5. Dirección de Reuniones1 DPI Dirección de Proyectos Informáticos Jose Onofre Montesa Andrés Universidad Politécnica de Valencia Escuela Universitaria de Informática 1999

5. Dirección de Reuniones2 ¿Qué es una reunión? Un suceso puntual en que un conjunto de personas, que puede que no se conozcan y no se vuelvan a ver, tratan sobre un tema. Suelen tener un objetivo común.

5. Dirección de Reuniones3 Tipos de Reuniones Reuniones para informar. Reuniones para recoger información. Reuniones para formar. Reuniones para intercambiar puntos de vista. Reuniones para llegar a un acuerdo. Reuniones para generar ideas. Reuniones para tomar decisiones.

5. Dirección de Reuniones4 Reuniones para informar. Objetivo: transmitir información desde una persona al colectivo convocado. Ejemplo: se comunica un proyecto nuevo. Información Solicitud información complementaria

5. Dirección de Reuniones5 Reuniones para recoger información. El que convoca necesita obtener información de los asistentes. Ejemplo: –Responsable de proyecto y situación actual para visitar al cliente. Pregunta información

5. Dirección de Reuniones6 Reuniones para formar. Los participantes necesitan obtener cierto dominio sobre una materia. Se parte de los conocimientos de los asistentes y se les hace vivir la situación dirigida. Coordinación, Métodos Problemas, preguntas.

5. Dirección de Reuniones7 Reuniones para intercambiar puntos de vista. Se desea que la gente hable y exprese su punto de vista, de modo que nos hacemos una idea de contexto. Ejemplo: ¿Qué piensan los desarrolladores de las herramientas CASE? Tema Propuesta tema, regulación

5. Dirección de Reuniones8 Reuniones para llegar a un acuerdo. Los diferentes colectivos desean cosas distintas. Se trata de alcanzar un acuerdo que sea aceptado por todos. (Mediación) Conciliación Posición A Posición B

5. Dirección de Reuniones9 Reuniones para generar ideas. Son reuniones en las que los asistentes tienen total libertad para expresar sus ideas, no se suelen criticar pero si refinar. Métodos, Incitación Ideas

5. Dirección de Reuniones10 Reuniones para tomar decisiones. Se parte de unas alternativas y se trata de razonar una elección lo más consensuada posible. Son reuniones difíciles, sobre todo cuando se tratan situaciones personales, ideológicas…. Regulación Decisión Propuestas, Opiniones, Votos…

5. Dirección de Reuniones11 Preparación de una reunión. Definir objetivos de la reunión. Seleccionar a los participantes. Planificar el desarrollo. Convocar a los participantes. Organizar el material para la reunión.

5. Dirección de Reuniones12 Definir objetivos de la reunión. ¿Que resultados se desean alcanzar? ¿Se puede alcanzar por otro medio? Para buen clima, mejor una copas. Para informar el teléfono ¿?. Objetivos = Resultados definidos y anotados Priorizar los objetivos. Ineludible, además, secundario. Titulo, es muy importante.

5. Dirección de Reuniones13 Seleccionar a los participantes. La reunión depende de ellos. Las personas que pueden aportar –¿Aportará información útil? –¿Aportará ideas? –¿Influirá en la decisión? –¿Dinamizará la reunión? –¿Problemas si no se le invita? Cantidad: de 8 a 10 participantes.

5. Dirección de Reuniones14 Planificar el desarrollo. Crear el orden del día: –Lista de temas –Orden en que se abordaran. –Tiempo asignado a cada tema. Detallar mucho el orden del día permitirá preparar mejor los puntos. Si se conocen los tiempos, algunos participantes solo estarán lo necesario.

5. Dirección de Reuniones15 Convocar a los participantes. La convocatoria: –¿Suscita el interés de los asistentes? –Debe justificar el porqué. –Explicara el cómo se desarrollará. –Informará Quien coordinará. Los asistentes y su participación. Fecha, hora y lugar. Debe resultar atractiva...

5. Dirección de Reuniones16 Organizar el material para la reunión. No deben descuidarse: –El material necesario para presentar y distribuir. –La sala, material de proyección, limpieza, aire acondicionado, situación circular de los asientos, Papelografos…

5. Dirección de Reuniones17 Iniciar la reunión Presentar a los participantes. Generar un clima de confianza. Centrar el tema de la reunión. Fijar objetivos. Definir los métodos de trabajo. Definir el papel del secretario.

5. Dirección de Reuniones18 Durante la reunión El moderador: –Invitar a que la gente se exprese. –Controlar el exceso de posesión de palabra. –Facilitar un clima de confianza.

5. Dirección de Reuniones19 Durante la reunión Los participantes: –Utilizar el uso de la palabra de forma consciente. Estimar el coste horario de una reunión. –Tomar la palabra cuando se tiene algo que decir… cualquier argucia es buena. –No dejar la palabra hasta haber terminado de decir lo que se desea.

5. Dirección de Reuniones20 Finalización de la reunión. Hacer una síntesis y que sea consensuada. Analizar la reunión. Explicar la forma en que se documentarán los resultados. Dar feedback a los asistentes.

5. Dirección de Reuniones21 Resumen Las reuniones son necesarias, pero –A la gente no le gusta ir a una reunión si no hace falta. –Es importante invitar a los que hace falta. –El objetivo ha de estar claro. –Las reuniones son muy caras. –La organización de la reunión llevara a reuniones más productivas.