P LANES DE A CCIÓN

D ISEÑO DE P LANES DE A CCIÓN Prof. Sol Bendayán Planificación Estratégica Octubre 2014

P LANES DE A CCIÓN Introducción Hemos seguido todos los pasos necesarios para tener un Plan Estratégico Identificación de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas Elaboración de un diagnóstico técnico Listado ponderado de problemas Formulación de objetivos estratégicos, divididos en estrategias o futuros proyectos Revisado o reformulado de misión, visión, valores y funciones

P LANES DE A CCIÓN Introducción Usamos el palanqueo de la sinergia para lograr identificar una dirección común Esta sinergia no ocurre normalmente en la actividad diaria de las organizaciones y mucho menos en organizaciones que quiera prestar eficientes servicios, sin haber formulado un Plan de Acción el cual debe ser implementado de forma consciente y disciplinada. Ahora nos concentramos en lo que la mayoría de los programas de Planificaciones Estratégicas fallan: la necesidad de enfocar enteramente un Plan de Acción en unas muy específicas acciones, medibles, con responsables, costos viables y limitadas en el tiempo.

P LANES DE A CCIÓN Definición y Partes Componentes de un Plan El Plan de Acción Herramienta gerencial que permite planificar y documentar las actividades, responsables, recursos, tiempo de ejecución, seguimiento y medición de las actividades que han de estar inherentes en la ejecución de un proyecto

P LANES DE A CCIÓN Definición y Partes Componentes de un Plan Plan de Acción Observaciones Quién (Responsable) Cómo (Recursos) Cuándo (Límite de tiempo) Criterio de Calidad (Medición de la Actuación) Detalle de Acción (Actividad) MODELO 1

P LANES DE A CCIÓN Detalle de Acción (Actividades) Debe ser una actividad específica que asegure que se alcanzan o sobrepasan las expectativas de calidad, costo y oportunidad. Se llama “Acción”, porque cubre lo “que” debe ser hecho para lograr la estrategia Debe ser una “Acción” mayor, que envuelva de tres a seis subactividades para poder ser completada Debe ser una actividad específica, no muy general, ni muy vaga, ni de menos importancia

P LANES DE A CCIÓN Criterio de Calidad (Medible) La prueba de qué es un Detalle de Acción es simple: ¿Puede Ud. decir que la acción fue realizada?. ¿Puede ella ser definida como una tarea o evento específico con resultados tangibles y claros, en donde algún aspecto es diferente con relación a antes de la realización de la acción? Si no se puede medir, no pasa la prueba de ser un Detalle de Acción, indicando que no es todavía una acción, y que aún no se tiene claro que se debe hacer El Criterio de Calidad debe indicar que la acción se realizó con la calidad requerida

P LANES DE A CCIÓN Cuándo (Límite de Tiempo) El detalle de Acción Medible debe tener un tiempo de ejecución claro, con un inicio y un final específico, tomando un número específico de horas, días, semanas o meses para hacerlo. Límite de tiempo significa que la actividad no es continua, y si lo es tiene alguna característica que puede ser chequeada regularmente en una base de tiempo. Debe haber un compromiso para que la “Acción” sea realizada con un tiempo límite. Este límite no debe ser tan general Cuando la fecha de realización llegue, la “Acción” deberá estar completada o debe haber “una muy buena razón de por qué no se completó”

P LANES DE A CCIÓN Cómo (Recursos) El “Cómo” cubre los medios o recursos por medio de los cuales se lograrán las Acciones o los “Qué” Los “Cómo” deberán ser especificados en base a la factibilidad y viabilidad económica de la acción, previa revisión de la disponibilidad presupuestaria para su realización. Especifica los recursos materiales, equipos mobiliario, asesorías, prepuestos, etc., a ser utilizados en el desarrollo del proyecto

P LANES DE A CCIÓN Quién (Responsables-Personal) Esta acción específica, medible y con límite de tiempo y costos, no es realizada por “nosotros” o por “ellos”, o por “tal función o departamento” Debe ser realizada por una persona o personas las cuales sean seres humanos reales, y no dejando en el limbo de la vaguedad organizacional o burocrática Cuando la fecha de ejecución del proyecto llegue, la persona real debe tener responsabilidad específica. Debe ser la persona correcta, teniendo la autoridad y también la responsabilidad para llevar a cabo la acción. No debe ser una persona de cargo alto, para que automáticamente delegue la Acción, ni tampoco una persona con bajo cargo, el cual no tenga la autoridad para hacerlos, pero si la responsabilidad de que se haga

P LANES DE A CCIÓN Observaciones Incluye aquellos aspectos de real importancia que hayan de ser expuestos en el plan, los cuales pueden estar relacionados con obstáculos, cambios, seguimientos y revisiones a ser realizadas, consultas específicas, etc.

P LANES DE A CCIÓN Definición y Partes Componentes de un Plan Plan de Acción Trimestre Unidad Ejecutiva Población Beneficiada Presupuesto Metas del Programa Objetivos del Programa MODELO 2 Acciones Programadas

P LANES DE A CCIÓN Definición y Partes Componentes de un Plan Objetivos del Programa: Señala el objetivo del programa el cual se va a programar (Debe incluir su número) Metas del programa: Presenta las actividades a realizar (Expresados a su vez en cantidades numéricas a cumplir) Acciones Programadas: Expresan las tareas específicas que han de realizarse par cumplir o ejecutar las metas Presupuesto: Señala en Bolívares y/o Dólares el presupuesto destinado para realizar cada meta. Población Beneficiada: Reseña la población que podrá ser beneficiada con el cumplimiento de la meta Unidad Ejecutora: Señala la dependencia encargada de ejecutar la meta Trimestre: Divide el año en cuatro trimestres (I, II, III,IV), presentando la información sobre las cantidades numéricas a cumplir de las metas pro cada uno de estos trimestres.

P LANES DE A CCIÓN Definición y Partes Componentes de un Plan Plan de Acción Monto Total Aporte Dependencia Responsable Ámbito de acción Objetivos Programa y/o Proyecto MODELO 3 Metas