La administración que todos esperaban ! A.U.P.A.C. 7 La administración que todos esperaban !

GADD Y SU PROYECTO PARA LAS ADMINISTRACIONES AUPAC EN 3 PUNTOS GADD Y SU PROYECTO PARA LAS ADMINISTRACIONES ¿QUÉ SIGNIFICA AUPAC? ¿QUÉ HACE AUPAC? GADD, consciente de la necesidad que las administraciones tienen de una gestión única y automatizada, y de encontrar soluciones para la implantación de la ventanilla única, ha desarrollado, en coordinación con técnicos administrativos y tras varios años de investigación, el programa AUPAC. A.U.P.A.C. es el acrónimo de AUtomatización del Procedimiento Administrativo Común AUPAC es un moderno sistema informático que organiza y acelera, de forma sencilla y eficaz, la gestión y el control de expedientes conforme al Procedimiento Administrativo Común para servir al ciudadano mejor que nunca.

¿QUÉ PUEDE HACER CON AUPAC? Registro de Entrada y Salida de Documentos Generación automática de los Libros de Registro Creación de documentos con aplicaciones externas (Word, Excel ...) Establecimiento de protocolos de firma de documentos Tratamiento automatizado de los acuses de recibo Tramitación asistida de expedientes mediante diagramas de flujo (WorkFlow) Tratamiento de propuestas de resolución, acuerdos y decretos Gestión de la ubicación del papel y de su movimiento físico Gestión de sesiones de Órganos de Gobierno Archivo Administrativo y Archivo Histórico basado en la normativa ISAD(G) Integración con las bases de datos corporativas de terceros y territorio Acceso a la información mediante consulta por código de barras Informes y Análisis Estadístico Atención al ciudadano a través de Internet

ELEMENTOS QUE INTEGRAN AUPAC

¿DÓNDE UTILIZAR AUPAC?

REGISTRO DE ENTRADA REGISTRO DE SALIDA MÓDULO DE REGISTRO (I) REGISTRO DE ENTRADA REGISTRO DE SALIDA Pueden existir varios registros de entrada coordinados de forma que constituyan un único Libro de Registro de Entrada. También se puede llevar de forma paralela un libro independiente para cada registro. El encargado del registro introducirá la información correspondiente al asiento, y opcionalmente digitalizará los documentos presentados mediante un escáner. Una vez registrado el asiento se emite de forma automática un resguardo de admisión a trámite con un código de barras. También existe la posibilidad de sellar los documentos mediante una impresora de validación mecánica. La misión de AUPAC en el Registro de Salida consiste en dar fe de todos los documentos de salida e imprimir en cada página (del original y de las copias) un código de barras identificativo, o bien un sello mediante impresora de validación mecánica. El registro de un documento de salida crea un nuevo asiento en el libro de Registro de Salida. Es posible configurar una estructura de registro de salida distribuida por departamentos o en la que el usuario registre sus propios documentos, aunque siempre generando un libro único. Esto elimina el cuello de botella que supone la existencia de un registro para todos los usuarios.

MÓDULO DE REGISTRO (II) Pantalla 1. Ficha de un Asiento de Entrada

UTILIZACIÓN DE PATRONES MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL (I) UTILIZACIÓN DE PATRONES AUPAC permite que el usuario defina plantillas o modelos de documentos en aplicaciones externas como Word. Estos modelos (por ejemplo una notificación de licencia de obra), llevan una serie de campos de sustitución que serán reemplazados por los valores extraídos de la base de datos AUPAC. Esto permite automatizar completamente la generación de documentos asociados en trámites diversos. DIGITALIZACIÓN Mediante un escáner se puede digitalizar cualquier documento escrito, planos, fotografías, etc., asociando el fichero de imágenes generado a un documento AUPAC. Estas imágenes se almacenan en el servidor y pueden ser examinadas e impresas por cualquier usuario autorizado consultando el correspondiente documento AUPAC. APLICACIONES REGISTRADAS AUPAC permite crear el fichero principal asociado al documento utilizando cualquier aplicación de generación y visualización de ficheros (Excel, Corel Draw, AutoCAD, etc). El objetivo de utilizar todas estas prestaciones será llegar a conseguir que: EXPEDIENTE FÍSICO = EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL (II) Pantalla 2. Ficha de un documento de aportación Pantalla 3. Fichero asociado al documento

