de Clasificación de fondos   Elementos de un SGDI Subsistema de Clasificación Subsistema de Registro y Descripción Subsistema de Evaluación y Conservación Subsistema de Accesibilidad

Subsistema de Registro y Descripción I Elementos de un SGDI Subsistema de Clasificación Subsistema de Registro y Descripción Subsistema de Evaluación y Conservación Subsistema de Accesibilidad Debe ser único y describir desde agrupaciones hasta piezas documentales (analógico y digital Abarca desde la tramitación hasta la Disposición final Se basa en Registro General de Documentos Registro General de Metadatos

Subsistema de Registro y Descripción II Elementos de un SGDI Subsistema de Clasificación Subsistema de Registro y Descripción Subsistema de Evaluación y Conservación Subsistema de Accesibilidad Estándares internacionales ISAD – G: para documentos de archivo, con la flexibilidad necesaria para la descripción de documentos en fase activa; ISDIAH: para describir instituciones que custodian fondos de archivo; ISAAR – CPF: para registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias; ISDF: para la descripción de funciones.

Subsistema de Evaluación y Conservación I Elementos de un SGDI Subsistema de Clasificación Subsistema de Registro y Descripción Subsistema de Evaluación y Conservación Subsistema de Accesibilidad Debe ser único, abarcar al conjunto de la archivalía del organismo Deben establecerse las responsabilidades y directrices para su ejecución y control Producto: tabla de plazos de guarda Despapelizar = empieza por eliminar el papel que no tiene valor

Subsistema de Evaluación y Conservación II Elementos de un SGDI Subsistema de Clasificación Subsistema de Registro y Descripción Subsistema de Evaluación y Conservación Subsistema de Accesibilidad Evaluación documental: análisis de los valores de las series documentales establecimiento de sus plazos de retención en función de la vigencia administrativa, la guarda precaucional y Aplicación de Disposición final Guarda permanente (transferencia al Aº Histórico) Eliminación

Subsistema de Evaluación y Conservación III Elementos de un SGDI Subsistema de Clasificación Subsistema de Registro y Descripción Subsistema de Evaluación y Conservación Subsistema de Accesibilidad Cadena de preservación: medidas para garantizar la integridad y accesibilidad de los documentos a lo largo de todo el ciclo vital Gestión de depósito (analógico): control del espacio ocupado y disponible a nivel de depósito y de las unidades de instalación Preservación digital: desafíos actuales

Subsistema de Evaluación y Conservación IV Elementos de un SGDI Subsistema de Clasificación Subsistema de Registro y Descripción Subsistema de Evaluación y Conservación Subsistema de Accesibilidad Evaluación de e - doc: Evaluación al inicio del Ciclo vital Automatización de la aplicación de la Disposición final Eliminación de Back up y metadatos asociados Revalorización de prácticas de gestión en desuso Foliado y cierre de expedientes, Establecimiento de vigencia administrativa Debate respecto de la transferencia documental ¿Medios físicos? ¿Repositorio digital general? ¿transferencia on line?

Subsistema de Evaluación y Conservación V Elementos de un SGDI Subsistema de Clasificación Subsistema de Registro y Descripción Subsistema de Evaluación y Conservación Subsistema de Accesibilidad Preservación digital: comienza cuando se crea el documento: cadena continuada de acciones y es la sumatoria de las medidas organizativas y tecnológicas. Una política de evaluación y selección adecuada es la mejor inversión en materia de preservación digital, puesto que ahorra gastos en migraciones o copias de seguridad innecesarias.

Subsistema de Accesibilidad “Los documentos se producen, se mantienen y se conservan para ponerlos a disposición de quienes los necesiten y están autorizados a acceder a ellos y a utilizarlos” Documentos electrónicos. Manual para archiveros ICA, 2005. pág. 79 Producto: Tabla de acceso . Elementos de un SGDI Subsistema de Clasificación Subsistema de Registro y Descripción Subsistema de Evaluación y Conservación Subsistema de Accesibilidad

Recapitulación Documento no es “cualquier cosa con información” Record no es “registro” Los documentos deben gestionarse en un Sistema de Gestión Documental INTEGRAL Clasificación Registro y Descripción Evaluación y Conservación Accesibilidad Balancear las perspectivas (funcional, normativa y tecnológica)

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