ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA Lic Gari E. URQUIZO SOLIS

INDICADORES DE GESTIÓN LOGÍSTICA

QUÉ ES UN INDICADOR DE GESTIÓN REFERENCIA NUMÉRICA MIDE EL DESEMPEÑO SIRVE PARA TOMAR ACCIONES CORRECTIVAS INMEDIATAS SIRVEN DE APOYO PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS

CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES DE GESTION Ser relevante o útil para la toma de decisiones Factible de medir Fácil de interpretar Verificable (Vía el control de gestión) Libre de presión personal Aceptado razonablemente por la organización Justificable implantar con relación a su costo-beneficio

OBJETIVOS DE LOS INDICADORES LOGÍSTICOS IDENTIFICAR Y TOMAR ACCIONES SOBRE LOS PROBLEMAS OPERATIVOS MEDIR EL GRADO DE COMPETITIVIDAD DE LA EMPRESA FRENTE A COMPETIDORES NACIONALES E INTERNACIONALES SATISFACER LAS EXPECTATIVAS DEL CLIENTE REDUCIENDO EL TIEMPO DE ENTREGA Y OPTIMIZANDO EL SERVICIO PRESTADO. MEJORAR EL USO DE LOS RECURSOS Y ACTIVOS, PARA AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD Y EFECTIVIDAD EN LAS ACTIVIDADES HACIA EL CLIENTE FINAL. REDUCIR GASTOS Y AUMENTAR LA EFICIENCIA OPERATIVA. COMPARARSE CON LAS EMPRESAS DEL SECTOR EN EL ÁMBITO LOCAL Y MUNDIAL (BENCHMARKING)

INDICADORES DE ABASTECIMIENTO DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Calidad de los Pedidos Generados Número y porcentaje de pedidos de compras generadas sin retraso, o sin necesidad de información adicional. Productos Generados sin Problemas x 100   _____________________ Total de pedidos  generados Cortar los problemas inherentes a la generación errática de pedidos,  como:  costo del lanzamiento de pedidos rectificadores, esfuerzo del personal de compras para identificar y resolver problemas, incremento del costo de mantenimiento de inventarios y pérdida de ventas, entre otros. Entregas perfectamente recibidas Número y porcentaje de pedidos que no cumplen las especificaciones de calidad y servicio definidas, con desglose por proveedor Pedidos Rechazados x 100 _____________________ Total de Órdenes de Compra Recibidas Costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio, como: costo de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc.

INDICADORES DE ABASTECIMIENTO DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Nivel de cumplimiento de Proveedores Consiste en calcular el nivel de efectividad en las entregas de mercancía de los proveedores en la bodega de producto terminado Pedidos Recibidos Fuera de Tiempo x 100 ______________________ Total Pedidos Recibidos Identifica el nivel de efectividad de los proveedores de la empresa y que están afectando el nivel de recepción oportuna de mercancía en la bodega de almacenamiento, así como su disponibilidad para despachar a los clientes

INDICADORES DE INVENTARIOS DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Índice de Rotación de Mercancías Proporción entre las ventas y las existencias promedio. Indica el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas. Ventas Acumuladas x 100 _______________________ Inventario Promedio Las políticas de inventario, en general, deben mantener un elevado índice de rotación, por eso, se requiere diseñar políticas de entregas muy frecuentes, con tamaños muy pequeños. Para poder trabajar con este principio es fundamental mantener una excelente comunicación entre cliente y proveedor. Índice de duración de Mercancías Proporción entre el inventario final y las ventas promedio del último período. Indica cuantas veces dura el inventario que se tiene. Inventario Final x 30 días ________________________ Ventas Promedio Altos niveles en ese indicador muestran demasiados recursos empleados  en inventarios que pueden no tener una materialización  inmediata y que esta corriendo con el riesgo de ser  perdido  o sufrir obsolescencia.