FORMATOS DE DOCUMENTOS VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS ACUSES DE RECIBO MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL (III) FORMATOS DE DOCUMENTOS AUPAC permite clasificar los documentos por tipo (Entrada, Salida, Interno), por categoría (Solicitud, Aportación, Recurso, Notificación...), por estado (pendiente de registro, pendiente de notificación, tramitado...) facilitando así su posterior control y recuperación. VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS Para cada documento es posible establecer un protocolo de firma, especificando quién debe firmar el documento y en qué orden. De este modo AUPAC puede bloquear el acceso al documento hasta que éste haya sido validado tras la última firma. ACUSES DE RECIBO A partir de los documentos generados con AUPAC, la impresión de los acuses de recibo y de las listas de correo es automática. AUPAC permite generar acuses de recibo por lotes (acuses de recibo de una relación de documentos) y almacenar, para cada acuse generado, información relativa a su envío, recepción, devoluciones y reenvíos. Este tratamiento permite a AUPAC controlar de forma automática los plazos de vencimiento.

MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL (IV) Pantalla 4. Protocolo de firma de un documento Pantalla 5. Ficha de un acuse de recibo

APERTURA DE EXPEDIENTES OTROS DATOS DEL EXPEDIENTE TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES (I) APERTURA DE EXPEDIENTES Creando o seleccionando el documento inicial, AUPAC ya pone en marcha el expediente. AUPAC es capaz de cumplimentar automáticamente la información del expediente, recuperando datos del asiento de entrada y del documento inicial, para evitar así al usuario la tarea de introducir información. Una vez creado el expediente AUPAC imprime una etiqueta autoadhesiva para confeccionar la carpeta, con un código de barras exclusivo. OTROS DATOS DEL EXPEDIENTE Se puede asociar el expediente a una Relación de Documentación Requerida para cada tipo de expediente, que puede ser ampliada o modificada. De este modo, para cada expediente se podrá llevar un control de que documentos han sido aportados y los pendientes de aportación. AUPAC puede enlazar con un Sistema de Información Geográfica (GIS) desde el que es posible seleccionar una o varias parcelas en el plano y asociarlas como referencia catastral a nuestro expediente. Los campos suplementarios (datos adicionales del expediente) son otra de las características que hacen de AUPAC un programa flexible y adaptable a las necesidades del usuario, permitiendo un alto grado de personalización en la clasificación de expedientes y documentos y la ampliación de la información manejada.

TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES (II) Pantalla 6. Apertura de un expediente Pantalla 7. Enlace con Sistema Información Geográfica (GIS)

TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES (V) TRAMITACIÓN MANUAL Un expediente consta de varios trámites, desde que se inicia hasta que se cierra y se envía al archivo. Para cada clasificación de expediente, se permite la definición de una serie de trámites modelo que pueden ser iniciados manualmente por el responsable del expediente. Cada trámite puede ser iniciado o instruido mediante un documento, un pronunciamiento, una firma, una anotación ... TRAMITACIÓN ASISTIDA AUPAC incluye la posibilidad de automatizar el proceso de tramitación mediante la definición de circuitos de flujo, utilizando una herramienta visual (WorkFlow). De este modo, ya no es necesario que el responsable del expediente inicie los trámites manualmente, sino que será el propio circuito de tramitación el que “disparará” cada trámite cuando sea necesario.

TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES (VI) Pantalla 8. Ejemplo de circuito de tramitación

EXPEDIENTES VINCULADOS HOJAS DE REMISIÓN (I) HOJAS DE REMISIÓN AUPAC permite controlar, a través de su módulo de Hojas de Remisión, el movimiento físico del papel generado. Utilizando éste modo el usuario podrá conocer al instante no solamente donde está cada expediente, documento o acuse de recibo, sino todas las dependencias por las que ha pasado previamente y cuanto tiempo permaneció allí. AUPAC también incluye la posibilidad de realizar el seguimiento físico de los expedientes que se trasladan fuera de la corporación. EXPEDIENTES VINCULADOS Para cada expediente, AUPAC permite establecer una relación de expedientes vinculados (expedientes unidos entre sí físicamente). De este modo, siempre que se mueva un expediente, AUPAC enviará automáticamente al mismo departamento que el expediente original todos sus expedientes vinculados.

HOJAS DE REMISIÓN (II) Pantalla 9. Hoja de Remisión de Documentos

RESOLUCION DEL EXPEDIENTE (I) PROPUESTAS Y RESOLUCIONES AUPAC permite añadir resoluciones (acuerdos y decretos) asociadas al expediente. Para cada resolución será posible especificar el resultado (favorable, favorable con condiciones...) , generar el documento de resolución a partir de una plantilla predefinida, numerar el documento de resolución utilizando una impresora de validación mecánica, generar las notificaciones para los interesados del expediente, gestionar las condiciones asociadas, emitir los certificados ... ÓRGANOS DE GOBIERNO AUPAC dispone de un módulo para controlar las sesiones que celebran los distintos Órganos de Gobierno de la corporación (Pleno, Comisión, ...). Con este módulo, el departamento de Secretaría podrá configurar el orden del día de la sesión, generar las notificaciones de convocatoria para los los asistentes, aplazar o elevar a otro Órgano los puntos del orden del día no tratados, generar y numerar los acuerdos alcanzados a partir de los puntos del orden del día tratados, asociar los documentos de acta y extracto...

RESOLUCION DEL EXPEDIENTE (II) Pantalla 10. Orden Dispuesto de la Sesión Pantalla 11. Ficha del Acuerdo

ARCHIVO ADMINISTRATIVO ARCHIVO (I) ARCHIVO ADMINISTRATIVO Una vez terminados los expedientes, se envían física y electrónicamente al archivo. El archivero busca una ubicación física e introduce ese dato en el ordenador. Al archivar un expediente, las imágenes y textos de los documentos son extraídos del soporte magnético temporal y almacenados en uno de los volúmenes del soporte definitivo, que puede ser otro disco magnético, CD-ROM, DVD, etc. ARCHIVO HISTÓRICO En los archivos se pueden guardar Expedientes AUPAC y Expedientes NO AUPAC, de forma que se pueden tener los archivos completamente informatizados aunque no todos los departamentos de la organización generen expedientes AUPAC. Esta es la manera de crear el Archivo Histórico Digital. Se utiliza el sistema AUPAC para conseguir clasificar rápidamente cualquier documento como un plano, un libro, una fotografía ... SALIDAS DEL ARCHIVO Para controlar los expedientes que salen del archivo existe un módulo de Registro de Salidas de Archivo en el que se deja constancia de los expedientes u otros objetos que sean retirados por los usuarios, dependencias u otros organismos externos.

ARCHIVO (II) Pantalla 12. Expediente NO AUPAC archivado Pantalla 13. Ficha de una Salida de Archivo

INFORMES Y ESTADÍSTICAS INFORMES (I) INFORMES Y ESTADÍSTICAS AUPAC incluye una potente herramienta para la toma de decisiones: El generador de informes y estadísticas. Las estadísticas se construyen a partir del cruce de datos relacionados con usuarios, expedientes, fechas, documentos ... AUPAC está constantemente controlando todos los procesos, por eso es capaz de facilitar información como por ejemplo: Número de expedientes tramitados en un determinado periodo de tiempo. Tiempo medio de tramitación de un determinado tipo de expediente (con el fin de evitar posibles cuellos de botella en el futuro). Rendimiento de cada dependencia, usuario, controlador, etc. ( se conocerá cual es la necesidad de personal de la administración) Actividades pendientes de realizar y realizadas en una determinada fecha Las estadísticas pueden ser presentadas e impresas de forma gráfica o en cuadro. Por otro lado, el administrador puede definir otros informes, estadísticas o memorias anuales mediante un generador de informes. En definitiva, el sistema generará el tipo de estadística que usted precise, de forma transparente, rápida y sin errores.

