UNIVERSIDAD AUTONOMA SAN FRANCISCO Asignatura: Contabilidad General Paquetes estándar contables computarizados

INTRODUCCIÓN Los Sistemas de Contabilidad Computarizados o Automatizados han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace más de 40 años, hasta tal punto que hoy en día son el motor de las operaciones de muchas de ellas, proporcionando así información oportuna, ahorro de tiempo y dinero. Esta característica ha permitido a los ingenieros en sistemas y a los propios contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera más completa las necesidades en las que se ve envuelta la empresa; por lo que han creado Sistemas Computarizados de Contabilidad que brindan los mismos beneficios que ofrecen los Sistemas de Contabilidad Manual, pero más eficientes y con menos posibilidad de errores.

EL COMPUTADOR EN LAS EMPRESAS El uso del computador para el procesamiento de los datos y la generación de cifras a través de los mismos es cada vez más común en las empresas. El beneficio obtenido por las instituciones, al valerse de los recursos computacionales, los obliga a mantenerse actualizados al ritmo de las vertientes, nuevas tecnologías e innovadoras aplicaciones informáticas que se van creando a medida que se acerca el advenimiento del nuevo milenio.

CONCEPTOS BÁSICOS DE SISTEMAS CONTABLES Un sistema de contabilidad procesa los datos a través de los pasos del ciclo contable, los cuales son:   Registrar las operaciones diarias. Pase de los datos según las operaciones a las cuentas del mayor. Preparar una balanza de comprobación. Preparar un Estado de Ganancias o Pérdidas. Cierre de las cuentas del mayor. Determinar los saldos y cortes de las cuentas. Preparar una balanza Postcierre. Estos pasos que intervienen en el ciclo contable se reflejan en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Pero un Sistema de Contabilidad comprende, algo más que las formas y los procedimientos que se emplean en el proceso de los datos a través de los pasos del ciclo contable, este también incluye las formas y procedimientos que se usan en la preparación de datos que han de procesarse durante el ciclo.

CLASIFICACIÓN Y TIPOS Los sistemas de contabilidad pueden ser de distintos tipos, según su complejidad y la forma como están diseñados.   Podemos distinguir, dos clases de Sistemas de Contabilidad: Los Manuales y los Computarizados. A SISTEMAS DE CONTABILIDAD MANUAL Un Sistema de Contabilidad Manual es el que se desarrolla trabajando manualmente, al menos en un alto porcentaje. En estos sistemas el factor hombre es la base. Este realiza todas las tareas necesarias para la obtención final de la información financiera, ya sean de índole intelectual o de índole aritmética.

CLASIFICACIÓN Y TIPOS B SISTEMA COMPUTARIZADO Un sistema de contabilidad computarizado se vale de computadoras para llevar a cabo los movimientos contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones finales. Como ya apreciamos, las computadoras pueden ejecutar un gran número de instrucciones de acuerdo a un programa, sin errores y a gran velocidad.   En los sistemas de contabilidad computarizados la labor del contador es prácticamente intelectual.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS. En la actualidad, todo proceso contable requiere de los sistemas. En una empresa, el funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas. De esto se deduce la importancia que tienen los sistemas, y como su uso, redunda en beneficios para toda empresa. Es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras. Todo el proceso de generación de información en las empresas esta soportado por sistemas que manejan una serie de variables complejas, que ayudan a los gerentes a “generar información”.

SISTEMAS DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADOS La aparición de las computadoras, la generalización de las corporaciones, el surgimiento de grandes empresas multinacionales y la globalización de los comercios internacionales, dio un nuevo giro a la orientación de la información financiera. Surgiendo la necesidad de crear Sistemas de Contabilidad que sean más útiles en el desenvolvimiento de la gestión contable y administrativa, y que dichas informaciones sean efectivas, confiables y oportunas.   Lo que ha permitido a los Ingenieros en Sistemas y a los propios Contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera más completa las necesidades en las que se ve envuelta la empresa, de acuerdo al volumen de las operaciones que esta maneja.

SISTEMAS DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADOS En su afán de crear este tipo de Software los expertos en la materia han diseñado programas que tratan de suplir la necesidad de determinadas empresas.   Dentro de estos Software, los más conocidos son:

SISTEMAS DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADOS Existen softwares que son creados para determinada área de una empresa, los cuales tienen como fin llevar el control contable de determinadas cuentas o procesos. Al igual que este, existen softwares ideados para determinada empresa, los cuales han sido creados para uso exclusivo de cada una de ellas y no son producidos con fines comerciales. Entre los softwares comerciales el más usado y reconocido por todos es el DacEasy Accounting System, el cual desde los años 70 es conocido en el mercado como uno de los Software de Contabilidad más completos.

DACEASY El DACEASY ofrece el poder y la velocidad de sus informaciones contables al más bajo costo. Con el diseño de la interface amigable, DacEasy Accounting, da a las medianas empresas las herramientas para crecer y a las grandes, herramientas para mantener el control y organización de sus operaciones.   Lo provee de poderosas características que pueden ayudar a crecer satisfactoriamente su negocio: DacEasy desarrolla productos para ambiente de Multi-Usuario usando verdadero control de acceso de archivos y registros. Con soporte sin límite de usuario accesando la misma información. MultiCompañía (puede crear varias compañías) Presenta el estatus de los registros procesándose Todos los reportes y/o diario son dirigidos a pantalla, printer que puede ser leído desde Excel, Lotus o cualquier lenguaje de programación.