INDICADORES DE INVENTARIOS DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Exactitud del Inventario Se determina midiendo el costo de las referencias que en promedio presentan irregularidades  con respecto al inventario lógico valorizado cuando se realiza el inventario físico Valor Diferencia ($) ______________________ Valor Total de Inventarios Se toma la diferencia en costos del inventario teórico versus el físico inventariado,  para determinar el nivel de confiabilidad en un determinado centro de distribución. Se puede hacer también para exactitud en el número de referencias y unidades almacenadas

INDICADORES DE ALMACENAMIENTO DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Costo de Almacenamiento por Unidad Consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el número de unidades almacenadas en un período determinado Costo de almacenamiento ________________ Número de unidades almacenadas Sirve para comparar el costo por unidad almacenada y así decidir si es mas rentable subcontratar el servicio de almacenamiento o tenerlo propiamente. Costo por Unidad Despachada Porcentaje de manejo por unidad sobre las gastos operativos del centro de distribución. Costo Total Operativo Bodega _________________ Unidades Despachadas Sirve para costear el porcentaje del costo de manipular una unidad de carga en la bodega o centro distribución.

INDICADORES DE ALMACENAMIENTO DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Nivel de Cumplimiento Del Despacho Consiste en conocer el nivel de efectividad de los despachos de mercancías a los clientes en cuanto a los pedidos enviados en un período determinado. Número de despachos cumplidos x 100 _________________ Número total de despachos requeridos Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribución y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega. Costo por Metro Cuadrado Consiste en conocer el valor de mantener un metro cuadrado de bodega Costo Total Operativo Bodega x 100 _________________ Área de almacenamiento Sirve para costear el valor unitario de metro cuadrado y así poder negociar valores de arrendamiento y comparar con otras cifras de bodegas similares.

INDICADORES DE TRANSPORTE DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Comparativo del Transporte (rentabilidad vs gasto) Medir el costo unitario de transportar una unidad respecto al ofrecido por los transportadores del medio. Costo transporte propio por unidad --------------------------- Costo de contratar transporte por unidad Sirve para tomar la decisión acerca de contratar el transporte de mercancías o asumir la distribución directa del mismo. Nivel de utilización de los camiones Consiste en determinar la capacidad real de los Camiones respecto a su Capacidad instalada en Volumen y peso Capacidad real utilizada Capacidad real camión (kg, mt3) Sirve para conocer el nivel de utilización real de los camiones y así determinar la necesidad de optimizar la capacidad instalada y/o evaluar la necesidad de contratar transporte contratado

LAS MAGNITUDES OBJETO DE MEDIDA SE AGRUPAN EN:: MEDIDAS DE LOS STOCKS PARA CONTROLAR STOCKS, SE DEBE CONTAR CON MEDIDAS Y RATIOS DE CONTROL QUE REFLEJEN LO MEJOR POSIBLE LA SITUACIÓN DEL ACTIVO CIRCULANTE Y DE LOS RECURSOS PUESTOS A SU DISPOSICIÓN PARA ESA GESTIÓN. LAS MAGNITUDES OBJETO DE MEDIDA SE AGRUPAN EN:: EXISTENCIAS MOVIMIENTOS ROTACIÓN COBERTURA

EXISTENCIAS MEDIR LAS EXISTENCIAS ES CUANTIFICAR EL ACTIVO CIRCULANTE DE QUE SE DISPONE EN CADA MOMENTO O EN DETERMINADOS MOMENTOS CARACTERÍSTICOS DE LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA - ANUALES O DEL EJERCICIO CONTABLE. - MENSUALES, Y - EXISTENCIAS SEMANALES ES UNA MEDIDA ABSOLUTA QUE SE MIDE EN: LAS EXISTENCIAS SE PUEDEN MEDIR EN UNIDADES FÍSICAS, O EN UNIDADES MONETARIAS

MOVIMIENTOS LA MEDICIÓN DE LOS, MOVIMIENTOS DEL CIRCULANTE ES DECIR, DE LAS ENTRADAS Y SALIDAS DE MATERIALES, ES OTRO ASPECTO FUNDAMENTAL DEL CONTROL DE INVENTARIOS, QUE REQUIERE LA UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS DE APOYO. LAS ENTRADAS Y SALIDAS PUEDEN MEDIRSE : - PEDIDO A PEDIDO, O - EN TÉRMINOS PERIÓDICOS: ENTRADAS O SALIDAS DIARIAS, SEMANALES, MENSUALES, O ANUALES.