INFORMES (II) Pantalla 14. Listado de Asientos Pantalla 15. Gráfico de afluencia generado con AUPAC

KIOSCOS DE INFORMACIÓN ACCESO REMOTO (I) INTERNET El interesado podrá, desde su casa, informarse de todo lo relacionado con su expediente. Para ello deberá validarse introduciendo una clave de acceso personal generada con AUPAC y suministrada por la propia administración. De este modo cada interesado podrá realizar consultas solamente sobre sus propios expedientes. Además, a través de Internet el ciudadano tendrá acceso a todo tipo de información sobre los procedimientos administrativos, como por ejemplo la documentación que debe aportar para cada tipo de expediente. Por último, existen zonas especiales de descarga, en las que el ciudadano tendrá acceso a modelos de solicitud que podrá cumplimentar y remitir posteriormente vía correo electrónico. KIOSCOS DE INFORMACIÓN El interesado podrá obtener información auto-asistida a través del código de barras impreso en el documento que se le entrega en el registro. Para ello solamente deberá acudir a un punto de información y pasar el código de barras por el lector. En pantalla aparecerá el estado de tramitación en que se encuentra su expediente.

ACCESO REMOTO (II) Pantalla 16. Vista de documentación a aportar vía Web Pantalla 17. Vista de Expediente vía Web

SE ADAPTA A SU FORMA DE TRABAJAR FACILITA LA TOMA DE DECISIONES CONCLUSIONES (I) UN PROGRAMA SENCILLO AUPAC es un sistema que integra la máxima potencia con una sencillez de uso fuera de lo común. El administrativo no precisa experiencia informática. Si usted trabaja habitualmente con documentos y expedientes ya sabe casi todo lo necesario para empezar a beneficiarse de las ventajas de AUPAC. SE ADAPTA A SU FORMA DE TRABAJAR AUPAC está pensado para cubrir las necesidades del trabajo administrativo diario, facilitando, automatizando y personalizando todas las tareas. El sistema es capaz de aprender el método de trabajo que usted utiliza y de repetirlo cuando sea necesario. AUPAC se adapta al estilo de tramitación de la administración, del administrativo particular, o incluso de un tipo de expediente determinado. FACILITA LA TOMA DE DECISIONES Saber que es lo que demandan los administradores para adaptarse a sus necesidades es imprescindible para el mejor control de la administración. AUPAC genera de forma automática cualquier tipo de estadística o informe que precise, sólo tiene que indicar los datos que desea relacionar, el sistema responderá mediante un gráfico representativo o un listado completo.

ELIMINE LARGAS COLAS ANTE SU DEPENDENCIA CONCLUSIONES (II) ELIMINE LARGAS COLAS ANTE SU DEPENDENCIA Instale puntos de información en forma de kioscos interactivos. Elimine colas en su Administración, libere tiempo para los administrativos y ofrezca un servicio confidencial y público durante 24 horas. SU ADMINISTRACIÓN EN INTERNET 24 HORAS AL DÍA AUPAC está preparado para informar y tramitar expedientes a través de Internet 24 horas al día, 365 días al año. Instalar AUPAC es asegurarse el futuro. AHORRE TIEMPO EN CADA TRÁMITE AUPAC permite el enlace con otras dependencias en la tramitación de expedientes. Así se logra la total automatización y control del proceso administrativo. UNA OFICINA AL LADO DEL CIUDADANO Estén donde estén sus administrados, allí podrá instalar una oficina AUPAC como si estuviese en la propia Administración Central, pues AUPAC permite mantenerla conectada constantemente.

© Grupo Meana 2003 Solicite hoy mismo una demostración del sistema AUPAC llamando al teléfono 985 72 49 49 Calle Villaverde, nº 3 33520 – POLA DE SIERO Principado de Asturias Teléfono 985 72 49 49 - Fax 985 72 49 52 Apartado de Correos 95 - Pola de Siero http://www.gmeana.com E-mail: aupac@gmeana.com