DACEASY El sistema computarizado mejor diseñado para la profesión contable, por las siguientes ventajas:   Puede llevar más de 999 estados de cuenta por Compañía Con 27 varios ejemplos de Cuentas Básicas Diseñado con los principios de la (GAAP) O (PCGA) Transacciones manejadas por Catálogos de Cuentas Manejo de contabilidad por períodos de 1 a 24 meses Impresión de todos los Diarios, Mayor General Balance Comprobación, Estados Financieros Estados de Resultados, Estados de Fondos Consolidación para múltiples Compañías Reportes Analíticos y Financieros creados por el Contador Control de Presupuestos El Futuro de la Contabilidad Computarizada

DACEASY En DacEasy todos los Módulos trabajan integrados uno al otro, generando automáticamente las Entradas al Diario correspondiente al Mayor General.

DACEASY Módulos Integrados: Contabilidad General (Catálogo, Diarios, Mayor, Financieros, Presupuestos, Transacciones Recurrentes). Cuentas por Cobrar (Ventas, Cobros, Estados Cuentas) Cuentas por Pagar (Compras, Pagos, Estados Cuentas)  Facturación (Ventas Contado y Crédito, Devolución de Ventas) Compras (Orden de Compras, Recepción de Mercancías y Devolución de Compras). Inventario (Reporte de Existencia y Alerta de Productos, Movimiento de Productos, Estadísticas). Inventario Físico Caja y Banco (Registro de Cobros, Depósitos, Pagos, Cheques, Diario de Ingresos y Egresos, Notas de Débitos y Créditos, Conciliación Bancaria). Activos Fijos (Cálculo Automático de Depreciación), Generación de Entrada al Mayor General. Reportes Financieros (Balance Comprobación, Estados de Situación, Estados Resultados, Flujo de Efectivos, etc.). Balance Consolidado de dos (2) o más de Compañías Reportes Analíticos de Compras y Ventas, Suplidores / Clientes / Productos). Generador de Reportes Query 4GL Diseño de Formularios (Factura, Orden de Compras, Conduce, Recibos, Reportes, Estado de Cuentas, Otros). Manejo de 12 y 24 Períodos Contables (Cierre Mensual y Final de Año) Generación de Gráficos Estadísticos y Presupuestos  

PEACHTREE ACCOUNTING Es un negocio de gestión de software publicado por Sage Software y vendidos principalmente en los Estados Unidos . Ha habido varias generaciones de software que se venden bajo el nombre de Contabilidad Peachtree. Peachtree Accounting fue vendida originalmente por Peachtree Software, una compañía de software fundada en 1978 por Ben Dyer, Ron Roberts, Steve Mann, y John Hayes . La empresa fue excavada en la systemcenter PC, una de las primeras Altair distribuidor fundada por Roberts, Mann, Jim Dunion y Stafford Rich, que Dyer se ha sumado a la gerente y donde el software fue publicado en 1977.

MACOLA Exact Software se fundó en 1984. La empresa se dedica a la fabricación de software para contabilidad, gestión de los recursos humanos (HRM), gestión de las relaciones con los clientes (CRM), e-business y planificación de los recursos de la empresa (ERP). Exact ofrece sus soluciones de software empresarial a empresas medianas en 126 países y está disponible en 26 idiomas.

MONICA Aunque el sistema MONICA tiene múltiples utilidades y opciones, le presentaremos los principales módulos:  A FACTURACION Le permite crear facturas, modificarlas y eliminarlas. Ud. puede especificar sus propios números de factura, ordenar las facturas por diferentes criterios (fechas, clientes, vendedor, etc.).   B INVENTARIO Controla los productos en el almacén: crea, modifica elimina (si el usuario tiene acceso), puede hacer su lista de precios, precios-costo, para un grupo de productos, cambiar de precios de uno o varios productos a la vez, puede almacenar más de 10 millones de ítems en sus archivos. Otro aspecto importante es el kárdex que puede llevar de su inventario, es fácil de actualizar y manejar. Por otra parte MONICA le brinda la posibilidad de manejar las imágenes (fotos o diagramas) de sus productos.

MONICA C CUENTAS POR COBRAR Cuando Ud. vende al crédito, MONICA le permite controlar las facturas vencidas, abiertas, pagos parciales, etc. Ud. puede tener un listado de clientes impagos, facturas canceladas, vencimientos de las próximas facturas. D CUENTAS POR PAGAR  Si su empresa quiere llevar un registro de compras de sus proveedores, entonces este módulo es para Ud. ya que le permite saber a qué proveedores les debe, cuándo se vencen las facturas, etc. E CUENTAS CORRIENTES  Su empresa ahora puede llevar una ó 1,000 cuentas corrientes. Es muy fácil crear un nuevo cheque en la cuenta corriente de la empresa, hacer sus depósitos, consultar los saldos, clasificar los cheques, etc. F CONTABILIDAD GENERAL Diseñado especialmente para el profesional contable. Registro de asientos por partida doble, Ud. puede definir su tabla contable ó utilizar la que viene diseñada especialmente para su país! el cual puede ser manejado en multinivel. G OTROS DETALLES MONICA Adicionalmente puede trabajar en red: Novell y Windows. Es decir Ud. puede realizar una factura en una estación de la red, mientras que la otra estación por ejemplo puede estar manejando el inventario.  

GRACIAS