COBERTURA LA INVERSA DEL RATIO DE ROTACIÓN ES EL RATIO O INDICADOR DENOMINADO COBERTURA, EL CUAL MIDE EL NÚMERO DE DÍAS QUE PERMITEN CUBRIR LAS EXISTENCIAS DISPONIBLES. LA EXPRESIÓN DE ESTE INDICADOR ES LA SIGUIENTE: COBERTURA = EXISTENCIAS / SALIDAS (ESTIMADAS) EL RESULTADO DE LA APLICACIÓN DE ESTE RATIO SERÁ UN NUMERO DE "DÍAS DE STOCK" (POR EJEMPLO: 23,7) QUE NOS INDICA QUE LAS EXISTENCIAS DISPONIBLES EN ESE MOMENTO DE UNA DETERMINADA FAMILIA DE PRODUCTOS PERMITEN CUBRIR LA DEMANDA DURANTE LOS DÍAS INDICADOS

ROTACIÓN DE INVENTARIOS SE OBTIENE DIVIDIENDO EL IMPORTE DE LAS VENTAS NETAS DEL PERÍODO ENTRE EL PROMEDIO DE INVENTARIOS DE ARTÍCULOS TERMINADOS VALUADOS A PRECIO DE VENTA, O BIEN, DIVIDIENDO EL IMPORTE DEL COSTO DE VENTAS, ENTRE EL PROMEDIO DE LA INVERSIÓN EN INVENTARIOS DE ARTÍCULOS TERMINADOS VALUADOS A PRECIO DE COSTO.

(COSTE MERCANCÍAS VENDIDAS/PROMEDIO INVENTARIOS) = N VECES. LA ROTACIÓN DE INVENTARIOS SE DETERMINA DIVIDIENDO EL COSTO DE LAS MERCANCÍAS VENDIDAS EN EL PERIODO ENTRE EL PROMEDIO DE INVERSIÓN EN INVENTARIOS DURANTE EL PERIODO. (COSTE MERCANCÍAS VENDIDAS/PROMEDIO INVENTARIOS) = N VECES. SUPONGAMOS UN COSTO DE MERCANCÍAS EN EL AÑO 2008 DE $60.000.000 Y UN PROMEDIO DE INVENTARIOS EN EL 2008 DE $10.000.000, ENTONCES: 60.000.000/10.000.000 = 6 ESTO QUIERE DECIR, QUE LA ROTACIÓN DEL INVENTARIO DURANTE EL 2008, FUE DE 6 VECES, O DICHO DE OTRA FORMA: LOS INVENTARIOS SE VENDIERON O ROTARON CADA DOS MESES (12/6). LAS MERCANCÍAS PERMANECIERON 2 MESES EN EL ALMACÉN ANTES DE SER VENDIDAS. PARA DETERMINAR EL PROMEDIO DE INVENTARIOS, SE SUMAN LOS SALDOS DE CADA MES Y SE DIVIDE POR EL NÚMERO DE MESES, QUE SI ESTAMOS HABLANDO DE UN AÑO SERÁ 12. OTRA FORMA NO TAN EXACTA DE DETERMINAR EL INVENTARIO PROMEDIO, ES SUMAR EL SALDO INICIAL CON EL SALDO FINAL Y DIVIDIRLO POR 2.

IMPORTANCIA DEL NIVEL DE ROTACIÓN La rotación de inventarios determina el tiempo que tarda en realizarse el inventario, es decir, en venderse. Entre más alta sea la rotación significa que las mercancías permanecen menos tiempo en el almacén, lo que es consecuencia de una buena administración y gestión de los inventarios. Entre menor sea el tiempo de estancia de las mercancías en bodega, menor será el Capital de trabajo invertido en los inventarios. Una empresa que venda sus inventarios en un mes, requerirá más recursos que una empresa que venda sus inventarios en una semana.

CUALQUIER RECURSO INMOVILIZADO QUE TENGA LA EMPRESA SIN NECESIDAD, ES UN COSTO ADICIONAL PARA LA EMPRESA. Y TENER INVENTARIOS QUE NO ROTAN, QUE CASI NO SE VENDEN, ES UN FACTOR NEGATIVO PARA LAS FINANZAS DE LA EMPRESA. LA ROTACIÓN DE INVENTARIOS SERÁ MAS ADECUADA ENTRE MAS SE ALEJE DE “1”. UNA ROTACIÓN DE 360 SIGNIFICA QUE LOS INVENTARIOS SE VENDEN DIARIAMENTE, LO CUAL DEBE SER UN OBJETIVO DE TODA EMPRESA. LO IDEAL SERÍA LOGRAR INVENTARIOS CERO, DONDE EN BODEGA SÓLO SE TENGA LO NECESARIO PARA CUBRIR LOS PEDIDOS DE LOS CLIENTES Y DE ESA FORMA NO TENER RECURSOS OCIOSOS REPRESENTADOS EN INVENTARIOS QUE NO ROTAN O QUE LO HACEN MUY LENTAMENTE. LAS POLÍTICAS DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA DEBEN CONDUCIR A CONSEGUIR UNA ALTA ROTACIÓN DE INVENTARIOS, PARA ASÍ LOGRAR MAXIMIZAR LA UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS DISPONIBLES.

OTRAS MEDIDAS DE CONTROL DE STOCKS FINALMENTE OTRA MEDIDA QUE PUEDE SER DE INTERÉS PARA EL ADMINISTRADOR DEL INVENTARIO ES EL GRADO DE UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS DE QUE DISPONE, GENERALMENTE DE LA CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO. ES UN INDICADOR DE CARÁCTER FÍSICO: UTILIZACIÓN = EXISTENCIAS / CAPACIDAD

UNA GESTIÓN DE STOCKS EFICAZ INCLUYE EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS INDICADORES QUE SE DETALLAN: ÍNDICE DE ROTACIÓN % DE STOCKS / VENTAS ÚLTIMOS 12 MESES WORKING CAPITAL / VENTAS DE ÚLTIMOS 12 MESES ÍNDICE DE COBERTURA ÍNDICE ROTURA DE STOCK O “STOCK OUT” COSTE FINANCIERO DEL INVENTARIO RELACIÓN DEL STOCK OBSOLETO SOBRE LAS VENTAS ÍNDICE OBSOLESCENCIA % DE DIFERENCIAS EN INVENTARIO

OTROS INDICADORES

Clasificaciones diferentes a la abc LA CLASIFICACIÓN DE ACUERDO CON EL INCIDE DE ROTACIÓN, DEPENDE DE LAS CARACTERÍSTICAS DE CADA EMPRESA. AGRUPA LOS ARTÍCULOS EN UNA SERIE DE CATEGORÍAS DE MAYOR A MENOR ROTACIÓN: Artículos de alta rotación Artículos de rotación normal Artículos de baja rotación Artículos obsoletos

ESTA CLARO QUE LOS ARTÍCULOS OBSOLETOS SON LOS DE ÍNDICE DE ROTACIÓN EXTREMADAMENTE BAJO, PRÓXIMO A CERO, PERO EL RESTO DE LA CLASIFICACIÓN DEPENDERÁ DE LAS PRACTICAS HABITUALES DE CADA EMPRESA. ASÍ MISMO, ESTA CLASIFICACIÓN, PARA QUE REALMENTE SEA ÚTIL, HABRÁ QUE SEGMENTARLA EN LOS TRES TIPOS FUNDAMENTALES DE STOCK SIGUIENTES: MATERIAS PRIMAS Y COMPONENTES MATERIAL EN PROCESO PRODUCTOS TERMINADOS